淺談大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革

文·彭婷婷

大數(shù)據(jù)技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域以及各個(gè)行業(yè)的發(fā)展具有重要意義。對(duì)于檔案信息管理人員而言，充分利用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理思維及方式等進(jìn)行變革，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的質(zhì)量，是亟待解決的課題。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維的變革

管理人員的思維方式對(duì)檔案管理工作具有重要影響。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理思維方式已經(jīng)無(wú)法有效滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。在過(guò)去，檔案管理工作比較注重文字館藏，忽略了檔案資源范疇以及信息形式的變化，很難對(duì)信息價(jià)值進(jìn)行充分挖掘，降低了檔案信息的實(shí)用性和實(shí)效性。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)該變革自己的思維方式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，具體體現(xiàn)在下述兩個(gè)方面。

（一）大檔案觀

大檔案觀指的是對(duì)檔案信息類別以及范疇等進(jìn)行拓寬，將各種文件、各種信息、各種數(shù)據(jù)、各種多媒體資源等都視為檔案，并對(duì)它們進(jìn)行收集，再對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立統(tǒng)一的、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，就必須對(duì)管理思維進(jìn)行變革，對(duì)智能化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算等進(jìn)行充分利用，完善檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，豐富檔案信息概念，對(duì)有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行充分提取，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理，確保檔案管理工作更加系統(tǒng)化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的影響下，對(duì)各種原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析、計(jì)算，充分挖掘它們的潛在價(jià)值，進(jìn)而為后續(xù)的經(jīng)營(yíng)決策奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）大服務(wù)觀

大服務(wù)觀指的是對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由過(guò)去的“為國(guó)管檔、為黨守史”轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)代的人本化服務(wù)，樹立以人為本的服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案服務(wù)的多元化與開放化，滿足客戶對(duì)檔案的差異化需求，并根據(jù)他們的需求，對(duì)各種檔案資源進(jìn)行充分挖掘，增強(qiáng)檔案信息的服務(wù)能力，進(jìn)而為群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。所以，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)被動(dòng)式的檔案服務(wù)理念進(jìn)行變革，以群眾為中心，將其需求作為導(dǎo)向，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)群眾行為中所隱含的檔案信息進(jìn)行充分挖掘，了解群眾檔案需求，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)群眾的價(jià)值[1]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理方式的變革

檔案管理工作具有眾多任務(wù)，比如信息收集、信息整理、信息檢索以及信息存儲(chǔ)等，同時(shí)它也具有很多的社會(huì)職責(zé)，例如社會(huì)記憶、文化傳承以及信息服務(wù)等。在過(guò)去，檔案管理方式通常都是扁平化的、孤立的，沒有對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，進(jìn)而產(chǎn)生了一些死檔案、低價(jià)值檔案的情況，為檔案管理工作帶來(lái)了一些不利影響。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，管理人員有必要對(duì)檔案信息的管理方式進(jìn)行變革。

（一）收集方式的變革

在檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源占有重要地位。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為檔案信息資源的收集工作帶來(lái)了極大的便利。首先，管理人員應(yīng)該對(duì)信息收集類別進(jìn)行拓寬，增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案收集的重視，加大對(duì)電子檔案的收集力度。數(shù)字化的產(chǎn)生對(duì)資源存儲(chǔ)載體進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，使得檔案信息增強(qiáng)了對(duì)電子設(shè)備的依賴。在這種時(shí)代背景下，應(yīng)該拓寬檔案信息的收集范圍，對(duì)數(shù)字、文本、符號(hào)、圖片、電子郵件以及網(wǎng)頁(yè)文檔等資源進(jìn)行充分挖掘，尋找有價(jià)值的檔案信息。其次，現(xiàn)階段的檔案管理部門正朝著多元化的方向發(fā)展，其職責(zé)主要是對(duì)社會(huì)組織資源以及個(gè)人檔案資源等進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案資源的利用率。所以應(yīng)該將檔案管理部門與社會(huì)進(jìn)行有效結(jié)合，共同完善檔案信息資源建設(shè)。再次，管理人員應(yīng)該對(duì)信息收集方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行充分利用，通過(guò)用戶推送以及網(wǎng)絡(luò)抓取等方式，將檔案信息收集工作進(jìn)行實(shí)時(shí)化與分類化，確保歸檔的質(zhì)量與效率。對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算以及自然語(yǔ)言搜索等人工智能技術(shù)進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效采集、存儲(chǔ)、分析及檢索。比如對(duì)于檔案數(shù)據(jù)收集而言，可以對(duì)文本挖掘技術(shù)進(jìn)行充分利用，借助智能分析系統(tǒng)以及關(guān)鍵詞搜索等，可以在海量數(shù)據(jù)中對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行搜索與提取，增強(qiáng)了檔案檢索的便利性與快捷性。最后，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全過(guò)程管理。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同檔案資源的結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，按照各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行整合，使檔案信息朝著數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化以及電子化的方向發(fā)展。利用云計(jì)算技術(shù)對(duì)中國(guó)檔案云進(jìn)行建立，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分整合，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善[2]。

（二）服務(wù)的開放化和智能化

對(duì)被動(dòng)化的服務(wù)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案服務(wù)的主動(dòng)性，提升檔案的數(shù)量與利用效率，全面發(fā)揮檔案的作用。將大服務(wù)觀作為導(dǎo)向，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等進(jìn)行充分利用，減少對(duì)經(jīng)驗(yàn)的依賴性，按照數(shù)據(jù)分析以及處理結(jié)果等，為群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。同時(shí)，也需要對(duì)群眾數(shù)據(jù)進(jìn)行充分挖掘，滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的全新需求，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)群眾日常行為進(jìn)行全面分析，感知群眾的服務(wù)需求，對(duì)檔案館中群眾身份以及檔案使用記錄等進(jìn)行有效整合，按照群眾行為軌跡、搜索習(xí)慣和存儲(chǔ)方向等，了解他們的隱性需求，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分挖掘，進(jìn)而為群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)一些孤立的、分散的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，在相互關(guān)系的原則下對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)行有效指導(dǎo)，在復(fù)雜的關(guān)聯(lián)中對(duì)檔案信息和群眾之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行分析，增強(qiáng)群眾之間、檔案之間以及群眾和檔案之間的關(guān)聯(lián)性，對(duì)群眾進(jìn)行跟蹤服務(wù)與精準(zhǔn)化服務(wù)，對(duì)檔案價(jià)值以及用戶需求等進(jìn)行體現(xiàn)與控制，進(jìn)而增強(qiáng)檔案服務(wù)的開放化和智能化。

（三）檔案管理的安全性與可靠性

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有雙面性，我們?cè)谡J(rèn)清其對(duì)檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也應(yīng)該了解其所存在的弊端。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案信息管理工作的安全造成了威脅，如果數(shù)字化檔案或者是電子化檔案等受到了外來(lái)的攻擊，那么就極可能帶來(lái)巨大損失，所以管理人員應(yīng)該做好檔案管理的安全防護(hù)工作。首先，可以利用物理防護(hù)措施增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的安全性，比如檔案館以及檔案管理系統(tǒng)等的安全性。其次，需要打造一支具有責(zé)任心、專業(yè)性極強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、分析、檢索、挖掘等能力，利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)編程技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性與可靠性。最后，可以通過(guò)數(shù)據(jù)備份技術(shù)以及各種安全防護(hù)技術(shù)等對(duì)檔案信息進(jìn)行保障，增強(qiáng)它的安全性與完整性[3]。

總而言之，在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代背景下，檔案管理人員要想對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就必須對(duì)管理思維以及管理方式等進(jìn)行變革。在管理思維方面，應(yīng)樹立大檔案觀以及大服務(wù)觀的思維理念；在管理方式方面，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的扁平化管理方式，對(duì)各種大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案收集方式進(jìn)行變革，增強(qiáng)檔案服務(wù)的開放化和智能化，提升檔案管理的安全性與可靠性，進(jìn)而為客戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

●參考文獻(xiàn)●

[1]張寧.大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（08）:162-163.

[2]任力.大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革[J].科技資訊，2016，14（32）:23-24.

[3]周婧. 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化[J]. 商品與質(zhì)量， 2017（25）.