高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問(wèn)題與策略

高校人事檔案是指高校人事資源管理部門(mén)對(duì)高校師生個(gè)人信息檔案進(jìn)行收納管理的檔案。它主要分為教師檔案管理和學(xué)生檔案管理兩部分，對(duì)在校師生個(gè)人經(jīng)歷以及工作或在校表現(xiàn)等進(jìn)行記錄。高校人事檔案管理工作作為社會(huì)人才選拔的參考依據(jù)，具有重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校必須重視人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立網(wǎng)絡(luò)化信息化的人事檔案管理平臺(tái)，打破傳統(tǒng)人事檔案時(shí)空的局限性，加大對(duì)人事檔案資源的管理及利用。

數(shù)字化時(shí)代背景下，我國(guó)學(xué)者雖然對(duì)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究越來(lái)越重視，但是國(guó)內(nèi)對(duì)高校人事檔案數(shù)字化管理的相關(guān)研究仍存在許多不足。首先，高校人事檔案數(shù)字化管理相關(guān)研究較少，且沒(méi)有依托數(shù)字化時(shí)代背景。其次，高校人事檔案數(shù)字化管理研究缺乏深度，還停留在檔案管理的表面層次，提出的管理策略缺乏可操作性。再次，高校人事檔案數(shù)字化管理研究方法不能推陳出新，研究形式缺乏創(chuàng)新。本文擬通過(guò)對(duì)高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景進(jìn)行分析，剖析高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的新問(wèn)題，提出高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體策略，希望有所裨益。

一、高校人事檔案數(shù)字化的實(shí)施背景

一是社會(huì)需求。高校人事檔案管理主要對(duì)在校師生信息進(jìn)行分類(lèi)管理，保證師生個(gè)人信息的安全性。高校人事檔案管理起著維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的重要作用。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理包括兩大塊：政治生涯記錄與職業(yè)或者學(xué)業(yè)生涯記錄。改革開(kāi)放以后，外資涌入以及民營(yíng)企業(yè)的崛起擴(kuò)大了國(guó)家的就業(yè)渠道以及崗位數(shù)量，我國(guó)各省市間人員流動(dòng)性大大增強(qiáng)。相關(guān)法律規(guī)定企業(yè)沒(méi)有保管或轉(zhuǎn)移人事檔案的權(quán)利，導(dǎo)致求職者和人事檔案出現(xiàn)分離。因此，社會(huì)迫切需要建立數(shù)字化人事檔案管理體系。只有這樣，才能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需要。[1]

二是政策推動(dòng)。改革開(kāi)放后，我國(guó)提出信息化與數(shù)據(jù)化建設(shè)的政策，這深刻影響我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)展。此后，我國(guó)提出一系列人事檔案制度改革政策，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)﹑政治發(fā)展需要，把傳統(tǒng)的干部終身制轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣弥?。我?guó)的人事管理制度改革必然影響人事檔案的管理及利用。國(guó)家提出的“雇員制”避免了人員流動(dòng)檔案頻繁變更的現(xiàn)象，也避免了企業(yè)人事檔案管理將員工檔案經(jīng)常扣押的現(xiàn)象?？偠灾?，國(guó)家用人制度的變化推動(dòng)了人事檔案管理改革。人事檔案必須改變傳統(tǒng)的管理方式，人事檔案數(shù)字化必須加快轉(zhuǎn)型，才能滿(mǎn)足時(shí)代的需求。

三是技術(shù)支撐。傳統(tǒng)的人事檔案主要通過(guò)紙質(zhì)進(jìn)行管理，無(wú)疑加大了人事檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，降低了人事檔案管理工作效率。高校網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要求，人事檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息化技術(shù)以及數(shù)據(jù)化技術(shù)為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支撐。信息化及數(shù)據(jù)化的人事檔案管理降低了管理人員負(fù)擔(dān)，提高了人事檔案管理的工作效率。

四是校內(nèi)人事制度改革。國(guó)家近年來(lái)對(duì)高校教育實(shí)行了改革，對(duì)高校的人事制度進(jìn)行了完善。首先，高校應(yīng)該大力推動(dòng)人員編制制度；其次，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)高層人員管理力度；最后，高校還應(yīng)該全面推行聘用制，構(gòu)建合理有效的人員流動(dòng)管理機(jī)制。高校人事制度改革主要從傳統(tǒng)的終身用人制向流動(dòng)性用人體制轉(zhuǎn)變，改變了傳統(tǒng)聘用崗位的單一現(xiàn)象，改變了傳統(tǒng)高校高層人員管理制度。高校的人事制度改革無(wú)疑改變了人事檔案管理制度。高校復(fù)雜的人事制度改革對(duì)高校的人事檔案管理提出了更高要求。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是高校人事制度改革的必然要求，也是時(shí)代發(fā)展的新要求。

二、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的新問(wèn)題

首先，人事檔案數(shù)字化保存環(huán)境嚴(yán)格。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨較多問(wèn)題，傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是對(duì)紙張材料進(jìn)行管理，紙張材料管理保存年限較短，因此人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為高校當(dāng)務(wù)之急?？萍嫉倪M(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)的普及推動(dòng)了人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高校人事檔案管理主要以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存，以光盤(pán)作為主要存儲(chǔ)載體。雖然光盤(pán)存儲(chǔ)較于紙張存儲(chǔ)壽命較長(zhǎng)，但還是有限。數(shù)字化技術(shù)給人事檔案管理帶來(lái)轉(zhuǎn)型機(jī)遇，但也帶來(lái)了存儲(chǔ)壽命不穩(wěn)定等問(wèn)題。人事檔案數(shù)字化管理對(duì)存儲(chǔ)載體的要求更為嚴(yán)格，數(shù)字化人事檔案存儲(chǔ)容易受到外界因素的干擾，從而出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。[2]

其次，人事檔案數(shù)字化技術(shù)更新過(guò)快。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要具備完整的應(yīng)用設(shè)備以及管理系統(tǒng)，人事檔案數(shù)字化管理需要加強(qiáng)讀寫(xiě)以及查找上的技術(shù)開(kāi)發(fā)。我國(guó)信息化數(shù)字化技術(shù)更新速度較快，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)與存儲(chǔ)軟件不協(xié)調(diào)問(wèn)題出現(xiàn)，導(dǎo)致人事檔案信息無(wú)法存儲(chǔ)和讀出。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)無(wú)法準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換，阻礙了人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要注意技術(shù)更新速度帶來(lái)的問(wèn)題，以積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)更新過(guò)快帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

再次，人事檔案數(shù)字化安全性不足。人事檔案數(shù)字化雖然打破了傳統(tǒng)人事檔案管理的時(shí)空限制，但是給人事檔案管理安全性帶來(lái)威脅。人事檔案數(shù)字化管理人員需要具備較高的素質(zhì)，但是實(shí)際管理過(guò)程中管理人員缺乏相關(guān)安全意識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，容易導(dǎo)致人事檔案?jìng)€(gè)人信息泄露。人事檔案管理人員由于操作不當(dāng)或者備份不及時(shí)，很容易導(dǎo)致人事檔案丟失。另外，數(shù)字化信息化背景下，人事檔案管理容易受木馬病毒﹑黑客攻擊等因素影響，嚴(yán)重威脅了人事檔案的安全性。安全性成為新時(shí)代人事檔案數(shù)字化的又一挑戰(zhàn)。

最后，人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)偏低。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)間較晚，我國(guó)人事檔案管理人員對(duì)新型的管理模式不太熟悉，導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)化管理人員總體素質(zhì)偏低。雖然我國(guó)鼓勵(lì)信息技術(shù)人才加入人事檔案管理中，但我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)較低。我國(guó)高校人事檔案管理人員雖然具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)及操作知識(shí)。人事檔案數(shù)字化管理過(guò)程中容易出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移﹑修改等現(xiàn)象，人事檔案修改缺少?lài)?yán)格把關(guān)，降低了人事檔案信息的真實(shí)性?？傊?，人事檔案數(shù)字化管理人員的缺失，使我國(guó)人事檔案數(shù)字化管理面臨挑戰(zhàn)。

三、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

首先，科學(xué)選擇數(shù)字化檔案載體。存儲(chǔ)載體在高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中起著關(guān)鍵作用，能夠決定人事檔案信息保存的時(shí)間長(zhǎng)度。人事檔案保存載體也是檔案管理的基礎(chǔ)。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)該結(jié)合傳統(tǒng)人事檔案管理，科學(xué)客觀(guān)地選擇適合高校人事檔案存儲(chǔ)的載體。另外，高校在人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)載體的選擇上，還應(yīng)該考慮人事檔案保存載體的安全可靠性以及人事檔案載體保存的時(shí)間問(wèn)題。高校的人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為檔案轉(zhuǎn)移帶來(lái)便利，但是信息的安全性也不容忽視。

其次，選擇合適的數(shù)字化檔案操作系統(tǒng)。在高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，應(yīng)該選擇合適的操作系統(tǒng)。其一，高校應(yīng)該考慮數(shù)字化人事檔案管理操作系統(tǒng)技術(shù)是否先進(jìn)。操作系統(tǒng)的技術(shù)更新容易使檔案信息讀寫(xiě)受到影響，會(huì)使木馬病毒有機(jī)可乘。其二，高校還應(yīng)該考慮所選的數(shù)字化檔案操作系統(tǒng)安全與否，人事檔案在修改和編輯中，容易破壞人事檔案的完整性與真實(shí)性；高校還應(yīng)該保證操作系統(tǒng)硬件設(shè)備的完好無(wú)損，保證人事檔案數(shù)字化管理的操作技術(shù)成熟，避免出現(xiàn)人事檔案丟失或者損傷﹑人事檔案信息受到泄漏等問(wèn)題；人事檔案信息在復(fù)制過(guò)程中，對(duì)人事檔案數(shù)字化操作系統(tǒng)軟件設(shè)施要求較高。操作系統(tǒng)的軟件設(shè)施必須具備仿真性，避免人事檔案信息被復(fù)制。

再次，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理安全性。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境背景下，高校人事檔案管理的安全極易受到威脅。隨著人們對(duì)人事檔案的利用需求越來(lái)越高，人事檔案管理既需要做到保密，又需要做到人事檔案的隨時(shí)共享。其一，國(guó)家應(yīng)該加強(qiáng)檔案保密的立法工作，根據(jù)人事檔案管理部門(mén)工作情況，制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度，保證人事檔案管理的安全性。其二，國(guó)家還應(yīng)該完善數(shù)字化人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案管理部門(mén)責(zé)任細(xì)分。其三，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該加強(qiáng)傳統(tǒng)的人事檔案管理與數(shù)字化檔案管理的結(jié)合，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行劃分，對(duì)不需要保密的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)極度需要保密的人事檔案采用傳統(tǒng)的管理方式，保證人事檔案管理的安全性以及工作效率。其四，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)字化管理人員安全意識(shí)，對(duì)人事檔案數(shù)字化管理人員病毒查殺等技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。[3]

最后，大力提升數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)。高校人事檔案數(shù)字化提高了管理人員的工作效率，減輕了管理人員的工作壓力。高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提升了傳統(tǒng)人事檔案管理工作要求。它不僅要求管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要管理人員具備較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。人事檔案數(shù)字化管理人員必須熟悉操作管理系統(tǒng)及軟件，具備較高的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行備份保存。當(dāng)人事檔案信息受到木馬或者黑客攻擊時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案存儲(chǔ)問(wèn)題，利用殺毒軟件進(jìn)行清理，保證人事檔案數(shù)字化管理的安全性。[4]高校應(yīng)該定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面，加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保證其能夠在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)之前及時(shí)采取防范措施；另一方面，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)鍛煉，培養(yǎng)綜合性人事檔案數(shù)字化管理人才，保證其能夠適應(yīng)人事檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。高校只有加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，才能提高人事檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)水平，為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)造條件。