加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析

嚴(yán)繼瑩/浙江師范大學(xué)行知學(xué)院

方文彬/浙江師范大學(xué)研究生院

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動中形成的具有保存價值的材料，是教學(xué)過程的真實(shí)記錄。高校教學(xué)檔案作為重要的教學(xué)資料，是有效開展教學(xué)的基礎(chǔ)，也是反映和評估高校教學(xué)質(zhì)量及管理水平的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)時代，高校教學(xué)檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，如何通過加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理，切實(shí)提高高校教學(xué)檔案收集、管理和使用的效率，全面分析檔案數(shù)據(jù)，及時反饋教學(xué)情況，已成為高校的當(dāng)務(wù)之急。

1 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的重要意義

第一，是提高教學(xué)質(zhì)量的重要前提。大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理可以全面優(yōu)化工作流程、提高工作效率，從而最大限度地發(fā)揮檔案服務(wù)教學(xué)的職能，充分滿足高校教學(xué)改革與發(fā)展的需求，提高教育教學(xué)質(zhì)量。當(dāng)前，要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，重新梳理部門、院系之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，重構(gòu)教學(xué)檔案管理工作流程，從而有利于進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)秩序、優(yōu)化教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)過程。此外，隨著檔案管理數(shù)字化工作的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展需要，因此需要在推進(jìn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化工作，進(jìn)一步提高檔案的利用率。第二，是提升教學(xué)質(zhì)量的重要手段。高校教學(xué)檔案是反映和評估高校教學(xué)質(zhì)量及管理水平的重要依據(jù)，因此加強(qiáng)教學(xué)檔案管理能夠及時了解教學(xué)情況，進(jìn)而能把控教學(xué)的各環(huán)節(jié)，提高教學(xué)規(guī)范管理的程度。第三，是提供個性化服務(wù)的必然要求。高校可以通過設(shè)計開發(fā)教學(xué)檔案管理軟件，全面系統(tǒng)地分析教學(xué)運(yùn)行狀態(tài)數(shù)據(jù)，建設(shè)數(shù)字教學(xué)檔案信息資源體系，針對不同管理部門或服務(wù)對象的需求提供服務(wù)。如，收集檔案中反映學(xué)生成長過程的信息，提供學(xué)工部門為其進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析提供便利。

2 高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

一是管理制度陳舊。目前高校開展教學(xué)檔案管理往往沿用國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》等規(guī)范，囿于制定發(fā)布的年份較為久遠(yuǎn)，難以滿足當(dāng)前工作需求，其指導(dǎo)價值不斷弱化。如，隨著我國高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)的內(nèi)容、要求和形式發(fā)生了很大變化，目前高校推行教學(xué)網(wǎng)絡(luò)化管理、不斷簡化辦事流程、越來越多地使用電子文件，由此產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔越來越少，但若沿用傳統(tǒng)的工作規(guī)章，不得不將紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔，所以需要將電子文件打印出來再歸檔；再如，傳統(tǒng)的管理制度不要求收集反映大學(xué)生在校期間課業(yè)情況的資料，而近年來用人單位為考察大學(xué)生的綜合素質(zhì)，經(jīng)常要求高校提供這部分材料，但這部分材料沒有被收集歸檔，高校往往無法提供。

二是教學(xué)檔案數(shù)字化工作落后。目前高校校園信息化已經(jīng)普及，很多高校配備的信息化管理軟硬件都能夠滿足高校教學(xué)檔案信息化管理的基本需要，此外電子載體的大量應(yīng)用與數(shù)字傳播方式的興起也促進(jìn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步向數(shù)字檔案管理過渡。遺憾的是，高校教學(xué)檔案數(shù)字化工作仍然相對落后，“大多數(shù)高校的教學(xué)檔案資源庫建設(shè)還處于初始階段，還沒有建立案卷級目錄系統(tǒng)，而建立的文件級目錄系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)系統(tǒng)的高校更是少之又少”[1]。究其原因，在于高校缺少既懂檔案數(shù)字化管理又熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)流程的工作人員。筆者認(rèn)為，當(dāng)前加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵在于建設(shè)一支高素質(zhì)、懂業(yè)務(wù)的檔案管理隊(duì)伍，全面提升檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。

三是高校教學(xué)檔案開發(fā)利用工作亟待提升。長期以來，高校開展紙質(zhì)教學(xué)檔案管理工作的手段較為落后，主要通過手工操作來完成，因此檔案利用工作只能提供查閱或出具證明，不能利用互聯(lián)網(wǎng)提供遠(yuǎn)程開放式服務(wù)，無法滿足不同服務(wù)對象的個性化需求。筆者認(rèn)為，只有統(tǒng)籌高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與教學(xué)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩者相互協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)完全共享，才能快速利用教學(xué)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，為高校進(jìn)行教學(xué)改革提供更多的數(shù)據(jù)依據(jù)，同時及時分析并反饋高校教學(xué)成效的動態(tài)變化。

3 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析

“高校需要在全面了解和認(rèn)識大數(shù)據(jù)技術(shù)和時代背景的基礎(chǔ)上，制定出切實(shí)可行的校園檔案管理的工作準(zhǔn)則，并加強(qiáng)與檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)力度，為提高教學(xué)檔案的效率奠定良好的基礎(chǔ)”[2]。要及時工作理念，對高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行流程再造，并創(chuàng)新管理機(jī)制、路徑和服務(wù)方式，提升工作效益。

3.1 實(shí)現(xiàn)工作隊(duì)伍專業(yè)化

可以說，高校教學(xué)檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理迫切需要一大批既懂檔案業(yè)務(wù)、又熟悉教學(xué)管理、又熟練掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才，必須要“加強(qiáng)對教學(xué)檔案人才的專業(yè)知識的培養(yǎng)，包括網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，并輔之以先進(jìn)的服務(wù)理論和實(shí)踐，全面推進(jìn)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)，從整體上提高教學(xué)檔案的管理效率”[3]。

3.2 實(shí)現(xiàn)工作流程程序化

工作流程程序化是推進(jìn)教學(xué)檔案工作系統(tǒng)化建設(shè)的前提。根據(jù)大數(shù)據(jù)的相關(guān)要求，應(yīng)將高校教學(xué)檔案管理的復(fù)雜過程、數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效整合和流程再造，實(shí)現(xiàn)工作流程程序化、管理平臺系統(tǒng)化。高校教學(xué)檔案管理只有建立大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同部門之間教學(xué)信息的統(tǒng)一化收集、整理、分析、共享、開發(fā)與應(yīng)用，才能提高信息化管理效率與服務(wù)功能。同時，在程序化建設(shè)過程中還要注意數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，只有建立教學(xué)檔案管理系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能保證信息資源的統(tǒng)一管理和有效整合，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供便利。

3.3 實(shí)現(xiàn)部門間的協(xié)同化

實(shí)現(xiàn)部門間的協(xié)同化是推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的主要路徑。高校教學(xué)檔案管理是一個系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，不僅涉及校內(nèi)不同院系、不同職能部門，還涉及校外企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等，只有實(shí)現(xiàn)部門間的統(tǒng)一組織與協(xié)作，將與整個教學(xué)檔案管理相關(guān)的信息技術(shù)、功能與應(yīng)用等進(jìn)行整合與共享，盡量降低綜合應(yīng)用成本，實(shí)現(xiàn)和滿足校內(nèi)、校外不同群體的需求，才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的最大價值。在大數(shù)據(jù)時代，對高校內(nèi)部而言，要更加關(guān)注各檔案數(shù)據(jù)歸檔部門之間的關(guān)系，特別要與教學(xué)管理部門、各院系之間經(jīng)常溝通、交流和協(xié)作，及時關(guān)注教學(xué)改革進(jìn)程，確保教學(xué)檔案資料的及時性、一致性和完整性。對高校外部而言，在充分關(guān)注和利用社會的先進(jìn)技術(shù)、其他高校先進(jìn)管理理念和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，經(jīng)常保持互動與交流，主動分析企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的需求，提供高效、便捷、安全的檔案信息服務(wù)，搭建合作交流平臺。

3.4 實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)工作的個性化

教學(xué)檔案信息管理不受期限時間和存放空間限制，大數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案個性化管理與服務(wù)提供了無限可能。首先，教學(xué)檔案的個性化管理。教學(xué)檔案不再是統(tǒng)一的固定格式的紙質(zhì)資料，可以是視頻、數(shù)字照片、電子文檔等多種形式，院系、專業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，將有價值的、能反映教學(xué)特色的信息資料歸檔，這些特色檔案經(jīng)過若干年積累，完全可以如實(shí)反映教學(xué)改革過程和所取得的成效。其次，教學(xué)檔案的個性化應(yīng)用。高?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)提供遠(yuǎn)程開放式服務(wù)，根據(jù)教學(xué)環(huán)節(jié)、類型、方式、時間、成果等等進(jìn)行整體查詢、統(tǒng)計，或分院系、專業(yè)等進(jìn)行查詢、統(tǒng)計，也可以根據(jù)大學(xué)生個體的教育教學(xué)情況，全面展示大學(xué)生個人能力的成長變化過程、校內(nèi)外指導(dǎo)教師評價和在校期間所取得的各種獎勵等，不僅滿足大學(xué)生、高校和社會不同群體對檔案的多樣化需求，還能根據(jù)教學(xué)評估需要提供高效、快速、全面的數(shù)據(jù)信息分析，形成各種各類檔案編研材料并及時反饋教學(xué)管理部門，增強(qiáng)教學(xué)檔案的針對性、實(shí)用性，不斷提高高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]尹黎莉.大數(shù)據(jù)背景下高校教學(xué)檔案信息化管理[J].蘭臺內(nèi)外,2016(5):28.

[2]孟霞光.淺議高校教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策[J].天津市教科院學(xué)報,2013(21):51.

[3]張叔琴.高校教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理探析[J].山西檔案,2013 (8):66.