編好公司年鑒應把好“四關”

王敏

公司年鑒也稱企業(yè)年鑒，屬于專業(yè)性年鑒，匯輯一年內公司的重要時事、文獻和統(tǒng)計資料，具有信息密集、資料翔實、反映及時、連續(xù)出版等特點。好的公司年鑒具有資料室、信息庫、工具書、企業(yè)史、資政鏡、媒介體等多重功能。那么，如何才能編纂出好的公司年鑒呢？

把好編纂指導思想關

公司年鑒編纂的指導思想主要有：一是要堅持政治性。公司年鑒的質量，首先是要保證政治質量，政治上出了錯，其他一切都無從談起 。二是堅持真實性。必須要對歷史負責、對企業(yè)負責、對后人負責，保證刊載的全部資料和數(shù)據(jù)準確無誤，真實地反映企業(yè)發(fā)展的本來面目，既不溢美，亦不飾非，經得起歷史的檢驗。此外，還要注意保密，內外有別，防止發(fā)生失密違紀違法現(xiàn)象。三是堅持科學性。從本質上、整體上和發(fā)展上去反映事物。堅持年鑒編纂的六項要求，即“全”“新”“精”“特”、“鑒”“便”。“全”就是各個項目齊全、內容完備；“新”就是內容要新，有新鮮感；“精”就是精煉；“特”就是特色；“鑒”就是發(fā)揮鑒戒作用；“便”就是方便讀者。

把好公司年鑒框架關

公司年鑒框架設計應當掌握以下原則：一是為讀者服務。適應現(xiàn)實讀者的需要，是框架設計的首要原則。年鑒應收錄哪些資料，這些資料應當占多大比例，以什么形式推出這些資料，都要以讀者的需要為依據(jù)。二是內容完備。全面反映事物發(fā)展的歷程是年鑒框架設計的基本要求。所謂“全面”，不是面面俱到，而是大事不漏、讀者感興趣的事不漏。三是結構合理。即資料歸類要科學準確，各部分資料比例合理，掌握好主次有別、詳略得當、各有側重這個度；層次分明，有完整的體系。四是方便檢索。方便檢索是框架設計的重要原則，除了按分類編排的目錄外，還必須根據(jù)不同需要設計索引。以《中條山集團年鑒》為例，框架結構分為組織機構、專文、特載、中條山集團大事記、概述、黨群工作、行政工作、統(tǒng)計資料、廠礦企業(yè)、企業(yè)刊物、榮獲高級專業(yè)技術職務任職資格名單、領導班子及干部名單、光榮冊、附錄合計14部分，基本上能夠反映集團公司一年來組織機構、黨群工作、生產經營、轉型發(fā)展、改革創(chuàng)新、和諧穩(wěn)定方面的情況。

把好公司年鑒撰寫關

準確把握年鑒文體特點

年鑒作為一種獨特的工具書存在，行文有一定的規(guī)律和規(guī)范。年鑒的文體主要是條目，年鑒條目的文體是記述為主、兼具說明，但在實際撰寫中，工作總結、新聞報道文體特點在年鑒中經常出現(xiàn)，影響了年鑒的規(guī)范化。

年鑒和工作總結的區(qū)別。 一是讀者對象不同，工作總結是寫給本系統(tǒng)、本單位的領導和職工看的，記述范圍是本系統(tǒng)、本單位的工作；年鑒是面向社會廣大讀者，記述廣大讀者關心或有存史價值的事情。二是記述方式不同，總結可以羅列方方面面的情況，描寫工作過程，時間上可談今后計劃、打算，可采用口頭語、議論式文體；年鑒條目只記大事、要事，不必詳細介紹具體做法、工作過程和經驗，應簡潔明了、述完為止，只記述已發(fā)生的事，不作未來預測。

年鑒和新聞報道的區(qū)別。 一是功能作用不同，新聞是宣傳、輿論工具，具有傳媒導向作用；年鑒是資料性工具書，注重信息的歷史價值。二是寫作方式不同，新聞報道強調迅速及時，為使讀者有身臨其境的現(xiàn)場感，可采用多種寫作手法以增強報道感染力，注重文字的沖擊力；年鑒記述內容強調樸實精煉、開門見山、準確規(guī)范，注重文字的信息含量。

公司年鑒條目撰寫要求

公司年鑒的質量主要體現(xiàn)在條目的質量上。年鑒條目基本組成形式是：標題+正文+署名，其要素有何時、何地、何事（何人）、何因、何果。好條目的標準是以盡可能少的篇幅記述最新、最多的信息。寫好條目的難點在：文字既要簡潔、質樸、規(guī)范，又要新穎生動、有可讀性。 條目作者應善于運用“求異”思維，通過抓熱點、重點、特點，篩選出獨具特色和最有檢索意義的題材進行寫作。

對于概述性（綜合性）條目，要求寫出兩部分內容：一是年度基本情況，要有全面性、概括性。要求記述上年開展的主要活動、采取的主要措施、發(fā)生的主要變化、取得的主要進步或成績、存在的主要困難或問題。二是年度必要數(shù)據(jù)，要求全面準確、有連續(xù)性。要求把能反映上年情況的基本業(yè)務、總量指標、主要數(shù)據(jù)都記述下來，不能缺漏。 對于典型性（專題性）條目，記述要求：一是所記述的內容有歷史價值或社會價值，屬上年發(fā)生，內容新穎、突出；二是精心提煉題目，從所記述的內容中提取中心意思，抓住實質，以簡潔醒目的文字反映出來，起到“畫龍點睛”的作用；三是應記敘完整，避免內容重復。

面對讀者的閱讀檢索需要，有選擇地收入一些附屬資料，包括統(tǒng)計表、示意圖、文摘、名錄、目錄、照片、解釋性資料等，具有篇幅小而信息量大、內容直觀、檢索方便等特點。條目的標題，既是其內容資料的聚集點，也是讀者檢索資料、獲取信息的路標。條目標引，應當采用通用的詞和詞組、獨立的名稱和概念、短語及短句，不采用冷僻、艱深的詞匯和令人費解的縮語，也不使用標語口號或推論式、鋪墊式句子和因果復句。標引的主要方法和要求：一是以事實和資料為依據(jù)，準確地概括主題；二是著意求新、張揚個性、避免雷同；三是力求簡潔，不隨便多用一個可有可無的字和詞；四是利于檢索，盡量符合人們的檢索心理和檢索習慣等。

公司年鑒文字表述要求

在詞語上要注意：多短句，少長句；多主謂句，少定語、狀語、補語等附加成分；多實詞，少副詞、助詞、形容詞、感嘆詞、夸張詞等。在稱謂表述上，要使用第三人稱，人物一般直接稱其姓名，后面不加“同志”“先生”等稱謂，必要時可加職務或職稱。在時間表述中，一般要求寫出準確的年、月、日，避免使用模糊不清的時間代詞，同一文章中年份已有前提的，后面不必重復出現(xiàn)，可采用“年內”的提法，也可直接交代“某月”或“某月某日”，具體時間一律用阿拉伯數(shù)字表述。在數(shù)字表述上，除特殊情況外均用阿拉伯數(shù)字，但敘述文字中的數(shù)字或者并非表示科學計量和不具有統(tǒng)計意義數(shù)字中的一位數(shù)，應使用漢字；倍數(shù)、成數(shù)、分數(shù)、百分數(shù)、千分數(shù)用阿拉伯數(shù)字，但萬分之幾、十萬分之幾、百萬分之幾等要用漢字表示。計量單位一律使用公制計量單位，但行文中涉及的計量單位，其名稱用中文表示；公式中的計量單位使用符號而不用中文名稱；附表中的計量單位一般用使用中文名稱，必要時也可使用符號，但同一表格中的用法須一致。標點符號 一律按照1995年12月13日國家技術監(jiān)督局批準的國家標準《標點符號用法》準確使用。文章層次： 分層序碼書寫第一級 一、二、三；第二級 （一）、（二）、（三）；第三級 1.2.3； 第四級 （1）、（2）、（3）。

把好條目審核校對關

年鑒條目要經過有關單位和領導的認真審核，涉及政治或政策敏感性問題以及含有重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的條目，要經過權威部門和權威人士的審核。條目審核應當包括：是否符合事實；是否符合黨的路線、方針和政策以及國家的法律法令；是否符合國家規(guī)定的統(tǒng)計口徑和對外宣傳口徑；是否符合科學常識；有無泄密等。此外，條目的審核還應當注意克服筆誤、杜絕文字上的差錯。常見的文字差錯主要有：一是計量單位錯誤，計量單位英文字母大小寫、上下標等；二是條目中的數(shù)字與附表里的數(shù)據(jù)不一致，與別的文稿相矛盾；三是記事條目里的時間、地點、人物、原因、結果等有異說；四是漏字漏句；五是標點符號使用不當。減少差錯的有效辦法就是反復核對，必要時可請別人復核。

校對工作的任務是：改正校樣上的錯字、倒字、橫字、缺字，以及接排、另行、字體、字號等錯誤；改正符號和公式等錯誤；檢查版式是否合乎要求，包括標題、表題、圖題是否偏斜，字體字號是否統(tǒng)一，頁碼是否連貫，有無書眉等；檢查注解和參考文獻的次序和正文所標號碼是否吻合；注意插圖、表格、數(shù)學公式、化學方程式等的地位是否恰當、美觀；校正圖的位置，注意方位的平正；檢查行距是否勻稱、字距是否合乎規(guī)定；統(tǒng)一全書各級標題。

總之，公司年鑒的編輯需要各單位各部門各駐外公司的大力支持和配合。只要在公司年鑒編輯過程中把好“四關”，就一定能夠編纂出符合標準的、高質量的、滿意的公司年鑒。