人員勝任力視角下的檔案安全建設(shè)

2016年4月，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》，明確指出：要密切跟蹤“互聯(lián)網(wǎng)+”﹑物聯(lián)網(wǎng)﹑云計(jì)算﹑大數(shù)據(jù)等新技術(shù)﹑新知識(shí)﹑新要求，不斷提高檔案安全技術(shù)水平。[1]而檔案管理實(shí)踐中，自然和人為因素所造成的檔案安全事故的不斷發(fā)生，也凸顯出檔案安全工作中來(lái)自認(rèn)識(shí)水平﹑工作理念﹑管理模式﹑防護(hù)技術(shù)﹑組織狀態(tài)﹑基礎(chǔ)業(yè)務(wù)﹑制度建設(shè)﹑從業(yè)人員的執(zhí)業(yè)素質(zhì)乃至檔案部門對(duì)突發(fā)事件的反應(yīng)能力等方面存在的種種問題。檔案安全關(guān)系著檔案的存亡，而檔案齊全程度又關(guān)系著社會(huì)記憶留存與傳承的完整程度。因此，認(rèn)真探尋當(dāng)前形勢(shì)下影響檔案工作者勝任力的基本要素，盡快采取科學(xué)﹑可行的措施，全面提高檔案安全的保障能力，是各級(jí)檔案部門不能回避的迫切任務(wù)。

一、檔案工作者勝任力與影響要素

勝任力概念最早由戴維麥克利蘭(David C.McClelland)于 1973年提出：“勝任力是形成個(gè)人績(jī)效的深層原因，并且不排斥個(gè)人的潛在特性或行為?！盵2]檔案工作者勝任力是在檔案管理實(shí)際工作中可以預(yù)測(cè)并能成功解決問題的要素和特質(zhì)，即每個(gè)檔案工作者自身所具備的能夠在某個(gè)或某些具體工作崗位中獲得最優(yōu)績(jī)效的內(nèi)在的相對(duì)穩(wěn)定的特征或特質(zhì)。

（一）基礎(chǔ)勝任要素：知識(shí)﹑技能和技術(shù)

1.檔案工作者的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。業(yè)務(wù)知識(shí)是個(gè)人在某一特定領(lǐng)域擁有的事實(shí)型與經(jīng)驗(yàn)型信息。檔案館庫(kù)安全保衛(wèi)人員﹑庫(kù)房管理人員﹑查檔接待人員是從事檔案安全工作的主要執(zhí)業(yè)人員。他們的從業(yè)理念﹑知識(shí)﹑政策水平﹑工作方法等必然對(duì)他們的工作產(chǎn)生影響。在檔案文獻(xiàn)的利用形式上，在哪些檔案文獻(xiàn)利用存在安全隱患而需要控制使用﹑哪些特定的利用者可以通過適當(dāng)?shù)某绦騺?lái)接觸被控制利用的檔案文獻(xiàn)等問題上，庫(kù)房管理人員與查檔接待人員各持己見﹑各行其是，庫(kù)房管理人員一般顧及檔案的安全而行為保守，而查檔接待人員大多更注重檔案的利用效果忽視檔案的安全。

2.檔案工作者的政策法規(guī)水平。檔案工作者的政策法規(guī)水平對(duì)檔案安全工作的影響具有導(dǎo)向性。1980年代以來(lái)，有關(guān)保證檔案安全的檔案館庫(kù)建筑設(shè)計(jì)﹑防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)﹑技術(shù)管理﹑基礎(chǔ)設(shè)施﹑檔案管理與利用﹑檔案館收集范圍以及人員職責(zé)和相關(guān)單位義務(wù)等的文件﹑法令﹑法規(guī)相繼出臺(tái)。檔案安全工作方面政策法規(guī)的嚴(yán)重缺位和滯后，在一定程度上影響了檔案工作者政策法規(guī)水平的提高。

3.檔案工作者的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能?；A(chǔ)業(yè)務(wù)技能是考量檔案工作者勝任力的重要層面，檔案工作者必須能夠應(yīng)對(duì)形勢(shì)﹑政策﹑時(shí)間等因素導(dǎo)致的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的變化，必須能夠適時(shí)處理新變化帶來(lái)的新問題。建國(guó)初期至二十世紀(jì)八十年代末，受前蘇聯(lián)影響，各級(jí)綜合國(guó)家檔案館工作者接收檔案的范圍基本上是黨政機(jī)關(guān)形成的紅頭文件，反映最廣大人民群眾生動(dòng)的生活﹑工作﹑學(xué)習(xí)情況的文件材料流落館外，其安全管理情況大多沒有保障；關(guān)于檔案的接收對(duì)象，1992年開始采用的“全國(guó)檔案館網(wǎng)設(shè)置”中對(duì)企事業(yè)單位檔案的流向未作明確的規(guī)定， 2004年國(guó)家檔案局與最高人民檢察院就檔案的移交問題達(dá)成暫緩移交進(jìn)館的協(xié)議，使各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏的“綜合性﹑地方性”迄今仍無(wú)法實(shí)現(xiàn)，致使各地“社會(huì)記憶”支離破碎，檔案的安全遭遇嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。很多檔案館工作人員，即便是提供珍貴檔案文獻(xiàn)給利用者，也數(shù)十年如一日地直接提供原件“裸用”，那些超負(fù)荷服役的檔案原件早已傷痕累累。同時(shí)，檔案工作人員將所有的檢索工具(包括控制檔案)向利用者開放，必然危及檔案的安全。

4.檔案工作者的技術(shù)管理能力。檔案庫(kù)房﹑檔案裝具﹑調(diào)控溫濕度以及除塵消毒預(yù)警監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備是保障檔案“身體”安全的基本物質(zhì)條件。由于經(jīng)費(fèi)不足﹑人員重視不夠，一些地區(qū)和單位的基層檔案（館）室，僅配有防蟲藥品和過期或者從來(lái)沒有啟封過的滅火裝置，沒有除塵和調(diào)控溫濕度的設(shè)備，甚至沒有專門的存放檔案的場(chǎng)所，這些檔案的“身體狀態(tài)”令人擔(dān)憂。它們的“保管條件和環(huán)境”所折射出的是檔案技術(shù)管理含量和系數(shù)的貧乏和短缺。這種客觀狀態(tài)，能在一定程度上刺激檔案工作者提高技術(shù)管理能力的責(zé)任心。

（二）核心勝任要素：意識(shí)﹑心理特質(zhì)和從業(yè)動(dòng)機(jī)

1.檔案工作者的管理意識(shí)。許多檔案安全事故的發(fā)生，源于檔案工作者的管理理念不到位﹑安全意識(shí)淡薄。在實(shí)際工作中，有如下幾種情況：敬業(yè)意識(shí)缺失，認(rèn)為自己管轄范圍內(nèi)的檔案不涉及國(guó)家或者一方政府的大政方針而不重要，只重視檔案的收集﹑整理﹑保管和開發(fā)利用工作，忽視檔案的安全工作；從經(jīng)驗(yàn)主義出發(fā)考慮問題，麻痹大意，認(rèn)為檔案安全方面以前沒出現(xiàn)過任何事故，以后也不會(huì)，不愿意在安全工作方面投入財(cái)力﹑精力；奉獻(xiàn)意識(shí)缺失，認(rèn)為檔案安全工作是庫(kù)房管理人員的事，與其他崗位的工作人員無(wú)關(guān)；管理理念偏頗，只重視檔案的實(shí)體管理，即便是在檔案的信息化建設(shè)中，也對(duì)檔案內(nèi)容的安全管理工作認(rèn)識(shí)不足﹑著力不夠；風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺失，認(rèn)為丟點(diǎn)檔案不是大事，無(wú)需小題大做，對(duì)安全工作不屑一顧，等等。這已經(jīng)成為影響檔案安全工作的嚴(yán)重隱患。

2.檔案工作者的心理特質(zhì)。如何在商品經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊中平衡心態(tài)﹑把握自己，是每個(gè)檔案工作者都會(huì)面臨的問題。由于檔案工作的專業(yè)﹑職業(yè)特點(diǎn)，其意義和成就很難在短期內(nèi)體現(xiàn)，也不容易被外界認(rèn)可和理解，因此許多檔案工作者情緒壓抑，寂寞難耐，執(zhí)業(yè)態(tài)度不端正，責(zé)任心不強(qiáng)，影響工作開展。例如，在檔案整理方面，由于檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)﹑態(tài)度不端正等，案卷整理題文不符﹑卷內(nèi)目錄抄寫和輸入漏件的情況時(shí)有出現(xiàn)，客觀上造成一些檔案文件可能被埋沒的后果；在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，運(yùn)用新標(biāo)準(zhǔn)衡量原來(lái)的案卷質(zhì)量，不顧檔案標(biāo)準(zhǔn)本身發(fā)展的客觀歷史性，導(dǎo)致案卷幾經(jīng)折騰，有些已經(jīng)被“整理”得面目全非；“是否是檔案﹑是否是需要永久保管的檔案﹑是否是需要控制利用的檔案”的鑒定工作，是考量檔案工作者業(yè)務(wù)水平和職業(yè)責(zé)任心的重要環(huán)節(jié)。廣大的檔案工作者如果不將職業(yè)道德內(nèi)化為自己內(nèi)心的認(rèn)同感和責(zé)任感，在實(shí)際工作中勢(shì)必會(huì)判斷不準(zhǔn)。

3.檔案工作者的從業(yè)動(dòng)機(jī)。為國(guó)守史﹑為黨管檔﹑為民服務(wù)，是當(dāng)今時(shí)代檔案人執(zhí)業(yè)的終極目的。但仍有為數(shù)不少的檔案工作者缺乏或者沒有正確﹑遠(yuǎn)大的從業(yè)動(dòng)機(jī)，無(wú)視黨和國(guó)家的需要，不顧人民的需求，當(dāng)一天和尚撞一天鐘者有之，昏昏然無(wú)所事事者有之，把檔案工作崗位當(dāng)跳板亟待跳槽者有之。種種現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案安全沒保障﹑檔案管理難規(guī)范﹑檔案工作不發(fā)展的惡性循環(huán)。

二、新時(shí)代提升檔案工作者勝任力的策略

檔案部門應(yīng)按照“確保檔案安全，加快業(yè)務(wù)創(chuàng)新，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，激發(fā)隊(duì)伍活力”的要求，全面提升檔案安全工作的保障能力，努力構(gòu)筑檔案工作安全和諧的發(fā)展環(huán)境，盡快構(gòu)建能確保檔案安全保密的檔案安全體系。

（一）核心勝任力要素：強(qiáng)化檔案安全防范意識(shí)

從各種安全事故中可以看出，檔案損失的大小在很大程度上取決于檔案工作者能否重視檔案安全并采取有效防范與搶救措施。檔案安全體系建設(shè)的首要任務(wù)是提高檔案工作者的安全意識(shí)，廣大檔案工作者必須樹立檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家根本利益﹑安全問題無(wú)所不在﹑安全問題人人有責(zé)的思想，深刻研究檔案安全事件爆發(fā)的突發(fā)性﹑多變性﹑復(fù)雜性，不斷健全和完善檔案安全管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)﹑分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓﹑機(jī)關(guān)全員參與的檔案安全管理格局，形成人人抓安全﹑事事重安全﹑時(shí)時(shí)保安全的良好局面，有效遏制檔案安全事故的發(fā)生。

（二）核心勝任力要素：培養(yǎng)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)

在影響檔案安全的各種因素中，人尤其是檔案人是決定性的因素。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者檔案安全管理的宣傳教育工作，采取課堂講授﹑考察走訪﹑案例分析等形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，普及檔案安全管理知識(shí)；組織學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》《社會(huì)綜合治理?xiàng)l例》《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等有關(guān)檔案安全管理的法規(guī)章程，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感﹑使命感﹑危機(jī)感，提高人員的專業(yè)技能。同時(shí)，檔案工作者要定期簽訂檔案安全保密承諾書，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)中檔案的安全保密。

（三）基礎(chǔ)勝任力要素：加強(qiáng)檔案管理者依法治檔能力

上級(jí)立法部門或者檔案行政管理部門，在修改和制定有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)時(shí)，要增加檔案安全保密方面的內(nèi)容，要制定有關(guān)檔案安全的專門規(guī)章和具體制度。法規(guī)條文中要明確處罰規(guī)定，使法規(guī)制度具有威懾力﹑約束力，真正發(fā)揮實(shí)效。對(duì)一些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的法規(guī)或者技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要組織專家﹑廣泛調(diào)研征求意見，舉全國(guó)檔案界之力，集中制定，一經(jīng)頒發(fā)，令行禁止。有些暫時(shí)還不能上升為法規(guī)或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的檔案安全措施，可先制定成檔案工作者業(yè)務(wù)指南供他們參考或者借鑒，提升檔案工作者勝任力。

（四）基礎(chǔ)勝任力要素：提高檔案工作者基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平

首先，從歸檔內(nèi)容和范圍上控制檔案文獻(xiàn)的流失。這要求擴(kuò)大收集范圍，將二級(jí)單位﹑三級(jí)單位甚至四級(jí)單位納入各級(jí)國(guó)家檔案館的收集范圍，讓與普通老百姓生活密切相關(guān)的在醫(yī)院﹑學(xué)校等處形成的檔案文獻(xiàn)統(tǒng)統(tǒng)流向檔案館，方便老百姓的利用；加大征集工作的力度，盡量﹑盡快使散落在民間或者其他部門的屬本館管轄范圍的檔案文獻(xiàn)“葉落歸根”。同時(shí)，增加寄存業(yè)務(wù)，把銀行﹑保險(xiǎn)公司﹑移動(dòng)﹑電信﹑國(guó)企﹑中外合資企業(yè)﹑私企﹑工廠等企事業(yè)單位檔案收納進(jìn)來(lái)，彌補(bǔ)各級(jí)國(guó)家檔案館館藏“經(jīng)濟(jì)建設(shè)﹑生產(chǎn)建設(shè)類”檔案文獻(xiàn)嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀。

其次，對(duì)基層檔案人員進(jìn)行經(jīng)常性業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟練掌握整理檔案的基本技能。

再次，檔案鑒定工作基礎(chǔ)薄弱的單位，應(yīng)當(dāng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，明確目的任務(wù)﹑廣泛調(diào)研﹑聘請(qǐng)業(yè)務(wù)專家﹑制作切實(shí)可行的方案﹑組織力量及早行動(dòng)，否則，每天都在增加的文件，就像雪球一樣越滾越大，檔案的信息化﹑數(shù)字化﹑現(xiàn)代化進(jìn)程會(huì)因此受制，甚至遙遙無(wú)期。

最后，復(fù)制品代替原件提供利用，是歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)需求的必然選擇。我們有責(zé)任站在未來(lái)的角度考慮和解決這個(gè)問題。經(jīng)濟(jì)困難的檔案館可以向政府申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，盡快實(shí)施，從重點(diǎn)檔案入手分期分批進(jìn)行復(fù)制；還要將本館館藏的重要珍貴檔案制作電子備份，300公里外異地保存，以防不測(cè)。

最后，努力改善保管檔案的物質(zhì)條件和外部環(huán)境。為了最大限度地保護(hù)檔案安全，檔案館庫(kù)建設(shè)要充分考慮防震﹑防火﹑防水﹑防塵﹑防污染等環(huán)境因素，遠(yuǎn)離地震帶﹑工業(yè)區(qū)﹑污染源，不可建在低洼處﹑山腳下﹑火源多的地方，庫(kù)內(nèi)要安裝監(jiān)控﹑自動(dòng)報(bào)警﹑自動(dòng)滅火﹑除塵及溫濕度調(diào)控設(shè)施。存放磁性載體檔案的庫(kù)房要配置防磁設(shè)施。應(yīng)用電子檔案文件的檔案館室，要安裝專門系統(tǒng)，以確保檔案文件信息在傳輸﹑存儲(chǔ)中的安全。涉密檔案的復(fù)制﹑存儲(chǔ)處理，必須經(jīng)過安全檢測(cè)，以防泄密。