如何推動我省檔案館建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展探討

文·秦清波

檔案館作為永久保管檔案的基地，作為社會各界利用檔案信息的中心，在我國檔案事業(yè)中占據(jù)著主導(dǎo)地位，其功能的有效發(fā)揮和不斷提高標(biāo)志著各地檔案事業(yè)發(fā)展的水平。隨著黨和政府對檔案館新功能定位的轉(zhuǎn)變，檔案館除了其傳統(tǒng)職能外，還兼有以科技為支撐的檔案服務(wù)信息集散地、城市文化休閑場所等角色，并且社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，還會賦予檔案館更多新的職能。因此，新館建設(shè)工作要有創(chuàng)新發(fā)展思路，要適應(yīng)時代發(fā)展的要求。目前，我省各級各類檔案館迎來了史無前例的新館建設(shè)重大戰(zhàn)略機(jī)遇期，全省各地新館建設(shè)都在如火如荼地向前推進(jìn)。我們要倍加珍惜這樣的好機(jī)會，建設(shè)一座可以適應(yīng)當(dāng)今及未來一段時間檔案事業(yè)發(fā)展需要的檔案館建筑。在新館建設(shè)這個問題上，全國各地有成功的先例，也有沉痛的教訓(xùn)。那么，我們要怎樣才能打造一座成功的、心儀的現(xiàn)代化檔案館呢？

一、用發(fā)展的眼光確定檔案館建設(shè)規(guī)模

一座好的檔案館不在于它外表的高大上，而在于其內(nèi)部設(shè)施、布局及功能的好用、管用、實(shí)用，因此，建筑規(guī)模過大或過小都不理想。那么，怎樣才能比較準(zhǔn)確地測算出新檔案館的建設(shè)規(guī)模呢?

（一）科學(xué)分析未來30年的館藏量

盡管公共民用建筑設(shè)計(jì)壽命可以是50年，甚至是100年，但是《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求新館建設(shè)只滿足未來30年的使用需求即可，30年后，在原來基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)擴(kuò)建或改建。從檔案館的實(shí)用性、建設(shè)資金的節(jié)約性以及未來檔案事業(yè)的發(fā)展性上考慮，確定30年的館藏預(yù)期是科學(xué)的，是符合檔案館建筑實(shí)際的。館藏量是確定建設(shè)規(guī)模的主要依據(jù)。因此，對于未來30年館藏量的分析，就成了檔案館建設(shè)之前檔案部門必做的功課之一。那么，未來30年的館藏量如何測算呢？

一是搞清楚現(xiàn)有館藏量的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，這在檔案館每年的統(tǒng)計(jì)年報(bào)中都有記載。

二是計(jì)算按規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)館，卻因館庫受限未能進(jìn)館的檔案數(shù)量。據(jù)調(diào)查，全國各級各類檔案館都或多或少地存在這種情況，有些地方還比較嚴(yán)重，甚至20多年未正常接收檔案。這部分?jǐn)?shù)量比較大，需要檔案形成單位配合統(tǒng)計(jì)，而后得出數(shù)據(jù)。

三是用近10年應(yīng)進(jìn)館檔案的自然增長率，推算出未來30年應(yīng)進(jìn)館的檔案數(shù)量。這個工作量比較大，不僅需要對進(jìn)館檔案進(jìn)行摸底、調(diào)研，還要用科學(xué)的計(jì)算方法進(jìn)行運(yùn)算，最終得出有效數(shù)據(jù)。

四是估算未來30年每年可鑒定銷毀的檔案數(shù)量。這個要按照檔案鑒定銷毀的規(guī)定，測算出未來30年應(yīng)減少的檔案數(shù)量。

五是按照當(dāng)前文書檔案歸檔雙套制的規(guī)定，對上述四項(xiàng)數(shù)據(jù)總和進(jìn)行適當(dāng)上浮。具體上浮比例，可根據(jù)各地情況不同取一個合理的系數(shù)，一般增加2%—5%比較合適。

綜合以上五個部分，得出的數(shù)據(jù)基本就是未來30年的一個館藏量。然后，依據(jù)不同檔案裝具的容量，比如密集架每平方米使用面積存放7.2延長米、雙面檔案架每平方米使用面積存放3.3延長米、五節(jié)檔案柜每平方米使用面積存放2.7延長米的標(biāo)準(zhǔn)測算出總的庫房使用面積，從而推算出庫房的總建筑面積。再按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》測算出整個館的基本建設(shè)規(guī)模。青島市檔案館工商分館建設(shè)前期，我們就做了一個全面的未來30年館藏分析報(bào)告，依照館藏總量需求，確定了整個館的基本建設(shè)規(guī)模。

（二）緊密結(jié)合所在地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?fàn)顩r，適當(dāng)浮動基本建設(shè)規(guī)模

館藏量的確定，只是測算出了一個檔案館的基本建設(shè)規(guī)模數(shù)據(jù)，真正的建設(shè)規(guī)模還要結(jié)合本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。例如，青島市西海岸新區(qū)、即墨區(qū)檔案館考慮新區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展比較活躍，就在基本建設(shè)規(guī)模的基礎(chǔ)上上浮了20%，分別達(dá)到了2萬平方和2.7萬平方米。青島市檔案館工商分館，根據(jù)工商檔案實(shí)物和場景展覽較多的特點(diǎn)，將展廳面積在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上擴(kuò)大了四倍，提高了近8000平方米的建設(shè)規(guī)模。

（三）滿足新時期黨和政府對檔案館工作的新要求

黨和政府對國家各級檔案館新的功能定位是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心?！拔逦灰惑w”的公共檔案館與傳統(tǒng)意義上的國家檔案館相比，突出了其社會性的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展，這就需要在檔案館基本建設(shè)上給予一些基本保障。

現(xiàn)有的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》在對外服務(wù)區(qū)面積的規(guī)定上，是不能滿足“五位一體”功能需求的，特別是檔案展廳，《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定“省級一類檔案館展廳1200—1400平方米，二類1000—1200平方米，三類800—1000平方米”。省、市、縣級一類檔案館展廳，占總建筑面積的比例分別為7.5%、7.3%、3.9%，由以上數(shù)據(jù)可以看出不管是展廳實(shí)際建設(shè)規(guī)模，還是展廳面積在總建筑規(guī)模的占比，均過小，不好用。規(guī)劃設(shè)計(jì)新館時，要結(jié)合本地區(qū)的特點(diǎn)將展廳面積擴(kuò)大至總建設(shè)規(guī)模的15—30%比較合適。青島市檔案館工商分館因其展覽的特殊性，就將展廳面積在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上擴(kuò)大到了近10000平方米的建設(shè)規(guī)模，占總建筑面積的38.5%。在后期規(guī)劃“青島工商歷史博覽中心”展覽時，各方專家都認(rèn)為這樣的展廳建設(shè)規(guī)模比較適用、好用，可以滿足青島工商歷史展覽的實(shí)際需要。

二、參照城市未來總體規(guī)劃合理選址

在城市用地寸土寸金的今天，建筑用地受用地性質(zhì)、政府儲備、城市整體規(guī)劃等因素的影響，讓檔案館的選址受到多方條件的限制，一般是由政府指定位置。但是，檔案部門也應(yīng)該有自己的主導(dǎo)意見，提出需求，供政府參考，以免選址不利而對檔案工作造成阻礙。比如，一是用地面積不要過小，容積率最好控制在1.5以下，并為未來改建或擴(kuò)建留有余地。二是參照城市總體規(guī)劃，盡量滿足當(dāng)前或?qū)硪欢螘r間后館址周邊交通方便、城市公用配套設(shè)施較完備、文化氛圍較濃厚等條件。三是遠(yuǎn)離易燃、易爆場所和污染源。四是選擇地勢較高、場地干燥、排水暢通、空氣流通和環(huán)境安全以及地質(zhì)條件和水文條件較好的地段。

三、檔案部門要主導(dǎo)新檔案館設(shè)計(jì)

檔案館建筑是有自身專業(yè)特點(diǎn)的一種建筑物，它的功能布局、設(shè)施設(shè)備配置都有比較專業(yè)的要求，如結(jié)構(gòu)載荷、抗震指數(shù)、溫濕度控制、圍護(hù)結(jié)構(gòu)、水、電、暖及檔案“九防”要求等，均有別于其他公共民用建筑。檔案業(yè)務(wù)工作流線，只有檔案部門自己清楚。而檔案館建筑又是一個相對小眾化的建筑物，一般設(shè)計(jì)院或設(shè)計(jì)小組沒有檔案館的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，更何況各個檔案館的要求又各不相同。因此，在建筑設(shè)計(jì)過程中，最好由檔案部門直接與設(shè)計(jì)院對接、跟蹤，不要提出需求后就完全交給代建單位或城建部門代管。在全國各地新建檔案館中，凡是撒手不管全權(quán)委托其他單位設(shè)計(jì)建設(shè)的檔案館，大多數(shù)存在這樣那樣的缺陷和不足，導(dǎo)致新建成的檔案館無法達(dá)標(biāo)升級，有的甚至無法開館入住，造成嚴(yán)重的資金浪費(fèi)。那么，作為非建筑專業(yè)的檔案部門應(yīng)該怎樣主導(dǎo)檔案館設(shè)計(jì)呢?

一是既要緊扣規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也要靈活運(yùn)用政策規(guī)定。檔案系統(tǒng)共有兩部行業(yè)性建筑規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，即《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》。我國南北氣候差異巨大，不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況也有較大差距，國家層面在制定這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)時要兼顧到全國不同的地區(qū)，因此很多方面只能做出宏觀性規(guī)定，不能具體到細(xì)節(jié)。另外，2008頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和2010年頒布的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，都已過去了近10年，它們無法預(yù)計(jì)到今天建設(shè)技術(shù)、建筑材料以及檔案館功能需求發(fā)生的巨大變化。因此在設(shè)計(jì)新館時，既要以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，也要以當(dāng)?shù)貙?shí)際情況為背景，靈活運(yùn)用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，變老規(guī)則為新精神。

二是不管什么級別的檔案館，盡量獨(dú)立建造，確需合建的，也最好自成一區(qū)，與其他建筑隔絕開來。

三是建筑密度控制在40%以下，容積率最好不超1.5，綠化率在40%以上。

四是運(yùn)用好建筑語言和建筑表達(dá)形式，使建筑風(fēng)格體現(xiàn)出當(dāng)?shù)貧v史文化特色、地域地理文化特色、檔案文化特色、建筑時代特色等，最大程度地顯露檔案館建筑的獨(dú)特氣質(zhì)和神韻。

五是圍繞檔案業(yè)務(wù)工作流程和檔案安全做好整個館的功能布局。庫區(qū)、對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)辦公區(qū)三大功能區(qū)要相對獨(dú)立，盡量減少館內(nèi)不同人流交叉幾率，并加大對外服務(wù)區(qū)的面積。

六是按照不同級別檔案館配置好設(shè)施設(shè)備，做好圍護(hù)結(jié)構(gòu)，滿足“九防”要求，為現(xiàn)代化數(shù)字檔案館、智慧檔案館管理做好技術(shù)支撐。

七是運(yùn)用好綠色建筑技術(shù)，建造綠色檔案館。綠色發(fā)展已經(jīng)成為我國發(fā)展全局的一個重要理念，并且作為“十三五”乃至更長時間我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一個基本理念。國家檔案局局長李明華也提出“要把綠色作為檔案事業(yè)永續(xù)和諧發(fā)展的重要戰(zhàn)略”。檔案館作為公共建筑，有責(zé)任和義務(wù)做出綠色建筑引領(lǐng)。新檔案館設(shè)計(jì)建設(shè)過程中，要樹立正確的綠色價(jià)值取向，對綠色建筑提出較高要求，更多地運(yùn)用現(xiàn)代綠色建筑材料、綠色建筑技術(shù)，打造高質(zhì)量的綠色檔案館。青島在建的幾座新館，都掛綠建星標(biāo)，其中青島市北區(qū)檔案館是全國檔案系統(tǒng)按新國標(biāo)獲批的第一個設(shè)計(jì)三星綠建，青島市工商分館和西海岸新區(qū)、李滄區(qū)檔案館是設(shè)計(jì)二星綠建，其他是設(shè)計(jì)一星綠建。

八是設(shè)計(jì)階段要預(yù)留足夠的醞釀時間，不要過于擠壓設(shè)計(jì)階段工期，堅(jiān)決杜絕邊施工邊設(shè)計(jì)的情況發(fā)生。

四、勇于擔(dān)當(dāng)，積極參與施工過程

按照目前政府財(cái)政資金使用規(guī)定，檔案館建設(shè)一般實(shí)行代建制，但這并不意味著檔案館就成了交鑰匙工程。檔案部門可以不參與建設(shè)資金的具體使用以及招采購活動，但不能對工程施工完全放手不管，只等最后拿鑰匙。要與代建單位約定好，凡是影響建筑風(fēng)格或使用功能的建筑材料、設(shè)施設(shè)備、施工工藝、設(shè)計(jì)變更等，都要經(jīng)過檔案部門確認(rèn)后才可使用或執(zhí)行，特別是建筑材料、設(shè)施設(shè)備的采購不能低于招標(biāo)控制價(jià)太多。檔案部門要安排專人全程跟蹤建設(shè)施工，監(jiān)督檢查施工質(zhì)量，督察施工現(xiàn)場是否與施工圖相符等，避免因監(jiān)督不到位，造成新館建設(shè)偏離施工圖紙或功能應(yīng)用上走樣。

五、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，避免檔案館用其他建筑改建或與其他建筑物合建

因?yàn)闄n案館建筑的特殊性，其在功能布局、設(shè)施設(shè)備配置等方面都有特殊的要求，在層高、柱跨、稱重、建筑風(fēng)格、專用設(shè)備配置、綠化率等方面也與其他建筑有明顯的不同，不建議用其他建筑改造成檔案館，也不建議與其他功能性建筑合建，當(dāng)然與專業(yè)檔案館、部門檔案館合建的除外。

總之，新時期檔案館建設(shè)要有新思維，要適應(yīng)新時代對檔案館的新要求，要充分體現(xiàn)檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，也要展現(xiàn)本地區(qū)文化設(shè)施和公共文化場所的鮮明建筑特色，滿足社會公共文化服務(wù)的要求，打造體現(xiàn)社會性、文化性、開放性、地域性、時代性、包容性鮮明的特色文化建筑。