基于會(huì)計(jì)電算化的茶企內(nèi)部控制管理研究

羅萍文

（廣州科技應(yīng)用學(xué)院，廣東廣州 510100）

會(huì)計(jì)電算化以機(jī)器取代了人工的財(cái)務(wù)計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作，大大提高了工作效率，減少了人力成本。因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的廣泛使用，企業(yè)內(nèi)部控制管理不免隨之發(fā)生較大變革。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)內(nèi)部有效合理的控制管理，只有內(nèi)部各個(gè)部門有效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證工作質(zhì)量，才能為管理者實(shí)施重大決策提供后勤保障。

1 會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理的影響

1.1 減少重復(fù)機(jī)械勞動(dòng)，提高工作效率

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)人員來說，無疑減少了很多重復(fù)性機(jī)械勞動(dòng)，提高了他們的工作效率。會(huì)計(jì)人員根據(jù)資料錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)會(huì)進(jìn)行相關(guān)計(jì)算，減少人工計(jì)算，提高了工作效率和計(jì)算正確率。在對(duì)會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表進(jìn)行分類和存儲(chǔ)等工作時(shí)，系統(tǒng)有相應(yīng)選擇，不用人工手工進(jìn)行，減少了人對(duì)紙質(zhì)材料分類和存儲(chǔ)所有可能產(chǎn)生的記憶差錯(cuò)。在進(jìn)行憑證審核時(shí)，審核人員只需在系統(tǒng)上登陸查看并進(jìn)行審核，不用等會(huì)計(jì)人員拿來紙質(zhì)資料審核，縮短了相關(guān)審核時(shí)間，提高了工作效率。這樣使會(huì)計(jì)人員從大量的重復(fù)性工作中抽身，進(jìn)而去開展其他有效工作。

1.2 保證會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，規(guī)范工作章程

在手工記賬時(shí)，不免會(huì)出現(xiàn)記賬不規(guī)范，數(shù)據(jù)記錯(cuò)，漏記等問題，這樣后期檢查審核會(huì)大大消耗時(shí)間和人力成本，而進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化后，根據(jù)系統(tǒng)指令按規(guī)章流程記賬，降低出錯(cuò)率，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤立即在系統(tǒng)上核算，快速找到錯(cuò)誤，提高效率，保證了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，使工作章程規(guī)范化。

1.3 減少人力資源成本，強(qiáng)化會(huì)計(jì)管理職能

公司實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，招聘會(huì)計(jì)人員必然會(huì)選擇具備會(huì)計(jì)電算化技能的人，這樣不僅提高了員工質(zhì)量，還為公司減少了培訓(xùn)新員工會(huì)計(jì)電算化的費(fèi)用，減少人力資源成本。另外，會(huì)計(jì)人員可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)工作開展分析，為管理者提供財(cái)務(wù)計(jì)劃，從而強(qiáng)化了基于會(huì)計(jì)電算化的管理職能。

1.4 奠定現(xiàn)代化企業(yè)控制管理基礎(chǔ)

企業(yè)管理層開展某種項(xiàng)目計(jì)劃或結(jié)構(gòu)調(diào)整，離不開會(huì)計(jì)部門提供的財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更能直觀全面反映企業(yè)是否有能力進(jìn)行新項(xiàng)目，或者企業(yè)是否有能力進(jìn)行內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整。會(huì)計(jì)電算化不僅是一種處理數(shù)據(jù)的技術(shù)手段，更是一種企業(yè)內(nèi)部科學(xué)管理的方式，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)能夠推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化科學(xué)管理思想和方式的產(chǎn)生，使得企業(yè)內(nèi)部的控制管理變得科學(xué)有效。

2 會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)電算化不僅是一種新式的會(huì)計(jì)工作技術(shù)，也是一種管理思想。由于會(huì)計(jì)電算化普及性太快，很多企業(yè)沒有真正認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化背后真正的意義就盲目跟風(fēng)，采用會(huì)計(jì)電算化記帳，只是單純以為會(huì)計(jì)電算化是一種技術(shù)手段，可以提高工作效率，他們沒有真正意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)職能和企業(yè)管理產(chǎn)生的重要影響，一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化需要建立一個(gè)完整的企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電算化只是其中一部分，更重要的是企業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和規(guī)劃。

2.2 缺少?gòu)?fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才

當(dāng)代社會(huì)信息更新太快，一個(gè)人掌握一種專業(yè)技能或許能夠養(yǎng)活自己，但是企業(yè)追求的是利益最大化，更需要的是復(fù)合型人才，掌握多項(xiàng)知識(shí)技能為公司解決更多工作問題，降低公司人力資源成本。一個(gè)復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才應(yīng)同時(shí)具備會(huì)計(jì)、管理和計(jì)算機(jī)三種專業(yè)知識(shí)。工作中會(huì)計(jì)電算化時(shí)系統(tǒng)出現(xiàn)問題后，員工具有相關(guān)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)就能夠知道如何處理，即使處理不了也知道如何將風(fēng)險(xiǎn)降低。當(dāng)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，會(huì)計(jì)員工可以根據(jù)所具備的會(huì)計(jì)和管理知識(shí)迅速理解相關(guān)結(jié)構(gòu)變化原因，減少員工之間的心理壓力。

2.3 會(huì)計(jì)電算化下的安全隱患

凡是在計(jì)算機(jī)上操作過都會(huì)留下痕跡，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息把握著企業(yè)的命脈，一旦財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息被盜，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)有可能會(huì)因此進(jìn)行打擊威脅，不利于企業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化更多的是計(jì)算、管理和決策，對(duì)數(shù)據(jù)安全問題不夠重視，很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被攻擊，進(jìn)而丟失重要財(cái)務(wù)信息。另一方面會(huì)計(jì)電算化使用的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)不當(dāng)，也會(huì)對(duì)質(zhì)財(cái)務(wù)信息安全造成威脅。在進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中，不同環(huán)節(jié)是不同人員負(fù)責(zé)審核通過，在一定程度上權(quán)力分散保證了信息準(zhǔn)確性，但是，相關(guān)人員也是通過系統(tǒng)授權(quán)和密碼口令登陸的，一旦被人知道密碼口令，不法人員就可以登陸系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行偽造篡改等不法行為，而后嫁禍他人逃脫嫌疑。

2.4 數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一問題

目前我國(guó)使用的會(huì)計(jì)電算化軟件有用友、金蝶、管家婆、速達(dá)等，不同公司根據(jù)他們對(duì)會(huì)計(jì)電算化的理解開發(fā)出不同算法流程的軟件，因而在各自的特色開發(fā)上，沒有使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，這在一定程度上造成了企業(yè)內(nèi)部處理工作的不便。

2.5 人員分工不明隱患

財(cái)務(wù)部門人員職責(zé)分工不明確再加上人員間沒有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，很容易使權(quán)力界限模糊，在處理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中容易出現(xiàn)問題。甚至在一些小企業(yè)因?yàn)槿藛T不足問題，一人擔(dān)多責(zé)、負(fù)責(zé)多項(xiàng)崗位，如既是憑證輸入操作員，又是憑證審核員，就容易出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，影響企業(yè)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 完善健全企業(yè)控制管理的措施

3.1 強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化重要性的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)電算化不僅僅是一個(gè)處理數(shù)據(jù)的技術(shù)手段更是一種管理思想。在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理地促進(jìn)企業(yè)管理流程的優(yōu)化，提高管理效率，降低管理成本，使企業(yè)高效健康運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，企業(yè)內(nèi)部工作人員也要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)，不要再僅僅當(dāng)它是一門技術(shù)工具，而要深入理解其后的管理理念，促進(jìn)部門內(nèi)部的科學(xué)規(guī)劃，提高部門人員間的配合程度。

3.2 重視復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才培養(yǎng)

當(dāng)今時(shí)代除了在頂尖領(lǐng)域是追求技術(shù)的專精化，其他領(lǐng)域企業(yè)還是希望員工可以一人多用，從而達(dá)到減少成本的目的。一方面企業(yè)在內(nèi)部培訓(xùn)中除了增加會(huì)計(jì)人員的財(cái)務(wù)技能外，更要重視對(duì)計(jì)算機(jī)和管理方面的人才培養(yǎng)，以滿足復(fù)合型人才的要求，為企業(yè)解決問題。另一方面，企業(yè)可以選擇和高校合作，對(duì)高校財(cái)務(wù)專業(yè)的學(xué)生加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和管理能力的培養(yǎng)，提高知識(shí)技能的專業(yè)化程度。對(duì)學(xué)生來說，提高了他們的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)學(xué)校來說培養(yǎng)了復(fù)合型人才，對(duì)企業(yè)來說滿足了減少人力資源成本的目的。

3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的安全防范

一方面企業(yè)在應(yīng)對(duì)外部系統(tǒng)攻擊的防范，應(yīng)提高系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻技術(shù)、信息加密存儲(chǔ)技術(shù)等保證財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全。另一方面提高財(cái)務(wù)工作人員的安全思想，不向其他人泄露密碼口令；在辦公環(huán)境安裝監(jiān)控?cái)z像，財(cái)務(wù)人員一旦離開電腦必須退出操作系統(tǒng)平臺(tái)，以防被人鉆了空子。

3.4 提高系統(tǒng)操作控制

首先制定系統(tǒng)操作規(guī)范流程，嚴(yán)格按照規(guī)章流程進(jìn)行，防止因步驟操作不當(dāng)而導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)不符合；然后設(shè)置日志記錄功能，并且不能被刪除，使每一步操作都有記錄痕跡，便于日后出錯(cuò)及時(shí)查找和責(zé)任追究。

3.5 統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口

會(huì)計(jì)電算化軟件是為更好地進(jìn)行企業(yè)管理而提供的，是要便于企業(yè)工作而不是制造更多不便，所以建立一個(gè)統(tǒng)一通用的數(shù)據(jù)接口，便于不同系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，促進(jìn)各部門管理工作的數(shù)據(jù)分享，提高管理工作效率。

3.6 明確人員分工職責(zé)

加強(qiáng)人員管理控制，制定人員職責(zé)規(guī)范，將利益相關(guān)的職責(zé)分離，專人專項(xiàng)，每一個(gè)人明確自己的工作范圍和職責(zé)，提高安全防范意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。即使人員不足需要兼任，也要兼任利益不相關(guān)的崗位，減少可能發(fā)生徇私舞弊現(xiàn)象的機(jī)會(huì)。

4 小結(jié)

在科技發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)化使信息交流更便捷，但也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在會(huì)計(jì)電算化必然趨勢(shì)下，如何使企業(yè)內(nèi)部控制管理安全健康運(yùn)轉(zhuǎn)是每個(gè)企業(yè)所要思考的問題，而合理運(yùn)用這把雙刃劍，就會(huì)使企業(yè)跟上時(shí)代潮流，促進(jìn)企業(yè)更快更好發(fā)展。