地方檔案館信息挖掘的優(yōu)化研究

文 / 熊金鳳 單菁

信息挖掘是基于互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的一項(xiàng)知識(shí)發(fā)現(xiàn)工程。它通過(guò)大量樣本的歸納得出信息數(shù)據(jù)的特征，以此為依據(jù)提取目標(biāo)中的信息[1]。地方檔案館開(kāi)展信息挖掘工作有助于進(jìn)一步豐富資源數(shù)據(jù)，為上級(jí)檔案館提供更多的決策依據(jù)，并對(duì)下級(jí)檔案館進(jìn)行更好的指導(dǎo)。當(dāng)前一些檔案館成立了“信息挖掘部”，在信息挖掘方面取得了一定成效，但也存不少常見(jiàn)的問(wèn)題，需要進(jìn)一步優(yōu)化。

一、地方檔案館信息挖掘工作現(xiàn)狀

（一）以專題方式主動(dòng)開(kāi)展信息挖掘工作

檔案信息挖掘需要在海量資源中提取有用的信息，目前有些地方檔案館在信息挖掘中較為隨意和分散，導(dǎo)致針對(duì)性不強(qiáng)，難以提高信息挖掘效率[2]。地方檔案館以“信息挖掘部建設(shè)”為新時(shí)期的重要任務(wù)，要求各部門積極配合信息挖掘工作，以此調(diào)整檔案整理策略，通過(guò)專題項(xiàng)目的設(shè)立，有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案信息挖掘，這樣可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)采集到更多同主題的檔案信息，使檔案管理效率大為改善。這種專題方式主要遵循三個(gè)基本原則：一是遠(yuǎn)近結(jié)合原則，根據(jù)年代的久遠(yuǎn)程度分類結(jié)合；二是零整結(jié)合原則，有機(jī)結(jié)合零散信息與整體信息；三是內(nèi)外結(jié)合原則，以地區(qū)為分界線，充分結(jié)合其它地區(qū)的檔案資源。安康市檔案館的每一個(gè)信息挖掘?qū)ｎ}，都有專人負(fù)責(zé)落實(shí)，使信息挖掘工作能夠落到實(shí)處、細(xì)處。自2014年以來(lái)，安康市檔案館共推出了20多個(gè)信息挖掘?qū)ｎ}，包括城市交通、名人名勝、特色餐飲等城市建設(shè)及旅游開(kāi)發(fā)類檔案，黨史、地方劇、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等文史類檔案等，取得了較好的成效。

（二）制定了信息挖掘工作的詳細(xì)流程

為了有計(jì)劃、有步驟、有目標(biāo)地開(kāi)展檔案信息挖掘工作，地方檔案館制定了較為詳細(xì)的流程，主要包括以下內(nèi)容：一是檔案信息挖掘范圍的選定，確保每一條信息都有明確的來(lái)源且信息的所有權(quán)清晰；二是制定檔案信息挖掘的具體步驟，使挖掘工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能做到有章可循；三是確定檔案信息的評(píng)估手續(xù)，從各角度反映出檔案信息的價(jià)值；四是做好檔案信息的整理和移交工作，使每一條信息都能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。地方檔案館在制定信息挖掘工作流程的過(guò)程中，本著實(shí)事求是的精神，悉心聽(tīng)取各方意見(jiàn)和建議，在信息挖掘范圍和挖掘步驟等方面作了詳細(xì)考察，并提前準(zhǔn)備信息評(píng)估方案，為流程的實(shí)施做好必要的基礎(chǔ)工作。

（三）善于把握與不同業(yè)界部門的合作機(jī)會(huì)

檔案信息挖掘的對(duì)象通常較為廣泛，有著很強(qiáng)的不確定性[3]。地方檔案館“信息挖掘部”改變了傳統(tǒng)單兵作戰(zhàn)的方式，善于把握與不同業(yè)界部門的合作機(jī)會(huì)，從更多的渠道加強(qiáng)檔案信息挖掘。首先是加強(qiáng)檔案館內(nèi)部合作，與檔案展陳部門、檔案編譯部門、信息監(jiān)督部門進(jìn)行協(xié)作溝通，尋找相互之間的合作機(jī)會(huì)，共同挖掘檔案線索。其次是加大檔案館與不同業(yè)界部門的合作。2016年4月，安康市檔案館“信息挖掘部”開(kāi)辦了“為文明城市添光彩”檔案信息征集活動(dòng)，與本市的17個(gè)科研單位、社會(huì)組織進(jìn)行對(duì)接，以信息共享為連接紐帶，共征集了與本市相關(guān)的珍貴檔案信息2000多條，極大地豐富了檔案資源庫(kù)。2016年10月，安康市檔案館與當(dāng)?shù)刂拿耖g組織“凱瑞藝術(shù)團(tuán)”聯(lián)合舉辦“金秋民間藝術(shù)展”活動(dòng)，將諸多的藝術(shù)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，形成一定數(shù)量的藝術(shù)檔案數(shù)字資源，有效補(bǔ)充了安康市檔案館的藝術(shù)檔案資源庫(kù)。

二、地方檔案館信息挖掘工作中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案信息挖掘范圍有待完善

根據(jù)我國(guó)檔案事業(yè)的“十三五”發(fā)展規(guī)劃要求，地方檔案館要全面接收本地區(qū)的所有檔案，提高檔案信息的挖掘力度，特別是對(duì)于散落在民間的具有保存價(jià)值的各類檔案信息，更要加快收集進(jìn)度，并進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換[4]。地方檔案館的信息挖掘范圍雖然有了一定拓展，但依然有待完善，包括城市草根文化、新農(nóng)村建設(shè)進(jìn)程等相關(guān)檔案信息，都沒(méi)有納入到信息挖掘工作中來(lái)，體現(xiàn)不出地方檔案館全覆蓋的任務(wù)目標(biāo)。地方檔案館應(yīng)為和諧社會(huì)建設(shè)提供必要的檔案資源支撐。地方檔案館承擔(dān)著一個(gè)區(qū)域的檔案服務(wù)重任，無(wú)論是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還是民生的改善，都需要健全的檔案服務(wù)系統(tǒng)和豐富的檔案資源。這就需要我們加大檔案信息挖掘范圍，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行更多的補(bǔ)充。

（二）檔案信息挖掘流程中缺少資源利用環(huán)節(jié)

檔案信息挖掘的目的是為了保留歷史資料和研究歷史進(jìn)程，如果信息挖掘流程中缺少資源利用環(huán)節(jié)，則會(huì)形成一定的資源浪費(fèi)。雖然檔案信息挖掘工作與傳統(tǒng)的檔案征集工作有所不同，檔案所有權(quán)也存在較大的差異性，但并不代表挖掘到的信息資源不適合對(duì)外開(kāi)放利用。地方檔案館專題信息挖掘工作取得了較大成效，包括城市交通、特色餐飲、地方劇、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等檔案信息，并未涉及到相關(guān)的隱私，且對(duì)城市發(fā)展研究有較高的利用價(jià)值。如果將挖掘到的檔案信息束之高閣，不但體現(xiàn)不出檔案信息自身的價(jià)值，而且可能會(huì)對(duì)今后的信息挖掘工作造成不利影響。地方檔案館應(yīng)有計(jì)劃地增加資源利用環(huán)節(jié)，使檔案信息資源能夠被充分地開(kāi)發(fā)出來(lái)。

（三）檔案信息挖掘工作的業(yè)界部門合作尚有欠缺

業(yè)界部門合作可以拓展檔案信息挖掘工作的內(nèi)外部渠道，地方檔案館各部門應(yīng)對(duì)信息挖掘工作提供支持，同時(shí)也需要外部科研單位、社會(huì)組織等機(jī)構(gòu)部門的支持。安康市檔案館盡管在大力開(kāi)展業(yè)界部門合作工作，但從總體上看，合作力度尚有欠缺。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)，安康市共有160多個(gè)科研單位和社會(huì)組織，所以相關(guān)合作僅僅是極少部分，合作對(duì)象有待進(jìn)一步拓展。安康市檔案館“信息挖掘部”將主要精力放在網(wǎng)絡(luò)信息挖掘中，沒(méi)有形成規(guī)范的合作流程，使得一些合作活動(dòng)處于初級(jí)階段，難以發(fā)揮出應(yīng)有的合力。

三、地方檔案館信息挖掘工作的優(yōu)化策略

（一）不斷拓展檔案信息挖掘范圍

按照“檔案整體觀”的思路，一個(gè)地區(qū)的發(fā)展離不開(kāi)多元文化的支持，而檔案信息則是地域文化的真實(shí)寫照，所以豐富檔案資源庫(kù)至關(guān)重要[5]。地方檔案館的信息挖掘工作不僅要涵蓋公共領(lǐng)域的所有檔案，還要注重各類社會(huì)組織及個(gè)人的檔案資源的收集，許多民間檔案蘊(yùn)含著豐富的歷史，加大民間檔案的信息采集已成為地方檔案館的一種發(fā)展趨勢(shì)。

首先，是修改民間檔案信息挖掘條例，進(jìn)一步拓展挖掘范圍。地方檔案館在開(kāi)展信息挖掘工作的過(guò)程中，通常會(huì)制定民間檔案信息挖掘條例，但信息挖掘范圍有限，難以發(fā)揮出這方面的優(yōu)勢(shì)，這就需要進(jìn)一步拓展挖掘范圍。安康市擁有豐富的民間藝術(shù)資源，如蠟染、刺繡、編織、剪紙等，還有大量的歷史風(fēng)貌建筑、中華老字號(hào)等，這些資源具備較高的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，充分反映出安康市的發(fā)展變遷痕跡，需要進(jìn)行保存和傳承，所以應(yīng)納入檔案信息挖掘范圍。例如，檔案信息挖掘條例的第五條為：“凡是能夠反映本市各時(shí)期的風(fēng)俗民情、地域風(fēng)貌、宗教信仰、生活習(xí)慣、城市改造、名勝古跡等，都要進(jìn)行廣泛的檔案信息挖掘?！备鶕?jù)優(yōu)化策略可以改為：“凡是能夠反映本市各時(shí)期的風(fēng)俗民情、地域風(fēng)貌、宗教信仰、生活習(xí)慣、城市改造、名勝古跡、中華老字號(hào)、民間藝術(shù)等，都要進(jìn)行廣泛的檔案信息挖掘。”

其次，是加強(qiáng)微觀檔案的信息挖掘工作。微觀檔案通常指的是家庭檔案。它記載了每一個(gè)家庭的日常活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐情況，可以比較真實(shí)地反映出城鄉(xiāng)歷史面貌。微觀檔案有助于對(duì)一個(gè)地區(qū)內(nèi)的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行研究，為地方社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、地方志編寫提供必要的素材[6]。通過(guò)微觀檔案信息的廣泛挖掘，可以充分反映出一個(gè)地區(qū)自改革開(kāi)放以來(lái)的發(fā)展情況，體現(xiàn)出廣大群眾家庭生活的變化。針對(duì)安康市的發(fā)展現(xiàn)狀，我們建議增加檔案信息挖掘條例內(nèi)容：“凡是家庭或者個(gè)人在改革開(kāi)放進(jìn)程中見(jiàn)證了重大事件的檔案信息，包括照片、影像、文字等，都應(yīng)納進(jìn)檔案信息挖掘范圍；凡是家族在群體生產(chǎn)、生活中產(chǎn)生的檔案信息，例如族譜、家譜、回憶錄等，也要納進(jìn)檔案信息挖掘范圍?！?/p>

（二）提高檔案信息資源的利用效率

檔案信息挖掘有多種方式，當(dāng)挖掘類型不同時(shí)，檔案信息的所有權(quán)也有所不同[7]。有些信息是地方檔案館主動(dòng)挖掘或者通過(guò)信息購(gòu)買所獲得的，檔案館擁有信息的所有權(quán)，此類檔案信息如果沒(méi)有涉及到國(guó)家機(jī)密或者個(gè)人隱私，理應(yīng)向公眾開(kāi)放，以得到更多的利用。另外一些檔案信息則是他人提供，所有權(quán)的明確程度不夠，這就需要地方檔案館進(jìn)行區(qū)別對(duì)待。地方檔案館應(yīng)鑒于檔案信息的這種特殊性，主動(dòng)與提供者達(dá)成相關(guān)協(xié)議，劃分信息的所有權(quán)以及利用權(quán)。信息提供者同意向公眾全部開(kāi)放或者部分開(kāi)放，都要在相關(guān)協(xié)議中加上說(shuō)明，這樣可以防止侵權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。而對(duì)于檔案信息資源的利用權(quán)，我們只有在明確了所有權(quán)之后，才能加以利用。檔案信息資源的利用應(yīng)有豐富的配套措施，包括服務(wù)平臺(tái)、專題目錄、檢索工具等，都是必不可少的輔助載體，只有在配套措施齊全的情況下，才能進(jìn)一步提高檔案信息資源的利用效率。如今已進(jìn)入自媒體時(shí)代，地方檔案館可以使用更多的輔助平臺(tái)，如微博、微信等，不斷擴(kuò)大檔案信息的傳播范圍，使檔案資源的利用率得到有效提高，促進(jìn)整個(gè)信息挖掘工作進(jìn)入良性發(fā)展軌道。檔案信息挖掘不僅是一個(gè)收集和保存的過(guò)程，更是一個(gè)傳播和利用的過(guò)程，只有開(kāi)發(fā)更多的利用權(quán)，強(qiáng)化信息資源的利用效率，才能使檔案信息挖掘更加有目的性。

（三）促進(jìn)檔案信息挖掘工作的業(yè)界部門合作

地方檔案館雖然是一個(gè)獨(dú)立的部門，但信息挖掘工作也需要業(yè)界部門的合作。它的合作對(duì)象除了圖書(shū)館、情報(bào)部門等密切相關(guān)的單位之外，還應(yīng)當(dāng)包括科研單位、社會(huì)組織等。首先，圖情檔是一個(gè)龐大的有機(jī)整體，向來(lái)有合作傳統(tǒng)。地方檔案館可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步拓展合作渠道，通過(guò)資源共享對(duì)圖書(shū)館和情報(bào)部門的相關(guān)檔案信息進(jìn)行充分吸收。其次，地方科研單位承擔(dān)著一個(gè)地區(qū)的科學(xué)技術(shù)研究重任，對(duì)于地區(qū)的發(fā)展起到了重要促進(jìn)作用，由此形成了豐富的科技檔案資源，地方檔案館應(yīng)加強(qiáng)與科研單位的合作，挖掘出更多的科學(xué)技術(shù)檔案信息。此外，社會(huì)組織也是促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、民生、文化發(fā)展的關(guān)鍵元素，地方檔案館強(qiáng)化與社會(huì)組織的合作，有利于豐富自身檔案資源的種類和數(shù)量。最后，地方檔案館還要善于利用上下級(jí)的關(guān)系，形成良好的合作意向，本著資源交換、合作共贏的目的，挖掘出更多關(guān)于本地區(qū)的珍貴檔案資源。在與業(yè)界部門合作的過(guò)程中，地方檔案館應(yīng)關(guān)注信息挖掘內(nèi)容是否存在重疊現(xiàn)象，這樣可以節(jié)省一定的人力、物力和時(shí)間，有效提高信息挖掘效率。地方檔案館信息挖掘工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，在各業(yè)界部門的協(xié)助下，有利于檔案信息挖掘的健康、穩(wěn)定、常態(tài)化發(fā)展。

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