國(guó)企辦公室工作管理的精細(xì)化研究

趙化

摘 要：辦公室工作管理是保障國(guó)企正常運(yùn)轉(zhuǎn)、與時(shí)俱進(jìn)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。國(guó)企辦公室工作管理引進(jìn)精細(xì)化管理的理念，是新的國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì)下，國(guó)企提高工作效率、與國(guó)際接軌、緊跟時(shí)代步伐的必然趨勢(shì)。在國(guó)企的辦公室工作管理中，引進(jìn)精細(xì)化管理的先進(jìn)理念，結(jié)合國(guó)企的企業(yè)文化特點(diǎn)，建立高效運(yùn)轉(zhuǎn)新形勢(shì)下的國(guó)企管理體系，是國(guó)企管理工作改革的重要一步。

關(guān)鍵詞：管理的精細(xì)化；國(guó)企辦公室；考核標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)督機(jī)制

國(guó)企辦公室工作管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

國(guó)企辦公室工作特點(diǎn)和意義

我國(guó)的國(guó)有國(guó)企一般都具有龐大的規(guī)模，辦公室工作內(nèi)容涉及企業(yè)管理的方方面面，從最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)、人事、生產(chǎn)到宣傳、安保，每一個(gè)部門內(nèi)部的工作更是從文書工作到部門管理決策，事無巨細(xì)。各個(gè)部門之間的工作還涉及合作、溝通和協(xié)調(diào)的問題以及工作流程的安排和責(zé)任的劃分。國(guó)企辦公室工作既要服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)，又要輔助企業(yè)管理層的決策和上級(jí)決策的執(zhí)行。辦公室工作人員既要協(xié)調(diào)與部門同事之間的關(guān)系，又要服務(wù)基層、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)[1]。

國(guó)企辦公室工作管理存在的問題

在具體的辦公室工作中，工作人員面臨的具體工作十分雜亂，職責(zé)劃分往往不夠明確。由于分工不明確，工作中往往處于被動(dòng)的狀態(tài)，疲于應(yīng)付；出了問題又不免互相推卸責(zé)任，職工工作缺乏積極性和熱情，工作效率低下；部門之間的權(quán)利和責(zé)任劃分不夠精細(xì)，溝通機(jī)制不健全，影響企業(yè)工作效率和決策的執(zhí)行。

國(guó)企辦公室工作管理精細(xì)化的實(shí)施辦法

細(xì)化職工的權(quán)利和責(zé)任

傳統(tǒng)管理狀態(tài)下的國(guó)企，辦公室工作中的普遍現(xiàn)象是職工職責(zé)不明確，面臨復(fù)雜瑣碎的簡(jiǎn)單工作任務(wù)時(shí)問題尤其突出，這是工作職責(zé)劃分不夠精細(xì)化的體現(xiàn)。針對(duì)這個(gè)弊端，就要在辦公室工作中，貫徹執(zhí)行辦公室工作管理的精細(xì)化理念、完善和細(xì)化現(xiàn)有的辦公室工作管理辦法、制定出更精細(xì)化的工作管理細(xì)則，做到把日常工作流程中的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)落實(shí)到崗位和個(gè)人，讓辦公室里的每一個(gè)人明確自己的工作范圍、承擔(dān)的具體責(zé)任[2]。這樣的管理辦法，不僅可以提高辦公室工作的效率，還可以調(diào)動(dòng)員工工作的主觀能動(dòng)性和工作的熱情。

精細(xì)化管理在各科室、部門工作的有效協(xié)調(diào)方面的應(yīng)用

國(guó)企辦公室工作負(fù)擔(dān)著處理日常文件、協(xié)調(diào)各個(gè)部門和相關(guān)其他單位關(guān)系、收集整理企業(yè)事務(wù)相關(guān)的信息和材料、協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出決策、向下貫徹執(zhí)行高層的指示精神等諸多職能，而及時(shí)高效地處理遇到的各種問題、準(zhǔn)確及時(shí)地收集匯總相關(guān)信息資料幫助領(lǐng)導(dǎo)做出決策、有力地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示并及時(shí)做出反饋，是衡量國(guó)企辦公室工作效率的標(biāo)準(zhǔn)[3]。

對(duì)于不同部門之間的權(quán)利和職能進(jìn)行精細(xì)化的管理，要將原有的工作流程進(jìn)行完善。首先，進(jìn)一步明確劃分相關(guān)部門和科室的權(quán)利和職責(zé)，將具體工作流程中的環(huán)節(jié)細(xì)化分工，做到目標(biāo)明確，杜絕部門之間互相推諉扯皮的現(xiàn)象；其次，把工作流程中不合理的部分進(jìn)行精簡(jiǎn)，去掉其中職能重疊的部分，保障一項(xiàng)工作執(zhí)行過程的流暢性，提高工作效率。

用精細(xì)化管理的理念完善考核監(jiān)督獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

再好的管理辦法和執(zhí)行方案，如果沒有有效的考核標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督機(jī)制，在執(zhí)行過程中就會(huì)遇到阻力，達(dá)不到預(yù)期的效果。在國(guó)企辦公室工作管理中，精細(xì)化的考核標(biāo)準(zhǔn)和有力的監(jiān)督機(jī)制是新管理方法執(zhí)行的最終保障，可以達(dá)到事半功倍的執(zhí)行效果。在傳統(tǒng)的國(guó)企辦公室工作中，個(gè)人和部門、科室等層面的工作分工都不夠明確，造成了人事關(guān)系復(fù)雜微妙，嚴(yán)重影響了考核標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督機(jī)制的執(zhí)行。在實(shí)行辦公室工作精細(xì)化管理的前提下，制定精細(xì)化的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督機(jī)制為其創(chuàng)造了充分的前提條件，并且這也是辦公室工作管理全面精細(xì)化的一部分[4]。此外，獎(jiǎng)罰分明是先進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理理念的重要組成部分。對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀、為企業(yè)發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)的員工，企業(yè)會(huì)在薪酬、晉升方面給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作中不作為、失職、給企業(yè)帶來形象損害和經(jīng)濟(jì)損失的員工，采取降薪、降級(jí)、解聘等手段。

國(guó)有企業(yè)在辦公室工作管理精細(xì)化的具體執(zhí)行時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身原有的獎(jiǎng)勵(lì)考核辦法，結(jié)合新的精細(xì)化工作管理流程，將考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)罰條件也相應(yīng)細(xì)化到具體的工作崗位中。并依據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)精確評(píng)估每個(gè)崗位上的個(gè)人以及相關(guān)部門的工作，把工作績(jī)效與個(gè)人的薪酬福利和職位晉升掛鉤。通過制定、執(zhí)行精細(xì)化的監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督管理辦公室工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行，確保企業(yè)管理流程在各部門、各崗位落實(shí)到位。

結(jié)語

在日益發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)面臨著更多競(jìng)爭(zhēng)和考驗(yàn)。順應(yīng)時(shí)代要求，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理理念，是國(guó)有企業(yè)管理的必然趨勢(shì)。通過這些現(xiàn)代企業(yè)管理理念的實(shí)施，能夠提高國(guó)企辦公室工作管理的工作效率，建設(shè)積極向上、朝氣蓬勃的企業(yè)文化氛圍，為企業(yè)發(fā)展提供有力的保障。但是，精細(xì)化管理理念的應(yīng)用和有效實(shí)施，還處于不斷探索和完善的過程中，需要企業(yè)通過不斷的實(shí)踐與總結(jié)，具體落實(shí)到辦公室工作管理中，從而達(dá)到提高辦公效率和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最終目標(biāo)。

（作者單位：貴州粵黔電力有限責(zé)任公司）

【參考文獻(xiàn)】

[1] 王春華.辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)與對(duì)策[J].秘書之友，2016（05）.

[2]向攀科.關(guān)于提升辦公室工作精細(xì)化管理水平的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）.

[3]劉鈺.國(guó)企辦公室工作管理的精細(xì)化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）.

[4]王發(fā)勇.辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)與對(duì)策[J].工程技術(shù)（文摘版），2016（06）.