《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第六章 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

二、企業(yè)檔案管理制度建設(shè)

6.2.4檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。

統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，包括檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存等方面的情況；檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)，包括檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率等；檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計(jì)，包括借人次、借閱量、查全率查準(zhǔn)率、利用率、準(zhǔn)確率統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持目的性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、全面性、系統(tǒng)性和及時(shí)性。同時(shí)檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性分析，以掌握企業(yè)檔案工作的變化和規(guī)律。

6.2.5檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。

本條對(duì)企業(yè)檔案利用制度提出要求。企業(yè)檔案部門要健全檔案檢索體系，建立檔案信息集中管理的開發(fā)模式。企業(yè)在開發(fā)檔案信息的過程中，要對(duì)企業(yè)核心技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的開發(fā)利用進(jìn)行審查。要處理好利用和保密的關(guān)系。

檔案信息開發(fā)利用主要形式：從企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品宣傳等方面開展檔案、情報(bào)、信息編輯、匯編專題資料等工作；利用檔案制作多媒體宣傳品；建立企業(yè)精品檔案展室；依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，在遵守保密制度和不損害國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人利益的前提下，積極提供和開發(fā)檔案信息，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

6.2.6檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。

企業(yè)檔案保密制度，應(yīng)從確保企業(yè)檔案實(shí)體和信息的安全提出具體要求。

應(yīng)要求檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密守則，包括離職后不得泄密。涉密檔案加強(qiáng)保密措施，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)和控制知悉人員，指定檔案閱讀地點(diǎn)。

6.2.7電子檔案管理制度。應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

本條對(duì)企業(yè)建立電子檔案管理制度提出要求。電子文件的歸檔應(yīng)遵守兩個(gè)原則：一是電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即在電子文件歸檔時(shí)應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時(shí)存檔；二是同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作。

電子檔案管理制度應(yīng)明確規(guī)定電子文件的收集范圍，收集積累要求，收集、積累辦法，電子文件的整理，電子文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，有效性和完整性鑒定，保管期限劃分，歸檔要求，電子檔案利用使用拷貝件、保護(hù)電子檔案載體等要求及應(yīng)注意的問題。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。

本條對(duì)建立健全檔案管理系統(tǒng)操作制度提出要求

三、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定

6.3.1文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。

本條是對(duì)企業(yè)文件、檔案整理提出的要求。文件、檔案整理原則是遵循文件、檔案形成規(guī)律，保持文件、檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

整理方法應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等的要求執(zhí)行。

檔號(hào)編制應(yīng)按照《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）要求，選擇適合企業(yè)檔案分類的標(biāo)識(shí)方法，與企業(yè)檔案分類方案配套使用。

檔案裝具是檔案室存放并保護(hù)檔案的裝置或容器。主要有箱、柜、架、卷皮和卷盒等。無(wú)論何種裝具，都必須對(duì)檔案無(wú)損害作用，并且制作經(jīng)濟(jì)，使用便利。檔案裝具無(wú)論是購(gòu)買還是定制都應(yīng)符合《檔案裝具》（DA/T6-1992）標(biāo)準(zhǔn)要求。

6.3.2檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。

制定企業(yè)檔案分類方案的分類規(guī)則是：同位類之間互不相容；各子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng)；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；分類必須按層次進(jìn)行不能跳躍。

制定分類方案要根據(jù)企業(yè)檔案實(shí)際情況，遵循分類規(guī)則編制“類目表”，以指導(dǎo)具體的分類工作。

類目表：是根據(jù)本企業(yè)（系統(tǒng)）檔案的種類和數(shù)量情況，編制一個(gè)由大類、屬類、小類構(gòu)成的，具有從屬關(guān)系（縱向）和平行關(guān)系（橫向）的不同層次的類目體系。

分類方案是由類目表、標(biāo)記符號(hào)、說明與注釋、索引組成。

企業(yè)檔案分類體系的類目設(shè)置。工業(yè)企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置按照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，一級(jí)類目有：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置，同樣要依據(jù)企業(yè)管理職能分工，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)來進(jìn)行具體劃分。參考《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

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