鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理語境下檔案管理規(guī)范化問題分析

文·潘偉

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的重要工作之一，但由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員和資金實行綜合管理，經(jīng)濟利益及考核導(dǎo)向的側(cè)重性強，導(dǎo)致檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，一直處于邊緣的地位，存在一些問題。面對檔案管理規(guī)范化要求日益迫切現(xiàn)實，分析探討如何在鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理語境下實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化十分必要。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理語境

語境即語言環(huán)境，是指人們在說話時所處的狀態(tài)，包括自然環(huán)境、社會環(huán)境或人的心境。語境對人們的行為主要起到限制和補充作用。限制作用是將探討的話題限制在人們所處的環(huán)境中，實事求是，不偏離實際；補充作用即對于人們所做出的結(jié)論或者決定進行解釋，即在什么樣的環(huán)境下人們才做出的決定或結(jié)論，防止解讀失誤或過度解讀。本文所指語境是指人們所處的社會環(huán)境即鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)綜合管理的大環(huán)境，即把檔案規(guī)范化問題的探討限制在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)一級。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)是我國進行社會管理最低層次的政府單位，截至2015年底，我國共有鄉(xiāng)鎮(zhèn)級行政區(qū)劃單位近四萬個。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府實行部門化管理，即以部門牽頭的形式主導(dǎo)工作，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的科室很多，包括黨政、組織、宣統(tǒng)、婦聯(lián)、工會、紀委、武裝、鄉(xiāng)建、財政、民政、社保、信訪、計生等。但鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員招考不是按照部門單位需求一一對應(yīng)，而是以“綜合管理崗”的形式面向符合基本條件的人員進行招考，招考完成后在鄉(xiāng)鎮(zhèn)先實行綜合管理，然后再安排到各個部門。它與縣級以上部門招考最大的區(qū)別在于，沒有專業(yè)和工作年限要求，只要符合最基本的學歷要求、年齡要求即可。綜合管理崗的實習期一般會安排在黨政辦公室，處理各種與鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)的紛繁復(fù)雜的事務(wù)，鍛煉基本的人際關(guān)系處理、文件處理、事務(wù)辦理能力，為以后從事各種部門工作打下基礎(chǔ)。

除了人員的統(tǒng)一調(diào)配，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理還表現(xiàn)在資金的統(tǒng)一管理，即上級給予鄉(xiāng)鎮(zhèn)的預(yù)算是以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為整體進行的（個別專門預(yù)算除外），而不是按照單個部門進行資金預(yù)算和撥付，各個部門沒有自己專門的資金預(yù)算。鄉(xiāng)鎮(zhèn)資金支出緊緊圍繞著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的主要工作，各個部門如果需要資金只能在全鎮(zhèn)為一體的大格局下申請，領(lǐng)導(dǎo)會按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作各個部門的重要性、各項工作的緊迫性來安排資金的使用，這對于一些邊緣化的部門極為不利。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的主要問題

基于鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理的現(xiàn)狀，目前我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化還存在一些問題，主要有以下幾個方面。

（一）資金撥付偏少，導(dǎo)致硬件設(shè)施配套不全

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化首先需要解決的就是硬件設(shè)施的配備。檔案管理信息化需要有標準的檔案室、微機、掃描儀、復(fù)印機、傳真機，出于保密性的要求，需要專人管理，并不得用于其余事務(wù)。建設(shè)、購買以及保養(yǎng)這些設(shè)備，對于一個普通鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言會是一項很大的支出。由于檔案管理硬件設(shè)施的資金投入比較大，又沒有經(jīng)濟效益的直接體現(xiàn)，很難得到財政支持。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化普遍得不到足夠的重視，一直處在邊緣化的境地。

（二）人員綜合管理，導(dǎo)致專職管理人員缺乏

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要由專門的人員來從事。但是目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)從事檔案管理的工作人員，是檔案專業(yè)出身或者經(jīng)過專業(yè)檔案管理培訓的比較少，這是其一。其二，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)只設(shè)一個檔案員，還是兼職的，連本機關(guān)檔案資料都難有時間和精力收集整理， 更無法對所屬的二級立檔單位進行督促、指導(dǎo)和管理。其三，檔案工作因其清貧辛苦、枯燥繁雜、為人作嫁衣而難以留人，導(dǎo)致檔案人員變動頻繁，新手多，業(yè)務(wù)不熟。因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)從事檔案管理的人員，一般是在事業(yè)心偏低或者年齡偏大且不擔任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的老同志中選擇，而那些學歷高、年輕有為、事業(yè)心強的男同志不但自己不愿意去從事檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)也不會將其派到檔案管理崗位上工作。

（三）缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致專業(yè)化水平偏低

檔案信息化管理是一項知識性和技術(shù)性相融合的管理活動，它需要檔案管理員既懂得相關(guān)的檔案管理知識，具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)化素養(yǎng)，還要擁有一定的計算機水平，懂得如何去使用計算機來進行檔案管理。檔案管理信息化的著力點在于信息化、專業(yè)化，而信息化是需要很強的技術(shù)支撐，最起碼要熟練掌握信息技術(shù)硬件設(shè)備的使用。但目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)上既能熟練的運用信息技術(shù)，又具有較高的檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人員較少。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展路徑

（一）硬件設(shè)施的標準化

檔案管理需要配備必要的硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施的配置要體現(xiàn)標準化的特點。硬件設(shè)施的標準化主要包含，配備專門的檔案室，確保專室專用，不得再有其他用途；配備標準的檔案柜、檔案盒、檔案卷皮等裝具；配備保密電腦、復(fù)印機、打印機、掃描儀；配備防水、防火、防蟲、遮陽、溫濕調(diào)控、保潔等設(shè)備。這些設(shè)備一定要按照國家標準來購置，不能任意隨性。

（二）軟件設(shè)施的信息化

檔案信息化管理是運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，來實施檔案信息資源收集、整理、開發(fā)、利用的智能化。檔案信息化建設(shè)主要包括建設(shè)標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。這其中，檔案管理軟件是檔案信息化管理的靈魂，軟件的配備一定要體現(xiàn)信息化的特點，并充分結(jié)合本部門的實際，使其真正地好用、能用、實用。

（三）從業(yè)人員的專業(yè)化

檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)化，是檔案管理在“人”這一因素上最本質(zhì)的要求，它是檔案管理之所以成為檔案管理的題中之義。檔案管理人員的專業(yè)化主要有以下幾個特點，即有科學的工作計劃，明確的管理目的，以保證檔案管理健康有序地進行；有健全的管理制度，有力的組織協(xié)調(diào)能力，合理的責任分工；有完善的檔案管理工作思路，熟知檔案收集、審核、整理、歸檔、查閱、移交、銷毀等一系列工作程序；熟悉檔案管理崗位職責，較好的職業(yè)道德素養(yǎng)，并熱愛檔案管理工作。

（四）考核管理的科學化

考核管理是體現(xiàn)一個單位工作效果的重要手段。它可以有效地評價工作價值、核實工作效益，讓被考核人員心存壓力，產(chǎn)生動力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府應(yīng)把檔案考核管理納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)季度考核、年度考核中；根據(jù)檔案管理工作特點，制定明確的管理考核方案，明確工作措施；科學運用考核管理結(jié)果，獎勵先進、鞭策后進；對于考核管理中發(fā)現(xiàn)的問題，及時總結(jié)經(jīng)驗、查找不足。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是一件即簡單又復(fù)雜的工作。簡單在于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作本身十分單純，復(fù)雜在于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作需要一定的人員、資金、時間支持，這涉及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府工作的全面統(tǒng)籌安排。因此，單純從檔案管理部門層面提出“硬件設(shè)施的標準化、軟件設(shè)施的信息化、從業(yè)人員的專業(yè)化、管理考核的科學化”四個方面的規(guī)范化路徑，還存在一定的缺陷和不足。要徹底解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化問題，更需要上級檔案管理部門的頂層設(shè)計，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府人員資金的積極協(xié)調(diào)，檔案管理部門工作人員的熱情配合，三者合一才是解決之道。