大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究

楊永久

[摘 要] 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)發(fā)展已經(jīng)逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求。本文主要就大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化進(jìn)行了研究和探討，希望可以為我國檔案管理模式的改革和創(chuàng)新提供積極的建議。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；檔案管理；方式轉(zhuǎn)變

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 047

[中圖分類號(hào)] G270.7；G271.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）01- 0120- 02

0 引 言

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)信息、云計(jì)算等信息技術(shù)的迅速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨奠定了良好的基礎(chǔ)，隨著社會(huì)各界對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代重視程度的不斷提高，檔案管理工作也進(jìn)入了新的發(fā)展階段。這就要求檔案管理工作必須站在大數(shù)據(jù)視野下，沖破原有的思維模式，才能制定出適合我國檔案管理工作的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案建設(shè)面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案建設(shè)面臨的機(jī)遇

1.1.1 有價(jià)值檔案挖掘效率的提升

隨著我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)速度的不斷加快以及電子檔案信息的持續(xù)增加，電子檔案數(shù)據(jù)的信息量也呈現(xiàn)出日趨增大的趨勢(shì)。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，在深度挖掘海量檔案資源知識(shí)寶藏的過程中發(fā)揮著極為重要的作用。

1.1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案資源共享方面所發(fā)揮的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為檔案資源的共享奠定了良好的基礎(chǔ)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅實(shí)現(xiàn)了不同地域檔案之間的資源整合與共享，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)連接在一起的大量資源信息也為各地區(qū)檔案館的信息分享提供了全新的平臺(tái)。

1.1.3 檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力所面臨的挑戰(zhàn)

為社會(huì)的發(fā)展保存和提供相應(yīng)的檔案資料是檔案管理工作的主要職責(zé)，其主要是進(jìn)行社會(huì)原始檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等工作。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)迅速增加的原始數(shù)據(jù)和現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的處理，而這對(duì)現(xiàn)階段檔案的存儲(chǔ)能力也提出了新的要求。

1.2 檔案數(shù)據(jù)建設(shè)所面臨的安全問題

數(shù)據(jù)資源的安全是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息在開發(fā)和利用的過程中難免會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄密、丟失以及篡改的現(xiàn)象[1]。所以，檔案管理人員在實(shí)際應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，必須對(duì)檔案管理工作過程中存在的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)予以充分的重視，同時(shí)根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)和要求采取積極有效的措施預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)的方式，才能確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)作用的發(fā)揮離不開專業(yè)人才的操作，但是就目前而言檔案數(shù)據(jù)分析人才的短缺已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率提升的重要因素。所以，加強(qiáng)檔案分析人才培訓(xùn)和儲(chǔ)備的力度，是現(xiàn)階段檔案管理部門所面臨的主要問題。

2 檔案管理思維方式在大數(shù)據(jù)視野下的轉(zhuǎn)變

2.1 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式由于受到時(shí)間、地域以及利用手段等各方面因素的制約而無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作所提出的要求。因此為了有效應(yīng)對(duì)日益提高的檔案利用需求，檔案管理部門必須根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的特點(diǎn)樹立網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維模式，才能確保我國檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作來說，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維模式的建立，必須加大大數(shù)據(jù)技術(shù)手段利用的力度，才能從根本上促進(jìn)檔案管理服務(wù)效率的穩(wěn)步提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣和應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了深度挖掘與分析檔案數(shù)據(jù)資源的目的，同時(shí)檔案管理服務(wù)也實(shí)現(xiàn)了根據(jù)用戶的喜好推薦滿足用戶需求的信息，降低了檔案數(shù)據(jù)資源查閱的難度以及不確定性。所以，檔案管理部門必須在海量數(shù)據(jù)和先進(jìn)分析技術(shù)的基礎(chǔ)上，加大服務(wù)模式改革和創(chuàng)新的力度，才能促進(jìn)檔案資源精確性以及利用效率的全面提升。另外，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案服務(wù)向社會(huì)化、多元化的方向不斷發(fā)展，檔案管理部門必須以服務(wù)企業(yè)滿足客戶個(gè)性化需求為基礎(chǔ)，為用戶提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的檔案服務(wù)模式，才能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作所提出的要求。另外，隨著檔案服務(wù)模式的不斷升級(jí)，檔案管理人員必須根據(jù)檔案信息資源的特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)分析庫，才能滿足廣大用戶所提出的多樣化、個(gè)性化的檔案服務(wù)需求。

2.2 信息化思維模式的轉(zhuǎn)變

以信息技術(shù)和技術(shù)人員為基礎(chǔ)的信息化發(fā)展模式是大數(shù)據(jù)時(shí)代我國檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。而信息化思維模式要求檔案管理工作在開展的過程中必須站在信息化視角下認(rèn)識(shí)事物、分析矛盾、處理問題，才能確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，要求檔案管理部門必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立高效、便捷的檔案信息管理體系，才能發(fā)揮出檔案管理服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的積極作用。在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诒４娴碾娮訖n案信息。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的管理不僅有助于檔案信息的存儲(chǔ)同時(shí)也便于檔案信息的傳輸，為檔案信息利用效率的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。就目前的檔案資源數(shù)字化建設(shè)而言主要有以下幾方面：①數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立[2]；②全數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立。就檔案資源數(shù)字化建設(shè)對(duì)象而言主要有以下兩方面的內(nèi)容：首先是實(shí)現(xiàn)原有紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)；其次是及時(shí)保存并歸檔已經(jīng)形成的電子文件。③檔案資源的數(shù)據(jù)化管理。雖然數(shù)字化已經(jīng)擁有了相應(yīng)的圖像，但是這些圖像只有在人閱讀的情況下才能轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的信息。所以，檔案管理部門必須根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，加大檔案資源數(shù)字化向內(nèi)容數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化建設(shè)的力度，促進(jìn)檔案管理層面認(rèn)識(shí)的提高，才能確保大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理與服務(wù)效率的全面提升。一旦實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，不僅有助于人們閱讀檔案資源，同時(shí)也為計(jì)算、分析檔案資源奠定了良好的基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，利用先進(jìn)的技術(shù)手段和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，不僅有助于檔案管理向數(shù)據(jù)層面的深入，同時(shí)也促進(jìn)了數(shù)據(jù)管理效率和質(zhì)量的有效提升。所以，檔案資源的信息化思維模式不僅促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案信息化管理效率的提升，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源利用效率全面提升的目的，為我國檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定了良好的基礎(chǔ)。endprint

2.3 技術(shù)性思維模式的轉(zhuǎn)變

西方發(fā)達(dá)國家在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中所形成的技術(shù)性思維，對(duì)于深度挖掘檔案資源信息的價(jià)值具有極為重要的意義。這一思維模式的出現(xiàn)不僅推動(dòng)了技術(shù)的全面發(fā)展，同時(shí)也完成了標(biāo)準(zhǔn)化模式的建立，為檔案資源管理效率的穩(wěn)步提升奠定了良好的基礎(chǔ)。因此，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案管理工作必須根據(jù)新形勢(shì)下檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際情況，加大新技術(shù)研究和應(yīng)用的力度，建立統(tǒng)一的檔案資源存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)檔案資源利用效率的不斷提升。而檔案管理部門在推廣和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，必須積極地推動(dòng)檔案管理工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變，才能促進(jìn)檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升[3]。比如，針對(duì)檔案資源的深度挖掘，工作人員針對(duì)檔案資源的深度挖掘必須建立在數(shù)據(jù)的分析和檔案的服務(wù)體系不斷完善的基礎(chǔ)上，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，用戶對(duì)檔案資源信息所提出的要求也不斷地提高，而這對(duì)于現(xiàn)階段的檔案管理服務(wù)模式也提出了新的要求。而這就要求檔案管理人員必須根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)所提出的要求，充分利用語義分析、人工智能、知識(shí)圖譜等大數(shù)據(jù)技術(shù)分析和挖掘海量檔案資源中具有較高價(jià)值的檔案資源，才能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作服務(wù)體系建立的要求。所以，技術(shù)性思維模式的推廣和應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的跨越式發(fā)展，同時(shí)也滿足了大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作所提出的要求。

2.4 共享性思維模式的轉(zhuǎn)變

資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源管理工作最大的特點(diǎn)。而檔案信息的共享必須建立在檔案信息資源的共建上，也就是說只有地區(qū)檔案信息資源形成統(tǒng)一的有機(jī)整體，建立大范圍的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。檔案資源的信息共享不僅滿足了信息時(shí)代用戶對(duì)檔案服務(wù)工作所提出的要求，同時(shí)也為我國檔案信息服務(wù)社會(huì)理念的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。但是由于現(xiàn)階段我國檔案信息資源的共享還存在大多數(shù)數(shù)據(jù)庫都存在著孤立和分散鏈接的方式，所以也就無法建立縱向與橫向檔案資源信息的共享平臺(tái)。根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的相互連通以及各區(qū)域檔案之間資源的全面共享，首先，必須建立全新的數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)。以原始檔案記錄為基礎(chǔ)建設(shè)檔案總管數(shù)字化檔案，同時(shí)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求加大云計(jì)算、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)應(yīng)用的力度，為檔案資源社會(huì)化服務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好的氛圍；其次，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源管理的要求，促進(jìn)檔案管理工作大數(shù)據(jù)水平的全面提升，才能將檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值最大限度地體現(xiàn)出來。

3 結(jié) 語

總之，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案管理人員必須充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，加大檔案管理開拓創(chuàng)新的力度，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快我國檔案資源整合的步伐，才能打造出適合我國檔案數(shù)據(jù)資源共享的模式和平臺(tái)，為我國檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

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