淺談電子會計檔案在信息社會的發(fā)展

王 曦 吳 潤

一、信息時代下電子會計檔案的定義

會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。

二、電子會計檔案具有的特征

一是會計資料由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。不用打印紙質(zhì)檔案管理保存。電子設(shè)備存儲的信息量很大，比傳統(tǒng)的磁盤、光盤存儲的內(nèi)容更多，讀取速度也是傳統(tǒng)手工查找的好幾倍；

二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，并設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；

四是相比傳統(tǒng)格式固化，單一的紙質(zhì)檔案，電子會計檔案格式比較多樣，主要包括XT三、電子會計檔案在安全保密性方面需要注意的事項

電子檔案相比傳統(tǒng)手工資料沒有可視性，要依賴計算機(jī)軟硬件環(huán)境實現(xiàn)，由于電子數(shù)據(jù)資料非常容易泄密且泄密的危害性大、范圍廣、時間長而且網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定及黑客攻擊影響造成數(shù)據(jù)丟失使會計檔案無法使用帶來損失。為保證數(shù)據(jù)的安全，可以設(shè)置專門的電腦后臺系統(tǒng)，并聘請專人保管和維護(hù)。對電子檔案系統(tǒng)設(shè)置多密碼保護(hù)，僅可供檔案管理人員使用，明確經(jīng)辦、監(jiān)督各崗位人員職責(zé)。會計電子檔案要定時進(jìn)行雙備份或多備份且備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點。設(shè)立兩個會計電子檔案保管室，分別設(shè)在不同的存放地點，保管室不僅對存儲溫度、濕度、防磁性防靜電有較高要求.還要配備恒溫、恒濕、除塵消磁監(jiān)控等設(shè)備。單位應(yīng)建立適合本單位情況的電子會計檔案管理制度，防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。針對電子會計檔案傳輸方式和特有的物理性質(zhì)還需建立安全的檔案保管制度。

對會計電子檔案要明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，以保證電子檔案的質(zhì)量。用不同的計算機(jī)備份電子化系統(tǒng)，配備專門的電子檔案室和人員，實行紙質(zhì)文件和電子信息的雙備份。年度終了，按照歸檔范圍和歸檔要求，定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。檔案部門應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。另外要加強(qiáng)會計人員的素質(zhì)技能這就需要會計人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，適應(yīng)環(huán)境的變化，不斷提高適應(yīng)崗位需求的工作技能。

建立完善的電子會計檔案移交和銷毀制度，電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案的保管年限和紙質(zhì)會計檔案保管相同，對于未明了的債權(quán)債務(wù)和其他會計事項紙質(zhì)會計檔案應(yīng)單獨抽出立卷，至保管事項結(jié)束。

總之，會計檔案電子化管理是未來的會計檔案管理趨勢，它快捷高效、信息存儲量大、大量節(jié)約成本是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)點。但信息化的特點也帶來了一些問題的制約。從長遠(yuǎn)來看，我國的政府管理必然向著信息高速化發(fā)展，電子會計檔案的廣泛推廣與應(yīng)用呈現(xiàn)了未來的會計檔案管理趨勢。因此我們要建立完善的會計檔案管理制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控流程，發(fā)揮出電子會計檔案的數(shù)據(jù)匯總、分析、決策功能，為經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。