新形勢下流動人員人事檔案管理研究

文·張曉楠 韓建

根據(jù)國家衛(wèi)計委發(fā)布的《中國流動人口發(fā)展報告2017》，在2011-2014年間，我國流動人口數(shù)量一直保持逐漸增加的態(tài)勢。人口遷移流動已經(jīng)成為我國人口變動的重要因素，并對流動人才人事檔案管理等產(chǎn)生了重大的影響。2018年全國高校畢業(yè)生人數(shù)達到820萬，創(chuàng)歷史新高，構(gòu)成了流動人員的主體。為加強流動人員人事檔案管理，促進人員合理流動，維護流動人員合法權益，筆者以高校畢業(yè)生為例，對其檔案寄存、流轉(zhuǎn)中的問題進行分析，希望能為流動人員人事檔案管理工作建言獻策。

一、當前流動人員檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）流動人員檔案管理現(xiàn)狀

流動人員檔案是組織形成的，其主要記錄和反映了人員社會經(jīng)歷及德、才、績、能等情況，是以個人為單位集中保存的文件集合體。流動人員檔案不僅是人力資源管理的重要工具，也是維護公民合法權益的原始憑證。流動人員人事檔案是國家檔案的重要組成部分，屬國家所有，具有專業(yè)性、政策性、政治性、服務性、管理性及科學性等特點。如今，隨著我國社會制度的不斷完善和健全，流動人員檔案管理工作已取得長足進步，檔案管理內(nèi)容不斷豐富，覆蓋面也日漸擴大，檔案管理服務水平及效益明顯提升，從多個維度為社會經(jīng)濟發(fā)展提供了良好的服務與支持。

（二）流動人員檔案管理存在的問題

盡管我國流動人員檔案管理成績顯著，但從實際來看，也存在不少問題。

第一，流動人員人事檔案管理欠缺規(guī)范性。“三齡兩歷一身份”是人事檔案的核心，這部分內(nèi)容也最容易失真。但因為流動人員的檔案來源多、結(jié)構(gòu)復雜，加之當前我國流動人員人事檔案由組織、人社、教育等部門多頭管理，各級人才服務機構(gòu)和各地市的職業(yè)介紹所、勞務人事代理機構(gòu)等，有的隸屬人力資源和社會保障部門，有的并不具備人事檔案管理資格，但他們也在違規(guī)進行流動人員人事檔案社會化管理工作，在這種情況下，難以實行流動人員檔案規(guī)范化管理，這不僅極大地威脅著檔案的真實性與安全性，降低了檔案更新與利用效率，也減弱了檔案的嚴肅性與公信力。

第二，檔案材料收集難，歸檔信息欠缺完整性。人事檔案涵蓋人員的學歷、政治面貌、獎勵與懲處、工作經(jīng)歷等十大內(nèi)容，真實性、完整性是人事檔案的基本特征。但在實際中，流動人員流動性強，高校在學生畢業(yè)后，未及時根據(jù)檔案管理的相關規(guī)定，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移至人才服務中心，不少都是由學生本人自行保管。用人單位在聘用流動人員后，對于流動人員在本單位的檔案材料收集與歸檔不重視、不及時，導致檔案材料很難收集完整，給流動人員日后的職稱晉升、干部選拔、工齡認定等帶來諸多問題。

第三，檔案轉(zhuǎn)遞不完善，人檔分離現(xiàn)象突出。由于流動人員具有較強的流動性，檔案傳遞工作在其人事檔案管理中占有重要地位。然而，由于受到種種因素的影響，流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞工作很不規(guī)范，存在內(nèi)容不完善、轉(zhuǎn)遞隨意、移交不及時或個人代為移交等現(xiàn)象，經(jīng)常發(fā)生檔案缺損、涂改和遺失，“死檔、黑檔”等情況也不乏鮮見。

第四，人事檔案管理信息化水平低，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)檔案，管理需要花費大量的人力、物力、財力，而且查詢與利用也非常不便。隨著流動人員檔案數(shù)量急劇增加，檔案管理任務也越來越重，迫切需要提高人事檔案管理信息化水平。有的人才服務機構(gòu)開始使用專門的檔案管理系統(tǒng)及軟件，但在檔案資源利用等方面，還處于探索與嘗試階段。在傳統(tǒng)的檔案管理理念影響下，檔案管理人員老齡化嚴重，不少管理人員專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)不高，無證上崗現(xiàn)象普遍，導致流動人員檔案管理比較低效。

二、完善流動人員檔案管理工作的對策

（一）科學設置檔案管理機構(gòu)，健全流動人員人事檔案管理制度

在新形勢下，應立足檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)人事檔案管理中存在的問題，加強對流動人員檔案管理的指導。應積極貫徹落實《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）精神，堅持集中統(tǒng)一、歸口管理，成立專門的流動人員人事檔案服務機構(gòu)，賦予其唯一的檔案保管權。人事檔案服務機構(gòu)本著科學、標準、規(guī)范、精簡的原則，合理設置內(nèi)部各部門，并明確責任、權限與目標，強化監(jiān)管，以提高人事檔案服務機構(gòu)的工作效率與服務質(zhì)量。同時，還要健全流動人員人事檔案管理制度，對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進行改革，完善流動人才人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、利用各環(huán)節(jié)的管理制度，使流動人員檔案管理有據(jù)可依，并使之更加科學化、標準化、規(guī)范化。

（二）強化檔案材料收集整理工作，嚴格轉(zhuǎn)遞手續(xù)

流動人員的流動具有很大的隨機性、無規(guī)律性，要確保流動人員檔案的真實性，需要建立健全人事檔案收集、保存、轉(zhuǎn)遞等管理制度，完善流動人員人事檔案的收集網(wǎng)絡，通過跟蹤收集、定時收集、補充收集等多元方式，來確保流動人員檔案內(nèi)容完整。人才服務機構(gòu)應主動與用人單位保持密切聯(lián)系，對流動人員的檔案實行動態(tài)化管理。規(guī)范流動人員人事檔案接轉(zhuǎn)和利用，用人單位應嚴格執(zhí)行檔案管理相關規(guī)章制度，認真、負責地做好流動人員的人事檔案材料收集歸檔整理工作，確保檔案內(nèi)容完整、準確。同時，采用機要信件的方式投遞人事檔案，人才服務機構(gòu)不得接收流動人員自帶的檔案材料。

（三）增加資金投入，實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通

各級人力資源社會保障部門、教育行政主管部門、高等院校應結(jié)合實際情況，完善流動人員人事檔案基本公共服務經(jīng)費保障機制和基礎建設，增加人、財、物及政策等方面的扶持，以改善檔案室的硬件水平，將檔案室建成符合“十防”要求的標準檔案室。采用信息技術來實現(xiàn)人事檔案信息化管理，整合已有流動人員人事檔案管理軟件，兼容和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對流動人員人事檔案進行動態(tài)化管理。同時，還要構(gòu)建信息化查詢系統(tǒng)，建立公共聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，整合各類流動人口的人事檔案，統(tǒng)一保存，統(tǒng)一管理，實時更新檔案信息，大力推行“一站式”服務，為流動人員解決后顧之憂，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)互通，信息資源共享。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)在流動人員檔案管理中起著關鍵作用，在實踐中應選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強的人員，推進檔案人員持證上崗制度，來提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)。同時，還要加強崗位培訓、管理與考核，制定培訓計劃，學習最新的檔案管理知識和理念，掌握現(xiàn)代檔案管理技術與技能，從而不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，流動人員檔案管理非常重要，在新形勢下，人才流動公共服務機構(gòu)必須根據(jù)流動人員的新特點，不斷對流動人員人事檔案管理手段和方式進行創(chuàng)新，在維護人事檔案的真實性、嚴肅性的前提下，保證檔案的利用效果，最大程度的發(fā)揮檔案的原始參考憑證作用，為組織和個人在干部選拔、人才評價、職務晉升、待遇認定等方面提供有力證據(jù)，更好的服務于為經(jīng)濟社會發(fā)展中心工作。