基于雙套制管理的檔案提前進館研究

文 / 袁雙云 楊杰

2017年12月，中共中央辦公廳副主任陳世炬在全國檔案局(館)長會議上講話時提出，檔案工作要堅持“增量重民生、存量重開放、接收重實效、開放重成效”的方針，還明確指出要逐步推廣提前移交進館時限改革的經(jīng)驗，加大對電子檔案的接收力度，讓檔案資源能夠及時得到整合、利用。雙套制下的檔案提前進館是以檔案的雙套制接收為前提，減少檔案進館期限，整合檔案資源，提高檔案利用成效。

一、檔案提前進館發(fā)展概述

檔案提前進館工作先后經(jīng)歷了探討—實踐—再探討—再實踐的歷程。20世紀90年代，學者提出了提前進館的必要性。崔隆平認為“縮短接收期限是社會各界對檔案館利用工作的迫切要求，也是檔案館內(nèi)部自身改革的需要，是大勢所需”[1]。少數(shù)地方進行了具體實踐，如廣東部分市、縣檔案館開展了提前接收檔案進館工作，但在依賴紙質(zhì)檔案的時代，提前進館存在不少弊端。有學者對提前進館工作提出質(zhì)疑，如張進思指出“提前接收檔案要適度”[2]。隨后很長一段時間，提前進館無人提及。21世紀初，隨著檔案利用與館藏資源建設(shè)需求的日益迫切，提前進館被重新提出，甚至在更多地方付諸實踐，如河南新鄭市檔案館、湖北荊州市檔案館、四川省米易縣檔案館等。米易縣檔案館結(jié)合雙套制接收，提前進館工作成效顯著。新時期的提前進館已具備一定的實踐經(jīng)驗，但相關(guān)理論研究還比較欠缺。筆者通過知網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，與提前進館主題有關(guān)的文章不足10篇，而結(jié)合雙套制研究提前進館的文章幾乎為零。本文根據(jù)新時期國家檔案事業(yè)發(fā)展的新要求，結(jié)合提前進館工作實踐經(jīng)驗，對雙套制下提前進館進行闡述論證，提出推廣建議。

二、雙套制下檔案提前進館內(nèi)涵及特征

自1999年陸陽[3]提出紙質(zhì)與電子檔案一并保存的雙套制理論與做法后，雙套制理論便獲得國內(nèi)大多數(shù)學者認可。雙套制下檔案提前進館是指地方綜合檔案館根據(jù)檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用工作開展需要，對形成單位歸檔范圍內(nèi)檔案進行適時雙套收集（接收）的一種檔案工作模式。

首先是檔案數(shù)字化。形成單位檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案提前進館的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化加工后形成的檔案實現(xiàn)了檔案實體與信息分離，可以有效解決檔案資源時空利用限制不足的問題，為同時滿足檔案資源形成單位需要與檔案館社會服務(wù)需要提供強有力保障。

其次是雙套制歸檔。形成單位檔案雙套制歸檔是符合國家提出的“檔案存量數(shù)字化，增量電子化”要求，既是檔案大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的需要，也是實現(xiàn)檔案提前進館的重要保證。

再次是適時收集。檔案提前進館的關(guān)鍵就是對形成單位的檔案資源采取適時收集的方式。該方式革新了傳統(tǒng)的固定時限檔案接收方式。適時收集主要是指根據(jù)地方綜合檔案館的檔案資源建設(shè)、開發(fā)與提供社會服務(wù)利用需要而進行的一種及時接收方式。

最后是歸檔指導與接收指導的融合。檔案提前進館把形成單位的歸檔指導與地方綜合檔案館的接收指導有效融合，統(tǒng)一由地方綜合檔案館業(yè)務(wù)人員進行一次性指導，既使檔案質(zhì)量有保障，又極大地提高了檔案工作效率。

三、檔案提前進館的可行性依據(jù)

檔案提前進館作為社會發(fā)展到一定程度出現(xiàn)的現(xiàn)象，是檔案事業(yè)堅持科學發(fā)展和以人為本的時代產(chǎn)物。它的出現(xiàn)與踐行必將促進檔案事業(yè)的巨大進步。

（一）理論依據(jù)

文件生命周期理論為文件和檔案價值鑒定提供理論依據(jù)。根據(jù)國外文件生命周期理論，文件形成或現(xiàn)行階段保存在原機關(guān)，文件維護或半現(xiàn)行階段保存在文件中心或中間檔案館，文件非現(xiàn)行或檔案階段由檔案館永久保存。提前進館符合檔案生命周期理論，文件經(jīng)原單位辦理完畢后交中間檔案室歸檔鑒定，轉(zhuǎn)化為檔案后即可由檔案館保存。

（二）文件、標準依據(jù)

國家檔案局2003年印發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)”。國家檔案局2012年印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》第六條規(guī)定“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交”。按照相關(guān)規(guī)定，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一同歸檔，并建立互聯(lián)，而電子檔案的移交時限為5年內(nèi)，那么相應(yīng)的紙質(zhì)檔案移交時限也應(yīng)為5年內(nèi)。新時期的電子文件管理要求為紙質(zhì)檔案的提前移交提供了可行的依據(jù)?！稒n案館通則》第七條規(guī)定“省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；省轄市（州、盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”，規(guī)定中的年限并不是一個精確的數(shù)據(jù)，而是一個范圍，因此提前進館與檔案標準并不相悖。

（三）國內(nèi)實踐經(jīng)驗

1990年代，廣東不少市、縣檔案館嘗試進行檔案提前進館，但在依賴紙質(zhì)檔案的時代，提前進館存在不少弊端。隨著檔案信息化工作的迅速發(fā)展以及檔案資源建設(shè)、開發(fā)與利用需求的日益增加，新時期檔案提前進館呼聲更為強烈，不少地方已經(jīng)實施。其中比較成功的實踐范例是四川米易縣檔案館的做法。米易縣檔案館自2012年起開始試行檔案雙套制接收，2013年實現(xiàn)了全縣所有存量檔案與增量檔案的數(shù)字化管理；為進一步豐富館藏、提升檔案利用效果，同時應(yīng)一些基層檔案室要求，自2015年開始試行檔案提前進館，2017年制定了檔案“三年循環(huán)”移交進館實施方案，實現(xiàn)了全縣檔案提前進館工作常態(tài)化。米易縣檔案館雙套制下的提前進館工作不僅解決了立檔單位的歸檔難、保管難等檔案管理工作難題，更促進了縣綜合檔案館建設(shè)。

四、雙套制下的檔案提前進館優(yōu)勢

（一）檔案利用成效顯著提升

形成單位檔案室保留電子檔案及短期紙質(zhì)檔案，長期和永久的電子、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一移交綜合檔案館。該保管模式既不影響原檔案室的檔案利用服務(wù)，也便于各單位和社會公眾獲得綜合檔案館的“一站式”檔案服務(wù)。米易縣檔案館在開展提前進館工作后，米易縣各級機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及廣大人民群眾在有檔案資源需求時就首先光顧縣綜合檔案館?？h檔案館通過高效的電子全文檢索，能滿足社會各界的查檔需要，不再需要各單位或個人通過繁瑣的查檔程序，找各立檔單位或檔案室查閱。綜合檔案館的“一站式”檔案利用服務(wù)，使檔案利用成效顯著提升，更使綜合檔案館社會服務(wù)知名度顯著提高。

（二）檔案保管更安全

一是移交的紙質(zhì)檔案保管更安全。綜合檔案館具有專業(yè)的檔案人員及較好的保管設(shè)施、設(shè)備及條件，提前進館可避免基層檔案室或立檔單位由于設(shè)施、設(shè)備不足、條件限制與檔案人員變換頻繁等原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等問題。二是移交的電子檔案數(shù)據(jù)更安全。各立檔單位數(shù)字化的檔案分別保存在綜合檔案館與本單位，實現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)共享及異地（相對）存儲，一方數(shù)據(jù)出錯，另一方還存有相應(yīng)數(shù)據(jù)，提高了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

（三）館藏資源更豐富

豐富館藏是國家對綜合檔案館的基本要求，形成單位檔案提前移交進館是豐富館藏最直接有效的方式。提前進館，尤其是一些民生檔案的提前進館，既豐富了館藏，又能促進檔案館利用服務(wù)工作開展，滿足社會公眾的檔案利用需求。

（四）降低基層檔案工作難度

基層檔案室往往存在一些客觀問題，如人員工作繁雜、變換頻繁、檔案專業(yè)技術(shù)水平不高和領(lǐng)導不夠重視等。這些問題直接影響基層檔案工作的正常開展與有效推進。提前進館及第三方檔案服務(wù)機構(gòu)的引入，為解決這些難題提供了可行路徑。一是基層檔案管理難度和成本獲得有效降低，檔案室僅管理電子檔案和少量紙質(zhì)檔案，電子檔案具有便捷及不占用庫存空間的特點，可以有效節(jié)約成本和降低管理難度。二是基層檔案人員的檔案工作難度降低。提前進館可以使每年的檔案移交接收成為工作常態(tài)，也為第三方服務(wù)機構(gòu)的引入提供條件，將檔案整理及數(shù)字化等專業(yè)技術(shù)工作交由第三方檔案服務(wù)機構(gòu)完成，極大地簡化了基層檔案人員的工作難度。成為工作常態(tài)后，各基層單位每年需要整理及數(shù)字化的檔案量并不多，所需經(jīng)費各單位足以自行承擔。

（五）檔案質(zhì)量更有保障

提前進館體現(xiàn)了檔案接收重實效，縮短了檔案進館時限，也縮短了檔案在立檔單位的保存時間，使檔案歸檔更及時，避免檔案材料在基層管理過程的遺失。檔案工作第三方服務(wù)機構(gòu)的引入，為檔案整理與數(shù)字化外包提供了條件，確保了移交檔案的規(guī)范性與標準性。

（六）有效避免檔案歸檔標準與移交標準不一致問題

隨著社會的進步與發(fā)展，檔案工作標準與規(guī)范也在不斷變化與改進。檔案經(jīng)10年或20年后再移交進館，難免會遇到由于標準變化所導致的移交問題，如攀枝花市檔案館2017年在接收市級單位10年以上的檔案時，出現(xiàn)了10年前基層單位歸檔標準與綜合檔案館現(xiàn)行接收新標準不一致的情況：一是文書檔案整理規(guī)則發(fā)生了變化，原DA/T 22-2000,新標準為DA/T 22-2015；二是保管期限的變化，原劃分為永久、長期、短期，現(xiàn)劃分為永久、30年、10年。到底是按原標準還是按新標準接收，國家沒有統(tǒng)一的規(guī)定。許多檔案館為了便于管理，一般會要求移交單位按新標準對進館檔案進行重新編排整理，這便增加了檔案移交難度，也使檔案歷經(jīng)二次整理，對檔案造成人為損傷與破壞。雙套制下的提前進館可以實現(xiàn)基層單位的歸檔工作與綜合檔案館的接收工作相融合，避免由于相對久遠的時間差引起的檔案質(zhì)量標準差或規(guī)范差，從而節(jié)約人力、物力與財力，并避免對檔案造成人為損害。

隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，雙套制下的檔案提前進館必將成為新時期地方綜合檔案館接收檔案的主要工作模式。該模式符合新時期檔案工作發(fā)展需要，符合中國國情，符合檔案學理論，具有顯著優(yōu)勢，應(yīng)該得到實施與推廣。