辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究

李峰

[摘 要]隨著科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步，辦公環(huán)境自動化越來越被廣泛普及，醫(yī)院檔案管理也在辦公自動化的大環(huán)境下得到發(fā)展。如何利用辦公自動化環(huán)境使醫(yī)院檔案管理得到更好的發(fā)展，是當(dāng)前各大醫(yī)院普遍面臨的一個問題。文章結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，綜合分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的重要意義，以及當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，深入探討在辦公自動化的發(fā)展環(huán)境下，如何更好地發(fā)展醫(yī)院檔案管理。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.03.145

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院日常運(yùn)行的重點(diǎn)工作之一，對維系醫(yī)院工作的有序性具有關(guān)鍵意義。醫(yī)院檔案的管理好壞直接影響著醫(yī)院自身的發(fā)展，在一定程度上推動著醫(yī)院醫(yī)療水平的進(jìn)步。隨著科技的進(jìn)步和衛(wèi)生醫(yī)療體制的改革與發(fā)展，自動化的辦公環(huán)境越來越被廣大人民群眾所青睞，醫(yī)院檔案管理在自動化辦公環(huán)境的發(fā)展之下，逐漸擺脫了傳統(tǒng)形勢下檔案管理模式，越來越趨于現(xiàn)代化。應(yīng)用辦公自動化技術(shù)進(jìn)行的醫(yī)院檔案管理，在提高工作效率的同時，也給傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作帶來了不小的沖擊力。醫(yī)院只有順應(yīng)時代的發(fā)展，在辦公自動化的發(fā)展趨勢下，不斷轉(zhuǎn)變自身的檔案管理模式，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理得以更好地發(fā)展。

1 辦公自動化的內(nèi)涵及其意義

1.1 辦公自動化的基本內(nèi)涵

通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的有效利用，從而加快信息的流動，使信息能夠完成自動發(fā)送、傳輸、接收和存儲，進(jìn)而增強(qiáng)信息的真實(shí)性和可靠性。辦公自動化在改變手工歸檔管理方式的同時，不僅提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率，而且提高了醫(yī)院檔案管理信息的可靠性與完整性。因此，辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的作用不可小覷。

1.2 辦公自動化的意義

辦公自動化技術(shù)首先在提高了醫(yī)院檔案管理工作效率的同時，打破了傳統(tǒng)的醫(yī)院手工歸檔的檔案管理工作，使醫(yī)院檔案管理工作更加合理化，檢索功能也更加方便、快捷。[1]其次辦公自動化的醫(yī)院檔案管理是以計(jì)算機(jī)操作為基礎(chǔ)的，因此，醫(yī)院檔案管理人員在檔案管理工作上將面臨著不小的挑戰(zhàn)，自動化的醫(yī)院檔案管理辦公要求醫(yī)院檔案管理人員能夠熟練地應(yīng)用自動化的辦公設(shè)備，在不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)的同時提高業(yè)務(wù)操作水平。

辦公自動化促進(jìn)了醫(yī)院檔案存儲管理的多樣性，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理采用手工歸檔的方式，檔案存儲的載體大多為紙質(zhì)版，傳統(tǒng)的檔案歸檔方式不利于檔案完整保存。辦公自動化下的醫(yī)院檔案存儲的載體由單一的紙質(zhì)版向更多方面過渡，例如，出現(xiàn)電子、聲音、音像等多種方式的存儲載體，新型載體的出現(xiàn)方便了醫(yī)院檔案管理的讀取，也使醫(yī)院的檔案得以更好地保存。

此外，辦公自動化在促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的分門別類上具有關(guān)鍵意義，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案分檔方式使各個科室的檔案分散管理，查找起來相對困難。辦公自動化的檔案管理方式使醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，不僅極大地方便了檔案的查找與歸檔，而且有利于各個科室間的檔案資源共享，使調(diào)閱檔案信息擺脫了空間上的限制，同時也使得檔案的存儲、歸檔、審批和查閱更具有規(guī)范性。[2]

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理的保密性相對較低

網(wǎng)絡(luò)作為一把雙刃劍，信息技術(shù)在方便人們學(xué)習(xí)生活的同時，也帶來了一定的安全隱患。在電腦黑客飛速發(fā)展的今天，存儲文件的防盜性與保密性越來越受到挑戰(zhàn)，電子文件相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件更容易被修改，電子病歷不僅涉及患者的隱私，而且包含醫(yī)院對于患者的診療記錄，因此，對電子病歷進(jìn)行充分的保密是至關(guān)重要的。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有待加強(qiáng)

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作與傳統(tǒng)的手工檔案歸檔工作存在不同，現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員不能停留在紙質(zhì)版的檔案管理模式之下，傳統(tǒng)的檔案管理人員因?yàn)槿狈ΜF(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)性培訓(xùn)，因此很難適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式。[3]辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，要求檔案管理人員在不斷提高自身檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，能夠緊追潮流，不斷加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)和檔案管理的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)水平。

2.3 辦公自動化檔案管理系統(tǒng)性不夠完善

大多數(shù)醫(yī)院的辦公自動化檔案管理系統(tǒng)發(fā)展不夠健全，許多辦公自動化檔案管理系統(tǒng)還存在或多或少的問題，醫(yī)院對辦公自動化檔案管理系統(tǒng)軟件制作的投入較少，對軟件制作的不夠重視，因此直接導(dǎo)致軟件開發(fā)商設(shè)計(jì)出的軟件質(zhì)量不高，脫離實(shí)際且導(dǎo)致軟件的實(shí)際運(yùn)行存在著問題。[4]

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展策略

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的安全化

辦公自動化的不斷推進(jìn)加深了醫(yī)院檔案管理的存儲風(fēng)險，因此，醫(yī)院必須提高對檔案管理的安全力度。維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全以保證醫(yī)院檔案不會被惡意泄露，通過對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)的操作，從而保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個部分不會被遭到破壞。醫(yī)院患者病例檔案關(guān)乎患者的治療進(jìn)程，對患者的診治及康復(fù)治療具有重要意義。因此，醫(yī)院在開展自動化辦公的過程中，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理安全信息的保護(hù)力度，對辦公自動化軟件應(yīng)建立起安全的保護(hù)措施，以保證辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的順利進(jìn)行。

3.2 制定出科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)直接影響著醫(yī)院檔案管理的有效開展，醫(yī)院檔案管理工作主要通過對檔案信息的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用等。因此，檔案制定的標(biāo)準(zhǔn)必須具有科學(xué)性，以確保檔案的管理更符合醫(yī)院工作的進(jìn)程，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該對檔案進(jìn)行認(rèn)真篩選，科學(xué)地進(jìn)行分類歸檔，從而確保檔案信息資源得以留存下來。

3.3 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作，要求醫(yī)院檔案管理工作人員能夠順應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革的發(fā)展?fàn)顩r，在醫(yī)院檔案管理工作逐漸復(fù)雜化的今天，能夠順應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展，通過對檔案管理等專業(yè)基礎(chǔ)知識的技能培訓(xùn)，不斷提升自身的檔案管理工作水平。醫(yī)院也應(yīng)該為檔案管理工作者技能培訓(xùn)的開展提供便利，例如，開展醫(yī)院之間檔案管理的研究和定期組織檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流，都能夠有效促進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)管理水平。

3.4 對醫(yī)院檔案進(jìn)行合理利用

醫(yī)院檔案管理的發(fā)展離不開對檔案資源的開發(fā)利用，將檔案信息與病患服務(wù)有效結(jié)合，從而使檔案管理信息在醫(yī)療診治中發(fā)揮出更大的作用。通過對檔案資源的有效利用，分析醫(yī)療信息等方面對檔案資源進(jìn)行整合，使醫(yī)院的檔案管理能夠更好地服務(wù)于廣大病患，充分對檔案資源進(jìn)行有效利用，為醫(yī)院領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)生在不斷提高臨床經(jīng)驗(yàn)、科研、管理等方面提供相關(guān)的信息。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)對檔案資源加以充分的利用，不斷提高檔案管理水平。

4 結(jié) 論

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理不但能夠加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范力度，而且對于合理利用醫(yī)療資源有著重要的意義。在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理的發(fā)展既面臨著機(jī)遇也充滿了挑戰(zhàn)，因此，只有醫(yī)院檔案管理工作不斷地與辦公自動化技術(shù)相結(jié)合，在不斷提高醫(yī)院檔案管理水平的基礎(chǔ)上提高檔案管理的工作效率。通過不斷對自動化辦公加以完善，在使醫(yī)院意識到自動化辦公的重要性，從而對自動化辦公加以有效地利用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 薛理花.基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探析 [J].商，2015（25）： 36，79.

[2] 梁惠志.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性 [J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：190.

[3] 吳冬冬，宋洪偉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究 [J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（7）：95-96.

[4] 金燕玲.醫(yī)院病案檔案的自動化管理體會 [J].大家健康：中旬版，2015（3）：254-255.endprint