機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理研究

任仙玲

(山西省呂梁市孝義市國(guó)土資源局，山西 孝義 032300)

一、樹(shù)立檔案規(guī)范化管理觀念

為了推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的健康有序發(fā)展，各個(gè)單位都在檔案規(guī)范化建設(shè)方面加大了研究力度。而檔案規(guī)范化管理的前提條件那就是從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的突出價(jià)值，同時(shí)要樹(shù)立規(guī)范化管理的思想觀念，并將這樣的理念逐步在實(shí)踐當(dāng)中落實(shí)，實(shí)現(xiàn)思想到實(shí)踐的有效轉(zhuǎn)化。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，提高對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的重視，以便帶動(dòng)其他工作人員共同投入到規(guī)范化檔案管理當(dāng)中。第二，領(lǐng)導(dǎo)在履行自身領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和給予檔案規(guī)范化管理給予保障的同時(shí)，要積極整合單位內(nèi)部的各項(xiàng)資源，開(kāi)展多種形式的檔案管理宣傳工作，將規(guī)范化管理思想方法進(jìn)行更大范圍的傳遞，讓各個(gè)單位的工作人員都能夠在工作當(dāng)中承擔(dān)好自身的職責(zé)，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性，為規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。第三，要求檔案管理人員定時(shí)定期的對(duì)規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程進(jìn)行匯報(bào)，總結(jié)規(guī)范化管理過(guò)程當(dāng)中的成就和不足。

二、構(gòu)建規(guī)范化檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在改革建設(shè)的進(jìn)程中逐步認(rèn)識(shí)到了檔案管理的價(jià)值，并在檔案規(guī)范化建設(shè)當(dāng)中投入了更大的力度，但是如果缺乏制度約束的話，要想真正達(dá)到規(guī)范化的層次是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。針對(duì)這一現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案制度建設(shè)方面加大力度，為規(guī)范化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供制度約束。第一，對(duì)歸檔立卷制度進(jìn)行完善和落實(shí)，為文檔一體化的有效發(fā)展提供動(dòng)力支持，同時(shí)也讓檔案管理人員能夠切實(shí)秉持自身的責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成各項(xiàng)檔案事務(wù)。第二，對(duì)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深層次和準(zhǔn)確化的解讀，要以此為根據(jù)制定規(guī)范化檔案管理的方法，將檔案收集、整理、歸納、保管等融為一體。第三，構(gòu)建檔案安全管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案信息具有極強(qiáng)的保密性，所以保證檔案信息的安全是非常必要的，因此要加強(qiáng)檔案安全管理制度建設(shè)。

三、加強(qiáng)單位檔案的監(jiān)督管理

檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)要有制度約束，同時(shí)還必須做好全方位的監(jiān)管工作，如果監(jiān)管力度不足，給出的要求不夠嚴(yán)格規(guī)范的話，甚至?xí)o單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)不良影響。為了進(jìn)一步強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理的力度，加快檔案規(guī)范化建設(shè)的步伐，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要立足實(shí)際，構(gòu)建專門(mén)督查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行全方位和立體化的監(jiān)管，及時(shí)分析和發(fā)現(xiàn)檔案規(guī)范化建設(shè)中的缺陷與不足，并針對(duì)性的提出解決方案。同時(shí)，可以通過(guò)定期崗位考察的方法，對(duì)檔案管理人員是否切實(shí)履行了自身職責(zé)進(jìn)行監(jiān)督管理，假如發(fā)現(xiàn)他們的狀態(tài)不佳或者是有缺崗問(wèn)題的話，必須對(duì)其進(jìn)行督促教育，使其能夠承擔(dān)自身職責(zé)。對(duì)于問(wèn)題嚴(yán)重的人員，還要根據(jù)相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。另外，要建立激勵(lì)制度，表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)在檔案規(guī)范化工作當(dāng)中表現(xiàn)優(yōu)異的人員，激發(fā)他們的檔案管理熱情，使得他們更加主動(dòng)積極地投入到檔案規(guī)范化管理中，保證管理質(zhì)量。所以，整體的監(jiān)督管理工作要將柔性管理和剛性管理結(jié)合起來(lái)，在剛?cè)岵?jì)當(dāng)中加快規(guī)范化管理進(jìn)程。

四、做好檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員承擔(dān)著檔案管理的主要工作事項(xiàng)，承擔(dān)著處理檔案業(yè)務(wù)的各項(xiàng)責(zé)任，如果他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)不能夠滿足檔案規(guī)范化管理要求的話，那么檔案管理質(zhì)量自然無(wú)法得到保障。根據(jù)這樣的情況，要做好對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，確保檔案管理的質(zhì)量。第一，定期組織多種形式的檔案管理培訓(xùn)實(shí)踐活動(dòng)，指導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)多方面的管理方式，提高對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的熟悉度，掌握先進(jìn)的檔案管理方法，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理的各項(xiàng)制度法規(guī)，不斷優(yōu)化自身的管理行動(dòng)，提高檔案管理的針對(duì)性。第二，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和思想觀念的教育，尤其是要注意引導(dǎo)檔案管理者樹(shù)立服務(wù)理念，在處理各項(xiàng)檔案管理事務(wù)時(shí)能夠?qū)⒎?wù)意識(shí)體現(xiàn)在思想行動(dòng)當(dāng)中。另外，還要培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)的意識(shí)，讓他們能夠在檔案管理工作崗位上不斷探究改進(jìn)檔案服務(wù)的模式與方法，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。

五、強(qiáng)化單位檔案信息化建設(shè)

在如今這個(gè)信息化社會(huì)，如果仍然沿用過(guò)去以人力管理為主的模式，會(huì)在規(guī)范化管理當(dāng)中面臨重重障礙，同時(shí)規(guī)范化管理目標(biāo)也無(wú)法真正達(dá)成。人力處理在很多時(shí)候會(huì)產(chǎn)生較大的誤差，所以檔案管理的規(guī)范化水平較低，于是要改變以人力為主的傳統(tǒng)檔案管理模式，通過(guò)利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案信息化管理的硬件設(shè)施方面加大投入和經(jīng)費(fèi)保障，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，并結(jié)合單位檔案管理的要求設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)管理軟件，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)運(yùn)行。第二，提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全的重視程度，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行安全進(jìn)行優(yōu)化提升，借助多元加密技術(shù)保證信息處理和利用的安全。第三，加強(qiáng)對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，提高他們的信息素養(yǎng)，使其能夠有效掌握信息化檔案管理的規(guī)范化要求。