新形勢下如何做好水利檔案管理工作

文·張枝

近幾年來，國家高度重視水利建設(shè)，不斷加大對水利工程建設(shè)的投資，使其在國民經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。水利檔案作為水利建設(shè)的重要組成部分，為水利建設(shè)提供了重要保障，在整個水利建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用。但目前的水利檔案管理工作整體水平比較落后，還存在很多亟待解決的問題。

一、水利檔案工作主要存在的問題

（一）檔案意識單薄，基層水利檔案人員業(yè)務(wù)水平較低

與其他行業(yè)相比，水利系統(tǒng)開展檔案管理的時間相對較短，水利檔案管理隊伍的建設(shè)，特別是基層水利檔案管理隊伍的建設(shè)及其水平還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。突出表現(xiàn)在檔案管理人員的數(shù)量少，崗位不穩(wěn)定。特別是不少基層檔案管理人員都是半路出家，她們?nèi)狈Ρ匾膶I(yè)知識，不能很好的適應(yīng)工作的需要。

（二）水利檔案管理制度不規(guī)范、未能有效落實

現(xiàn)階段水利檔案管理工作中，有些單位受到資金以及辦公條件等影響，沒有健全或者完善水利檔案的各項規(guī)章制度，有些單位雖說建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規(guī)章制度做保障，在實際檔案管理中這些制度通常流于形式，并未真正落到實處。特別是一些大型重點水利工程，由于在建工期長，施工單位不一定是本單位，造成檔案資料銜接不到位，致使檔案管理工作深入程度不能符合相關(guān)制度的具體要求。

（三）水利檔案信息化建設(shè)滯后

我們已經(jīng)進入信息化時代，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，已經(jīng)滲透到了社會的各行各業(yè)并且發(fā)揮著越來越重要的作用。但是目前來看很多單位存在水利檔案信息化程度不高的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在信息化推進速度、技術(shù)手段、體制機制等與水利部的要求存在較大的差距。有些水利基層單位在檔案管理上僅僅是內(nèi)部使用一些小規(guī)模的管理軟件，大部分仍然使用傳統(tǒng)的方法獲取檔案數(shù)據(jù)，查詢檔案信息時也主要靠人工方法，所謂的推進檔案信息化建設(shè)，也僅僅是將紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。

二、應(yīng)對目前水利檔案工作中存在問題的對策

首先要從制度和思想認識上把水利檔案工作的重要性體現(xiàn)出來，嚴格落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)要求，在資料整理保管、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)協(xié)同、利用服務(wù)、信息化建設(shè)等方面加強建設(shè)，探索一套科學有效的管理機制，培養(yǎng)一批敬業(yè)專業(yè)的水利檔案工作者。

（一）加強宣傳，提高水利檔案工作重要性的認識，建立檔案領(lǐng)導管理體制

首先要解決領(lǐng)導的認識問題，這是水利檔案管理工作能否順利有效開展的關(guān)鍵。水利檔案是一項服務(wù)型、專業(yè)性很強的工作，要形成由主要領(lǐng)導分管，部門領(lǐng)導主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。領(lǐng)導的重視和支持是培養(yǎng)水利檔案人才的重要保證。要把這一工作落到實處需要做好以下兩點。一提高對水利檔案工作的認識和重視，尤其是在利用上所起到的作用。舉個最簡單的例子。我們單位工程建設(shè)任務(wù)不斷，我自從1999年從事檔案管理工作至今，始終堅持深入一線，及時收集整理各項水利工程的第一手資料，僅去年一年就提供借閱檔案1000余次，整理歸檔各種資料上萬份，充分發(fā)揮了檔案的基礎(chǔ)作用，為工程建設(shè)和管理提供了第一手詳實，可靠的資料。二提高水利檔案管理水平、增強服務(wù)意識。通過學習，提高水利檔案工作者隊伍的整體素質(zhì)和水平，水利檔案為水利建設(shè)服務(wù)，要真正體現(xiàn)其應(yīng)有價值，必須服務(wù)于水利建設(shè)，這就需要水利檔案工作者加強宣傳，增強水利檔案服務(wù)意識。

（二）提高基層水利檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)，加快培養(yǎng)一批水利檔案管理人才

一開展繼續(xù)教育，不斷學習新的檔案知識?？梢月?lián)合普通高校、成人高校以及黨校等多種辦學形式舉辦檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓班。也可以聘請有經(jīng)驗的專家進行專題授課，為大家提供一個學習和交流的平臺。二加強領(lǐng)導，納入績效考核。在所屬業(yè)務(wù)管理部門的領(lǐng)導下，對水利檔案管理人員進行定期考核。同時要以專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任為契機，真正建立起一種競爭機制，激勵檔案管理人員自發(fā)、自覺地去學習，使其不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。三把培養(yǎng)水利檔案人才工作列入重要議事日程。對那些熱愛檔案工作、業(yè)務(wù)成績突出、職業(yè)素養(yǎng)高的檔案人員要大膽提拔重用，這樣不僅能鼓勵優(yōu)秀的人才脫穎而出，又能促進檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。檔案事業(yè)要想向前發(fā)展，關(guān)鍵在于檔案人才的培養(yǎng)，要從實際出發(fā)，制定專門的規(guī)劃，確定近期和遠期目標，建立高層次，全方位的檔案人才業(yè)務(wù)交流，以促進檔案工作者專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平的飛速發(fā)展。

（三）建立健全并嚴格執(zhí)行檔案管理的各項制度

在水利檔案管理過程中，從水利建設(shè)的批復文件及勘探、設(shè)計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的管理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和水利部頒布的《水利檔案工作規(guī)定》以及《山東省檔案條例》等檔案法規(guī)文件精神，建立健全檔案管理各項制度并認真貫徹執(zhí)行，做到有章可循，有據(jù)可查。同時進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，使檔案工作向規(guī)范化、系統(tǒng)化、法制化方向邁進。

（四）新技術(shù)在水利檔案工作中應(yīng)用的思路

當今社會是一個快速發(fā)展的信息時代，大數(shù)據(jù)就是這個高科技時代的產(chǎn)物。大數(shù)據(jù)(big data)，指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠有效提升信息利用精準度和實效性，還能極大地節(jié)約管理成本，已經(jīng)吸引了社會各行業(yè)的關(guān)注和研究。水利檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，在水利建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用，如何運用大數(shù)據(jù)思維，融合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加快水利檔案信息化建設(shè)，促進水利檔案工作轉(zhuǎn)型升級，提質(zhì)增效，全面實現(xiàn)水利檔案管理數(shù)字化，不斷增強現(xiàn)代水利和智慧水利建設(shè)，以水利信息化帶動水利現(xiàn)代化，最終實現(xiàn)“民生水利、生態(tài)水利、資源水利、智慧水利、平安水利”，是水利檔案工作面臨的新課題。

1.加快構(gòu)建新型水利檔案綜合管理系統(tǒng)

構(gòu)建新型水利檔案管理系統(tǒng)是我國現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的新目標，利用現(xiàn)代先進的科學技術(shù)，深度融合大數(shù)據(jù)思維，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、創(chuàng)新驅(qū)動、注重實效，協(xié)同共享，打造集數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、監(jiān)測管理、可視化平臺于一體的新型水利檔案信息大數(shù)據(jù)平臺，建立以利用為導向的數(shù)據(jù)管理模式，全面提升水利檔案信息化建設(shè)水平。這不但是提高我國檔案信息化管理的手段，還是現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和走向。因此要加快水利檔案信息化建設(shè)和管理的步伐，使之在水利建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

2.完善水利檔案信息化資源的開發(fā)和利用

大力開發(fā)水利檔案信息資源，多層次、全方位、多角度的挖掘水利檔案寶藏中一切有益于水利建設(shè)、社會進步的元素，使沉潛在各種水利檔案中的信息能夠充分釋放，不僅是時代的要求，同時也是水利檔案工作者的使命和責任。對于水利檔案工作而言，就是要切實做好水利檔案資源收集工作，不斷豐富和完善水利檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)，確保各類水利檔案數(shù)據(jù)齊全、完整與準確，努力建成一個與水利事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，具有水利特色的門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的水利檔案資源體系，為大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用提供數(shù)據(jù)資源。首先要做好日常的水利檔案的收集、整理和歸檔工作，對收集到的檔案及時分類、編號、入檔。其次要堅持單位和業(yè)務(wù)科室分別立卷歸檔的制度，我們單位在建的水利工程比較多，水利建設(shè)特別是水利工程建設(shè)的周期都比較長，這就需要檔案人員進行跟蹤收集，保證檔案的完全性和準確性。除了收集單位的重要文件歸檔入卷，還要重點把水利工程的檔案分門別類的進行立卷整理。特別是重點工作、重大建設(shè)項目等檔案收集；再次要積極開展檔案資料收集與征集工作，將散存于社會、單位或個人手中，反映本流域、本地區(qū)、本單位治水興水歷史發(fā)展過程的相關(guān)文件材料作為收集與征集工作的重點。有作為才有地位，檔案工作的最終目的就是為了利用。所以檔案部門首先要抓豐富館藏，又要抓檔案信息開發(fā)利用，主動出擊，在為上門利用者提供好優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，還要搞好檔案的編研與公布，要將珍藏的檔案資料進行分析、加工、提煉、儲藏、開發(fā)利用，把單位的科技成果以及取得的社會效益、研究課題進展情況、學術(shù)交流信息進行建設(shè)和優(yōu)化，運用大數(shù)據(jù)思維，進一步加速水利檔案信息化建設(shè)，讓廣大用戶更加便利的獲取和利用水利檔案信息，實現(xiàn)水利檔案信息的資源共享。把利用服務(wù)變成緊密聯(lián)系外界的窗口和紐帶。

3.健全水利檔案信息化的安全體系

云計算專家李志宵博士說：“數(shù)據(jù)安全三分靠技術(shù)，七分靠管理”要保證水利檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的安全工作，一需要建立規(guī)范的大數(shù)據(jù)安全管理制度。嚴格執(zhí)行省局制定的《山東檔案信息網(wǎng)管理辦法》，通過制度規(guī)范檔案信息的收集與整理、保存與利用等工作，借此來增強檔案管理各個環(huán)節(jié)的安全性。二要做好檔案信息安全管理。檔案經(jīng)過信息化加工處理形成的各類數(shù)據(jù)應(yīng)確保安全，避免損壞和丟失，要加強對各類檔案信息載體的管理，保證載體的有效性和安全性。三要處理好檔案利用和保密的關(guān)系。檔案工作者普遍存在著“重保輕用、利用不足”的現(xiàn)象，要轉(zhuǎn)變觀念，在嚴格絕密檔案與非絕密檔案分開保管，提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)，加強絕密檔案日常管理的同時，切實完善工作職能，機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值，所以要正確處理好兩者的關(guān)系。要嚴格按照有關(guān)規(guī)定做好檔案的審查工作，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析和審查，最終決定檔案的開放與否，杜絕涉密檔案信息接入互聯(lián)網(wǎng)，嚴防失泄密事件的發(fā)生。四是技術(shù)保障，庫房配備空調(diào)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、UPS系統(tǒng)，能有效保證設(shè)備的安全運行。要對計算機安裝安全種類的軟件，及時修復安全漏洞。采取在線實時備份方式、使用正版軟件，強化預(yù)防病毒和殺毒的措施。對機要檔案進行加密。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時，開展防火墻建設(shè)，確保設(shè)備安全運行。

黨的十九大已經(jīng)勝利閉幕，十九大報告作出了“中國特色社會主義進入新時代”的重大判斷，具有劃時代的里程碑意義，新的征程新的起點，我們的檔案事業(yè)也要乘著十九大的東風，勇往直前！我們必須勇于探索，積極進取，努力使檔案這一寶貴財富，適應(yīng)社會發(fā)展的需要，更大程度上為社會發(fā)展提供利用價值，更好的為公眾服務(wù)，充分發(fā)揮它存在的價值！