淺談對電大民生檔案工作的認識

章海北 吳婧婧

安徽廣播電視大學(xué)池州分校，安徽 池州 247000

一、電大做好相關(guān)民生檔案管理工作的意義

(一)是適應(yīng)新時期民生檔案工作建設(shè)的需要

開展民生檔案工作是為了更好服務(wù)于民生。民生檔案，顧名思義，是為服務(wù)于人民群眾建立從而管理的檔案，它的內(nèi)容主要包括：醫(yī)療衛(wèi)生類、教育類、就業(yè)類、社會保障類、收入分配類、維護社會穩(wěn)定類等民生檔案。而電大作為高校，涉及的民生檔案主要有，教育類、就業(yè)類民生檔案。國家的人才戰(zhàn)略離不開對教育事業(yè)的大力支持，而教育也涉及每個家庭的直接利益。公民接受良好教育之后的最終目的還是為能獲得與之相對應(yīng)的工作。這就需要完善的就業(yè)民生檔案，以便及時提供各種就業(yè)信息，特別是能為畢業(yè)生提供一個好的信息渠道。

(二)為學(xué)校制定長遠的發(fā)展計劃提供準確的依據(jù)

學(xué)校檔案是對一個學(xué)校的歷史發(fā)展、招生、教育教學(xué)、校園建設(shè)、行政辦公等相關(guān)工作的真實準確記錄。是一個學(xué)校建校以來涉及重要材料的匯總。良好的學(xué)校檔案管理，能夠在學(xué)校進行重大項目建設(shè)時，提供較為全面的理論依據(jù)，以及縱向橫向的信息。有利于學(xué)校辦學(xué)工作的有序開展，最大限度地保證學(xué)校規(guī)劃建設(shè)的科學(xué)準確性。

二、電大在民生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

(一)檔案管理部門相對分散

存放學(xué)校的檔案主要有教職工檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、文件檔案等與學(xué)校大小事務(wù)相關(guān)的檔案。教職工的檔案按在編和聘用分，在編的教職工檔案，一部分放在教育局一部分放在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行模欢赣萌藛T的部分檔案存放在學(xué)校檔案室。但大部分電大學(xué)校對檔案室的管理還沒有設(shè)立專門部門，以池州電大為例，檔案室是由辦公室代為管理。此外，學(xué)生學(xué)籍檔案涉及的是電大學(xué)員在電大學(xué)習(xí)階段的情況，就池州電大而言，是由教務(wù)處代為保管。學(xué)校檔案的管理缺乏一個相對集中統(tǒng)一的部門，這不利于學(xué)校工作的開展，也不符合教育類民生檔案管理的要求。

(二)檔案管理手段方法落后，利用率不高

重視對檔案的管理工作，其目的在于方便日后能夠準確查找利用。一個高水平的檔案管理手段及方法有利于彌補檔案自身的多、繁、雜等缺點。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案種類的增多，對檔案的管理不再僅限于文字檔案，還包括對影像、聲音檔案的管理，這都需要提高檔案的管理手段與方法。

(三)檔案重要性的意識較為淡薄

一般來說，學(xué)校的檔案工作還沒有引起普遍的重視，只是在需要查找資料以及學(xué)校相關(guān)文件時，才意識到檔案管理工作的重要性。平時檔案室又少有人進去，所以大部分單位的檔案室條件都相對簡陋，影響檔案的安全保管和充分利用。檔案管理意識的相對淡薄，很容易使一部分檔案不能得到及時的保存，尤其涉及教育、就業(yè)與民生相關(guān)的檔案又容易散失，遇到緊急工作需要時，常常得不到完整的檔案數(shù)據(jù)。

(四)缺乏檔案管理的專職、兼職人員

檔案工作量大而繁雜，并且涉及面廣。尤其是在新時期，民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，在學(xué)校，涉及到教職工和學(xué)生的直接利益。學(xué)校檔案的管理工作還處在一個不穩(wěn)定的上升狀態(tài)。這就要求單位需要專門的檔案管理人員對檔案進行整理保存，并對本單位涉及到的有關(guān)民生的檔案進行篩選，方便日后查找。就學(xué)校而言，主要是教育類、就業(yè)類的民生檔案。而由于電大部門設(shè)置的特殊性，接受檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的人員較少，檔案業(yè)務(wù)能力不強。管理檔案的人員大部分都是其他部門兼任的，難以保證有足夠的時間精力收集、管理繁雜的檔案工作，民生檔案往往也在不經(jīng)意間流失。

(五)新時期，電大民生檔案管理工作出現(xiàn)的其他問題

以安徽電大為例，部分地方電大與其他高校合并之后，在民生檔案的管理方面出現(xiàn)了許多新的問題，如

檔案材料的匯總渠道、檔案管理部門的設(shè)置，檔案人員的安排等等，都需要進行重整。

三、提高電大民生檔案管理工作水平的對策

(一)提高對電大民生檔案工作建設(shè)的意識，強化檔案工作精神

提高檔案管理機制體現(xiàn)了學(xué)校對檔案工作的重視，也是新時期，學(xué)校為適應(yīng)國家大力發(fā)展民生檔案建設(shè)的重要舉措。學(xué)校民生檔案要想做好，離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人對檔案工作的重視程度。要徹底摒棄檔案無用的觀念。準確充分的檔案信息、檔案數(shù)據(jù)能為學(xué)校的長遠發(fā)展提供可靠的資料，為學(xué)校創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益提供了有力的資料支持。當(dāng)前，隨著成人高等教育進入市場，成人教育面臨著來自自考、函授等其他教育形式的競爭。電大若要在成人高校競爭中脫穎而出，必須要提高自身的水平，增強競爭力，這需要學(xué)校制定科學(xué)的決策方案，都離不開對檔案資料的整合。

(二)加強檔案管理的設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案材料更多樣化，除去基本的文字材料，還有影像、聲音、圖片等資料，越來越多的電子文件應(yīng)運而生。學(xué)校檔案也不可避免的包含了大量與民生相關(guān)的檔案。光靠基本的人力不能很好的對學(xué)校檔案進行管理。這就需要改善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，軟硬件設(shè)施都需要提高。對學(xué)校民生檔案管理工作做到數(shù)字化、信息化，方便日后能迅速查找利用。

(三)配備專職或兼職的檔案管理人員，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)校對民生檔案的管理，離不開學(xué)校應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的對檔案管理業(yè)務(wù)熟悉的管理人員。為了適應(yīng)新時期新要求，學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案室配備專職或兼職人員，先做到人員的相對集中統(tǒng)一。并加強對檔案管理人員進行繼續(xù)教育，使得其能掌握有效管理檔案的技能，提高自身的檔案專業(yè)知識，要勤學(xué)多練，熟悉檔案管理領(lǐng)域的一些要求。

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[2]曾憲力.電大檔案管理創(chuàng)新建設(shè)探討[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2014(6).

[3]閉線林.服務(wù)民生視角下高校檔案工作開展策略探究.蘭臺內(nèi)外，2017.2.