大數(shù)據(jù)時(shí)代跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理研究

在經(jīng)濟(jì)全球化及信息化的推動下，我國的電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)憑借時(shí)間﹑成本及效率等方面的優(yōu)勢，始終保持著高速﹑持續(xù)發(fā)展的勢頭。2016年在杭州舉辦的G20峰會，確立了以跨境電子商務(wù)作為促進(jìn)全球經(jīng)濟(jì)增長因素的重要議題。[1]跨境電子商務(wù)打破了傳統(tǒng)消費(fèi)者與用戶﹑商戶與商戶之間的關(guān)系，在全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)了越來越重要的地位?？缇畴娮由虅?wù)貿(mào)易記錄檔案作為對交易過程進(jìn)行記錄的重要工具，對跨境電子商務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代未能及時(shí)對跨境電子商務(wù)貿(mào)易記錄檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行改進(jìn)，給檔案作用的發(fā)揮帶來一定影響。

一、我國跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理的現(xiàn)狀

跨境電商貿(mào)易記錄檔案是跨境電商企業(yè)交易﹑發(fā)展的憑證，對企業(yè)具有重要的意義，也是國家對跨境電子商務(wù)行業(yè)進(jìn)行分析的重要資料。2008年，商務(wù)部發(fā)布文件指出《電子商務(wù)交易數(shù)據(jù)記錄至少保存十年》。[2]在《電子商務(wù)模式規(guī)范》中，也明確提出了對電子商務(wù)經(jīng)營者注冊信息的相關(guān)要求。隨著跨境電子商務(wù)的發(fā)展，跨境電商貿(mào)易記錄檔案的建立和管理也受到了越來越多的關(guān)注。[3]

跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理包括信息收集﹑價(jià)值鑒定和檔案利用等內(nèi)容。跨境電商貿(mào)易記錄檔案屬于電子檔案的范疇。在對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案界有兩種比較有代表性的方案。一種是檔案館集中管理模式，另一種是機(jī)構(gòu)分散保管管理模式。[4]跨境電商貿(mào)易記錄檔案中，交易記錄種類繁多，交易主體價(jià)值屬性呈現(xiàn)多元化，給跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理增加了難度。

從整體發(fā)展來看，我國跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理與行業(yè)發(fā)展存在很大脫節(jié)。一方面，經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的轉(zhuǎn)變給予跨境電商更多增長動力。我國外貿(mào)交易總額的不斷攀升促進(jìn)了跨境電商的整體發(fā)展。另一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的理念及檔案價(jià)值的開發(fā)利用比較落后，很多企業(yè)構(gòu)建貿(mào)易記錄檔案只是流于形式，并未對其進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，使貿(mào)易記錄檔案管理與企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理中的主要問題

（一）跨境電商貿(mào)易記錄檔案信息共享不暢通

檔案信息是檔案構(gòu)建的重要基礎(chǔ)。檔案信息的收集和整理決定了檔案的質(zhì)量和價(jià)值?？缇畴娚藤Q(mào)易記錄檔案記錄了重要的電商交易信息。將這些信息進(jìn)行檔案化管理，能促進(jìn)檔案信息的價(jià)值開發(fā)和利用，使檔案價(jià)值得到提升。

在跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理中，檔案信息共享不暢通，降低了檔案信息收集的效率和質(zhì)量，也影響了檔案的價(jià)值。目前檔案信息共享不暢通主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，貿(mào)易數(shù)據(jù)共享?？缇畴娚探暝诮?jīng)濟(jì)發(fā)展中保持了強(qiáng)勢的增長勢頭，但是行業(yè)發(fā)展時(shí)間并不長，企業(yè)間信息共享沒有既定的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有專業(yè)的信息共享平臺。第二，物流信息和支付信息的共享?？缇畴娚藤Q(mào)易行業(yè)中有較多中小企業(yè)，這些企業(yè)沒有能力建立起獨(dú)立的物流系統(tǒng)，往往需要第三方物流企業(yè)的加入，幫助其完成整個(gè)交易過程。物流信息和支付信息的共享不暢通，讓企業(yè)失去對訂單的跟蹤，包括交易完成進(jìn)度﹑商品交易完成確認(rèn)等，給企業(yè)的應(yīng)收賬款管理帶來一定的不利影響。[5]

跨境電商貿(mào)易記錄檔案信息共享不暢通還表現(xiàn)在貿(mào)易規(guī)則﹑清單信息及國內(nèi)外輿情等方面?？缇畴娚躺婕翱鐕业馁Q(mào)易往來，政策信息跟進(jìn)不及時(shí)會給企業(yè)經(jīng)營政策帶來很大麻煩。跨境電商貿(mào)易記錄檔案信息共享上不暢通，致使跨境電商貿(mào)易記錄檔案質(zhì)量整體下降，不利于跨境電商行業(yè)的發(fā)展。

（二）跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值鑒定不全面

檔案價(jià)值是檔案管理的重要組成部分。對跨境電商貿(mào)易記錄檔案進(jìn)行管理時(shí)，如果對檔案中的客戶價(jià)值﹑商戶價(jià)值等鑒定不到位，就無法全面挖掘檔案價(jià)值，影響跨境電商貿(mào)易記錄檔案作用發(fā)揮。

跨境電商貿(mào)易記錄檔案記錄了大量貿(mào)易過程，包括客戶購買行為﹑客戶購買心理及客戶產(chǎn)品需求等。對跨境電商貿(mào)易檔案價(jià)值鑒定不全面，就無法發(fā)掘客戶的潛在價(jià)值，容易使電商平臺錯失商機(jī)，給企業(yè)帶來損失。此外，跨境電商貿(mào)易記錄檔案還是國家的一項(xiàng)重要檔案資源，對跨境電商交易過程進(jìn)行了全部的記錄和反映，具備憑證屬性。[6]對跨境電商貿(mào)易記錄檔案鑒定不全面勢必影響檔案憑證功能。

跨境電商貿(mào)易記錄檔案有憑證屬性的電子記錄，能對企業(yè)的歷史經(jīng)營情況進(jìn)行真實(shí)的反映，幫助企業(yè)在遇到發(fā)展和經(jīng)營問題時(shí)及時(shí)作出調(diào)整。對跨境電商貿(mào)易記錄檔案的價(jià)值鑒定存在不足，容易忽視檔案在企業(yè)發(fā)展經(jīng)營中的價(jià)值?？缇畴娚藤Q(mào)易記錄檔案還是真實(shí)﹑可靠﹑完整的交易文件，具備情報(bào)價(jià)值的屬性。對跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值鑒定不到位，容易失去對檔案情報(bào)價(jià)值的準(zhǔn)確定位，阻礙檔案價(jià)值的拓展和延伸。

（三）跨境電商貿(mào)易記錄檔案利用不深入

檔案管理中的檔案利用是重要環(huán)節(jié)?？缇畴娚藤Q(mào)易記錄檔案記錄了各類貿(mào)易信息，可以對消費(fèi)者購買﹑誠信行為等進(jìn)行分析評價(jià)，幫助企業(yè)識別經(jīng)營中的不利影響因素，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

跨境電商貿(mào)易記錄檔案利用不深入，首先表現(xiàn)在對貿(mào)易記錄檔案中誠信行為信息的利用不到位。誠信行為是跨境電商進(jìn)行良好貿(mào)易的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)在經(jīng)營中遇到不誠信的用戶行為，容易給企業(yè)的應(yīng)收賬款回收帶來困難，影響企業(yè)資金正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，表現(xiàn)在對貿(mào)易記錄檔案憑證屬性的利用不到位。跨境電商貿(mào)易記錄檔案對交易過程進(jìn)行了完整的記錄，留下了電子憑證材料。跨境電商企業(yè)在經(jīng)營中為了避免昂貴的稅金，往往會丟棄商品購買的發(fā)票﹑標(biāo)簽等，當(dāng)商品問題與消費(fèi)者產(chǎn)生糾紛，貿(mào)易記錄檔案就是重要的憑證資料。

跨境電商貿(mào)易記錄檔案利用不深入，還表現(xiàn)在對數(shù)據(jù)信息的挖掘上。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，跨境電商貿(mào)易記錄檔案對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了系統(tǒng)的記錄。對這些數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析和整理，可以從中了解行業(yè)的發(fā)展動向。此外，貿(mào)易記錄檔案中對客戶信息也進(jìn)行了收錄，通過大數(shù)據(jù)分析，可以更好地了解客戶的產(chǎn)品需求，幫助企業(yè)制定更加合理的產(chǎn)品經(jīng)營策略，避免無效的銷售行為。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代跨境電商貿(mào)易記錄檔案管理的優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化跨境電商貿(mào)易記錄檔案綜合服務(wù)信息共享

跨境電商貿(mào)易記錄檔案是信息資源收集和整合的過程。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息數(shù)量得到了指數(shù)級的增長，這也降低了單個(gè)信息的質(zhì)量。對跨境電商貿(mào)易記錄檔案進(jìn)行管理時(shí)，提高檔案綜合服務(wù)信息共享，可以有效促進(jìn)檔案管理的提升。

檔案綜合服務(wù)信息共享是一個(gè)雙向互動的過程，需要檔案創(chuàng)建主體﹑使用主體及管理主體等進(jìn)行有效的信息聯(lián)合互動。強(qiáng)化跨境電商貿(mào)易記錄檔案的綜合服務(wù)信息共享，首先需要搭建完備的信息共享平臺。通過信息共享平臺，可以實(shí)現(xiàn)各檔案主體貿(mào)易記錄檔案信息質(zhì)量的提升。此外，還需要制定信息聯(lián)合共享標(biāo)準(zhǔn)。跨境電商貿(mào)易記錄檔案中，部分信息不具備對外開放的屬性。在綜合服務(wù)信息共享機(jī)制下，各跨境電商企業(yè)需要確立信息共享標(biāo)準(zhǔn)，不影響企業(yè)正常經(jīng)營前提下，盡可能實(shí)現(xiàn)更多屬性信息的開放共享。

強(qiáng)化跨境電商貿(mào)易記錄檔案綜合服務(wù)信息共享，還需要相應(yīng)政策法規(guī)的支持。跨境電商貿(mào)易記錄檔案中不少信息涉及客戶隱私，由于沒有完善的政策法規(guī)保護(hù)，信息一旦遭到泄露，容易對客戶的隱私權(quán)造成侵害。

（二）提升跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值的鑒定能力

對檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定是提升檔案管理的一種重要方式?？缇畴娚藤Q(mào)易記錄檔案中收錄著交易過程的所有信息，是一個(gè)復(fù)雜多元結(jié)合體，具備多元價(jià)值屬性。在對跨境電商貿(mào)易檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí)，如果忽視檔案的價(jià)值屬性會影響對檔案的利用。

提升跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值的鑒定能力，首先需要明確檔案的價(jià)值屬性。針對檔案價(jià)值屬性進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用，可以提高檔案利用效率，降低檔案管理成本。此外，還需要對檔案價(jià)值的表現(xiàn)形式進(jìn)行區(qū)分?？缇畴娚藤Q(mào)易記錄檔案有著不同的價(jià)值表現(xiàn)形式，檔案使用主體不同，檔案價(jià)值表現(xiàn)屬性也會有所差異。對商家而言，貿(mào)易記錄檔案側(cè)重于客戶價(jià)值；對客戶而言，貿(mào)易記錄檔案更側(cè)重于憑證價(jià)值。

提升跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值的鑒定能力，還需要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營情況進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定。企業(yè)規(guī)模大小﹑生產(chǎn)經(jīng)營方式不同，對貿(mào)易記錄檔案價(jià)值需求會有很大差異。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，還需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對宏觀環(huán)境進(jìn)行分析，提升跨境電商貿(mào)易記錄檔案價(jià)值定位的準(zhǔn)確性。

（三）促進(jìn)跨境電商貿(mào)易記錄檔案深度開發(fā)利用

檔案的開發(fā)利用是檔案構(gòu)建之初的主要目標(biāo)。對跨境電商貿(mào)易記錄檔案進(jìn)行管理，首先要對檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)利用，挖掘檔案的潛在價(jià)值。其次，要對檔案中各類信息價(jià)值進(jìn)行分析整理，如客戶信息﹑商戶信息等，梳理各類信息的價(jià)值。此外，還需要對貿(mào)易記錄檔案中的不誠信行為信息進(jìn)行標(biāo)識，降低企業(yè)貿(mào)易合作風(fēng)險(xiǎn)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，跨境電商貿(mào)易記錄檔案的深度開發(fā)利用，還需要注重大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用。對客戶交易信息﹑商戶信息等進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，可以幫助企業(yè)制定更優(yōu)的發(fā)展戰(zhàn)略。在對貿(mào)易記錄檔案進(jìn)行深度開發(fā)利用時(shí)，要保證對貿(mào)易交易過程的監(jiān)督，將檔案的憑證價(jià)值進(jìn)行放大，保障交易過程的安全。