論如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務(wù)效用

梁曉蓉

[摘 要] 企業(yè)的檔案材料是對(duì)企業(yè)歷史發(fā)展的記錄與見證，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息、人事信息、生產(chǎn)信息、銷售信息和相關(guān)的管理制度等均需要用相關(guān)載體進(jìn)行記錄，而這些材料信息在企業(yè)改革發(fā)展中不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略重組提供重要的參考信息，還能讓企業(yè)在解決員工安置、員工訴求和工齡認(rèn)定等問題上迅速找到相關(guān)的憑證依據(jù)。在企業(yè)深化改革的過(guò)程中，檔案管理工作為企業(yè)、員工和社會(huì)起到了不可或缺的服務(wù)作用。對(duì)此，本文以此為課題，研究了檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的作用，并提出了檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)措施，以期研究結(jié)論能為企業(yè)檔案管理工作提供一點(diǎn)參考性建議。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；企業(yè)；改革；服務(wù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 054

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）01- 0134- 03

0 引 言

隨著供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的不斷深入，企業(yè)進(jìn)行改革與重組成為大勢(shì)所趨。企業(yè)在改革與重組的過(guò)程中所涉及的層面復(fù)雜且廣泛，既涉及生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，又涉及改革過(guò)程中所產(chǎn)生的人員安置與調(diào)配等，這些復(fù)雜的改革過(guò)程需要檔案材料為其提供真實(shí)可靠的憑證依據(jù)，以便企業(yè)管理層做出科學(xué)有效的正確決策。在企業(yè)改革發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)檔案管理既要根據(jù)企業(yè)管理者的要求充當(dāng)信息的提供者，又要站在企業(yè)發(fā)展的角度積極主動(dòng)地為企業(yè)管理者提供便捷的檔案服務(wù)。從而充分發(fā)揮檔案管理助力企業(yè)改革發(fā)展的重要作用。

1 檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的作用

1.1 有利于企業(yè)完善人事工作

企業(yè)檔案是企業(yè)從建立之初為記錄企業(yè)員工信息、技術(shù)信息、生產(chǎn)信息、財(cái)務(wù)信息、銷售信息以及企業(yè)的相關(guān)管理制度信息的文件材料。這些文件材料記錄了企業(yè)發(fā)展至今的工作經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)等，具有重要的歷史價(jià)值和使用價(jià)值。企業(yè)在深化改革的過(guò)程中，需要對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷史、現(xiàn)狀、人員情況等進(jìn)行充分分析與研判，同時(shí)，在改革過(guò)程中也必然會(huì)面臨人事梳理、員工安置、員工工齡認(rèn)定、優(yōu)秀員工的選拔以及解決相關(guān)員工訴求等問題。而這些分析與研判及解決這些問題均需要真實(shí)、有效、全面的檔案資料作為相關(guān)的信息依據(jù)。以四川沱牌舍得酒業(yè)股份有限公司為例，2016年四川沱牌舍得酒業(yè)股份有限公司實(shí)施改制工作，在改制工作中企業(yè)面臨著解決員工安置等問題，據(jù)此，該企業(yè)檔案管理部門通過(guò)為企業(yè)提供3萬(wàn)余卷的人事檔案資料與憑證，從而幫助企業(yè)解決了5 343人次的員工安置和工齡認(rèn)定問題，幫助企業(yè)順利完成了戰(zhàn)略重組和解決員工訴求等工作。由此可見，檔案管理在企業(yè)深化改革的過(guò)程中能夠促進(jìn)企業(yè)完善人事管理工作。

1.2 為企業(yè)戰(zhàn)略重組提供支持

供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革背景下，企業(yè)需要對(duì)自身的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事等各個(gè)部門和崗位進(jìn)行重新梳理，進(jìn)而需了解企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)水平、生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、銷售情況、財(cái)務(wù)情況、各崗位的設(shè)置情況和崗位職責(zé)、各員工的工作能力和家庭情況等。在充分掌握及分析企業(yè)的這些情況后，企業(yè)才能根據(jù)這些信息來(lái)明確企業(yè)的生產(chǎn)方向、產(chǎn)量大小、長(zhǎng)短期戰(zhàn)略布局以及根據(jù)財(cái)務(wù)信息、生產(chǎn)信息、市場(chǎng)信息等制定設(shè)備引進(jìn)方案、崗位調(diào)節(jié)方案、流程精簡(jiǎn)方案、產(chǎn)品研發(fā)及創(chuàng)新方案等。以四川沱牌舍得酒業(yè)股份有限公司為例，企業(yè)在2012年3月為了解決營(yíng)銷公司在新疆業(yè)務(wù)區(qū)的應(yīng)收賬款，依靠檔案管理部門所提供的資料，幫助公司挽回經(jīng)濟(jì)損失229.8萬(wàn)元，同年9月，同樣依靠檔案資料幫助公司解決了“回旋天地，潤(rùn)澤人間”商標(biāo)標(biāo)識(shí)與中國(guó)移動(dòng)通信公司標(biāo)識(shí)的爭(zhēng)議案件。由此可見，檔案材料在多年記錄及梳理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)信息的過(guò)程中，能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略重組工作提供及時(shí)有效的歷史信息，幫助企業(yè)在戰(zhàn)略重組過(guò)程中解決相關(guān)問題或困難。

1.3 為企業(yè)文化建設(shè)提供素材

企業(yè)文化建設(shè)也是企業(yè)深化改革的重要組成部分。企業(yè)文化能夠凝聚人心，強(qiáng)化員工對(duì)企業(yè)的歸屬感，增強(qiáng)員工的工作積極性。企業(yè)文化的建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中關(guān)于企業(yè)的發(fā)展理念和價(jià)值觀會(huì)隨著時(shí)代的變化而變化。企業(yè)從建設(shè)之初會(huì)根據(jù)創(chuàng)始人的價(jià)值觀念形成一定的企業(yè)文化，在后期的企業(yè)建設(shè)中企業(yè)文化會(huì)隨著企業(yè)的壯大而不斷發(fā)展，企業(yè)文化的發(fā)展具有一定的歷史性，而企業(yè)文化的建設(shè)需依存這些歷史性，即根據(jù)企業(yè)的發(fā)展歷程、戰(zhàn)略思想、企業(yè)文化建設(shè)的歷史故事等材料，從中不斷提煉文化精髓并通過(guò)一定的載體將其傳播出去，形成企業(yè)文化。據(jù)此，四川沱牌舍得酒業(yè)股份有限公司為了更好地建設(shè)企業(yè)文化，積極利用13 736卷檔案資料，編史修志、工作查考和案件取證，編制了《公司志》《公司大事記》《釀務(wù)實(shí)錄》《中華老字號(hào)——沱牌篇》等，為企業(yè)的思想教育、酒文化宣傳和企業(yè)文化建設(shè)提供了多方位、深層次的參考信息。使得企業(yè)檔案成為企業(yè)文化建設(shè)的重要信息載體。

2 檔案管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)措施

2.1 建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)檔案從建設(shè)之初到企業(yè)發(fā)展至今所積累下來(lái)的檔案卷宗可以用海量來(lái)形容，而這些海量的紙質(zhì)化檔案不管是從檔案管理者角度，還是從檔案使用者角度而言，均體現(xiàn)出煩瑣和低效的特征。紙質(zhì)化檔案在長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，即使保存條件完好，也易出現(xiàn)紙張破損和字跡色澤退化等弊端，紙質(zhì)化檔案除了不易長(zhǎng)期保持等特點(diǎn)外，也給檔案保存的硬件設(shè)施和調(diào)閱人的閱讀增加了較大的負(fù)擔(dān)。為了提高檔案管理效率以及確保檔案信息全面、真實(shí)等，建議企業(yè)建立全面性檔案管理信息系統(tǒng)，即企業(yè)的所有檔案通過(guò)相應(yīng)的掃描設(shè)備、拍攝設(shè)備、錄音設(shè)備和計(jì)算機(jī)等，將其轉(zhuǎn)換成電子化檔案。檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案的保管、調(diào)閱、讀取等均設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，不同權(quán)限相對(duì)人行使相應(yīng)的閱讀權(quán)限，信息系統(tǒng)能夠通過(guò)調(diào)閱人的賬號(hào)和密碼了解檔案調(diào)閱信息，同時(shí)，調(diào)閱人能夠通過(guò)關(guān)鍵字搜索，來(lái)快速檢索符合條件的檔案信息，從而提高檔案閱讀效率。endprint

2.2 健全檔案管理制度流程

檔案管理制度流程的設(shè)立需要本著為企業(yè)改革發(fā)展服務(wù)為原則，既為企業(yè)改革發(fā)展提供全面、真實(shí)、有效的檔案信息，又為企業(yè)改革發(fā)展提供便捷高效的檔案查詢服務(wù)。據(jù)此，檔案管理制度流程的制定，一是需要根據(jù)《檔案法》《檔案著錄規(guī)則》等宏觀文件為操作指導(dǎo)，再結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，建立檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度和檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案統(tǒng)計(jì)與保密制度等。二是根據(jù)便捷檔案使用人查閱檔案原則，為每一份檔案建立內(nèi)容提要或核心摘要，并對(duì)必要檔案建立相應(yīng)的目錄索引，讓檔案使用者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到相關(guān)文件信息。三是健全檔案管理考核制度和責(zé)任追究制度，對(duì)檔案在管理和調(diào)閱過(guò)程中可能出現(xiàn)的檔案遺失、檔案破損、信息泄露、著錄不真實(shí)全面等問題建立考核標(biāo)準(zhǔn)，并明確相關(guān)責(zé)任人與責(zé)任，確保檔案管理符合相關(guān)保管標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 樹立積極主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)以企業(yè)改革發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)為服務(wù)目標(biāo)，在部門內(nèi)部大力宣傳主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。要求檔案管理人員根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展中所需要的檔案信息，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔與細(xì)分，積極主動(dòng)地根據(jù)檔案使用人的相關(guān)要求推薦或提供相關(guān)檔案材料。并根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展的要求，積極深入各個(gè)職能部門，與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行良好的溝通，將各部門的重要文件信息進(jìn)行及時(shí)整理與歸檔。在檔案歸檔的過(guò)程中，主動(dòng)研究企業(yè)在改革發(fā)展過(guò)程中可能需要的相關(guān)文件信息，根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展的要求最大化細(xì)分檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并主動(dòng)了解檔案的相關(guān)信息內(nèi)容，積極主動(dòng)地為企業(yè)決策層提供全面有效的檔案參考資料，助力企業(yè)更好地制定相關(guān)改革決策。

3 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在改革發(fā)展的過(guò)程中必然需要企業(yè)的檔案材料作為改革發(fā)展的決策依據(jù)。企業(yè)改革重組涉及內(nèi)容多而廣，既涉及戰(zhàn)略決策，又關(guān)系到人員的選拔與安置等，而這些重要決策的制定需要企業(yè)能夠?yàn)槠涮峁┤婵煽康膮⒖夹畔?。企業(yè)的檔案材料從積累至今已經(jīng)成為了海量的卷宗材料，在海量的信息中如何為檔案使用人提供快速準(zhǔn)確的檔案信息，需要檔案管理部門建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，并積極利用信息技術(shù)輔助檔案管理，以及樹立積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，才能讓檔案管理真正為企業(yè)改革發(fā)展所服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]李雪蓮，趙巖.如何發(fā)揮檔案管理在人事管理的作用[J].中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)，2011（3X）：378.

[2]馬玲.淺談檔案工作在服務(wù)企業(yè)發(fā)展中的作用[J].中國(guó)科技縱橫，2010（20）：196.

[3]顧君秋.試析新時(shí)期國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2016（22）：344.

[4]葉麗雯.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：63.endprint