住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的探索與實(shí)踐

王穎

摘 要：信息技術(shù)在多種不同類型的檔案管理工作中都可發(fā)揮效用，檔案材料的數(shù)量增加，傳統(tǒng)式的檔案管理方法已經(jīng)不能被繼續(xù)使用，隨著檔案系統(tǒng)的信息化程度不斷增加，檔案管理者在初期整體環(huán)節(jié)通過計(jì)算機(jī)設(shè)備提升了歸檔工作效率。住房公積金業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容重要，這類檔案的基數(shù)大，科學(xué)的歸檔工作可以幫助減少檔案處理工作中的錯(cuò)誤?，F(xiàn)結(jié)合住房公積金業(yè)務(wù)類檔案的特點(diǎn)，探討歸檔建議。

關(guān)鍵詞：住房公積金業(yè)務(wù)；檔案整體；歸檔方法

在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)之中，辦理住房公積金業(yè)務(wù)的人逐漸增加，同時(shí)相關(guān)的貸款業(yè)務(wù)也逐漸活躍，住房公積金檔案資料的總量增加，歸檔工作難度大幅提升，負(fù)責(zé)這部分檔案管理工作的工作人員必須要結(jié)合檔案整理工作要求，有效歸檔，以科學(xué)的方式來管控檔案材料，避免住房公積金業(yè)務(wù)活動(dòng)受到檔案材料的不良影響。本文參考新型檔案管理工作制度與現(xiàn)有歸檔技術(shù)，探尋適合住房公積金檔案的歸檔方法。

1 住房公積金業(yè)務(wù)相關(guān)檔案材料的主要特點(diǎn)

檔案既具有證明功能，同時(shí)還具有記載重要信息的基本功能，在整理檔案材料時(shí)，需以檔案的實(shí)際內(nèi)容與具體特點(diǎn)來確定整理工作的開展方向。住房公積金檔案在現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)中具有特殊性，其構(gòu)成復(fù)雜，其檔案系統(tǒng)內(nèi)部的不同檔案材料的實(shí)際使用價(jià)值不同，在初期歸檔工作階段，必須要把握這種檔案材料的主要特征。首先這種檔案具有長(zhǎng)期性的特征，職工在相應(yīng)的部門建設(shè)了住房公積金檔案之后，檔案材料需要被長(zhǎng)期有效保存，因?yàn)橐恍n案材料內(nèi)部設(shè)有貸款數(shù)額、每月需要有效繳納的金額等重要的信息，一旦丟失將會(huì)對(duì)其住房公積金業(yè)活動(dòng)產(chǎn)生重大影響。

這種檔案還存在多樣化的特征，與具有單一化載體的檔案材料不同，住房公積金檔案中不僅有大量的紙質(zhì)材料，同時(shí)還具有光盤、錄音以及錄像等材料，這些材料的保存難度相對(duì)較高，分類也相對(duì)比較困難，管理者應(yīng)當(dāng)將基礎(chǔ)性的分類工作做好，分類是歸檔工作的重要前提。以檔案的類別為準(zhǔn)，來給不同的業(yè)務(wù)檔案使用不同的管理方法，使歸檔工作可以在更短的時(shí)間之內(nèi)被完成。住房公積金檔案在時(shí)效性方面也有特殊的要求，管理者必須根據(jù)該業(yè)務(wù)檔案的使用需要，在預(yù)設(shè)的時(shí)間之內(nèi)完成歸檔任務(wù)，如果業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)了被堆積的情況，檔案管理工作也無法順利有效地被完成。

2 歸檔工作建議

2.1 深入了解業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

檔案管理工作需要在標(biāo)準(zhǔn)化的制度的約束下展開，但是很多地區(qū)并沒有針對(duì)住房公積金檔案給出具有限制作用的管理制度，這也是導(dǎo)致住房公積金檔案管理不善的問題之一，通過使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以幫助管理者以更高的效率來掌握住房公積金當(dāng)那的基本內(nèi)容，管理單位還可以對(duì)其他類型的檔案局以及相關(guān)單位運(yùn)用的管理手段進(jìn)行借鑒，細(xì)化該種業(yè)務(wù)型檔案的管理制度。在管理與使用住房公積金檔案時(shí)，管理者需要在貸款、提取以及歸集三個(gè)環(huán)節(jié)獲取檔案資料，管理檔案的工作也必須建設(shè)在對(duì)檔案內(nèi)容有所了解的基礎(chǔ)上，還要注意一些歸檔比較困難的檔案，進(jìn)而將歸檔工作展開時(shí)選用的方法，確認(rèn)歸檔順序。

2.2 提升檔案管理者的工作素養(yǎng)

首先，要建立高效、合理的人才招聘流程，開辟新的人員招聘渠道，積極利用各種社會(huì)資源，吸納更多更專業(yè)的檔案管理人才。其次，要做好相關(guān)管理人員的崗前培訓(xùn)工作，包括檔案管理技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理理念培養(yǎng)、檔案管理制度考核等，讓每位住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理人員都能夠更加的專業(yè)。再次，對(duì)于新進(jìn)的住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理人員，要適當(dāng)安排老員工帶領(lǐng)，防止出現(xiàn)較為嚴(yán)重的管理問題。最后，樹立正確的住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，確立明確的工作重心，可以在很大程度上保證住房公積金業(yè)務(wù)檔案室日常管理工作的穩(wěn)定性和持久性。

2.3 確定科學(xué)的歸檔方法

優(yōu)化住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔方式。第一，進(jìn)一步簡(jiǎn)化住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的工作流程，降低業(yè)務(wù)檔案整理歸檔難度并提高工作效率。第二，建立日常的業(yè)務(wù)檔案整理歸檔細(xì)則，爭(zhēng)取做到責(zé)任到人，一旦住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔出現(xiàn)問題，可快速的找到相關(guān)負(fù)責(zé)人予以解決，提高工作的效率。第三，明確各個(gè)業(yè)務(wù)檔案管理部門的工作職責(zé)，保證與其他部門不出現(xiàn)業(yè)務(wù)交叉錯(cuò)亂的現(xiàn)象，提高業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的安全性。第四，加大對(duì)住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的資金投入，進(jìn)一步提高檔案整理歸檔設(shè)施的質(zhì)量。

做好住房公積金業(yè)務(wù)檔案的分類儲(chǔ)存工作。住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔是檔案管理職能的最根本的體現(xiàn)，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的開展應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)這部分的工作。因此，單位其他各個(gè)部門都要積極配合整理歸檔工作的開展，重視日常檔案文件的收集和整理工作，同時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)的做好檔案的歸檔工作，做到分門別類，條理清晰，及時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)信息上傳到網(wǎng)絡(luò)之中。

2.4 優(yōu)化檔案管理制度

進(jìn)一步完善管理制度。首先，在管理制度上需要注重與我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行結(jié)合，讓制定出來的管理制度能夠獲得法律保障，同時(shí)這也是一種對(duì)檔案管理工作的保護(hù)，使得管理行為更加合法化。其次，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作的開展引起高度的重視，在政策上和資金上給予更大的支持，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)給予該部門管理工作人員更多的關(guān)心和愛護(hù)，建立和完善相關(guān)的管理制度，從而有效促進(jìn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔的管理質(zhì)量。最后，需要建立起完善的獎(jiǎng)懲制度。為促進(jìn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理歸檔人員的工作效率，應(yīng)當(dāng)對(duì)各工作人員的工作表現(xiàn)作出公平的評(píng)價(jià)，然后對(duì)其中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)其中表現(xiàn)較差的工作人員給予適當(dāng)?shù)膽土P，通過這種方式來調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

完成所有歸檔工作任務(wù)之后，管理人員還要對(duì)已經(jīng)獲取的住房公積金檔案信息進(jìn)行復(fù)核，確定檔案的精準(zhǔn)度，并對(duì)檔案材料進(jìn)行審查，確定檔案信息沒有錯(cuò)誤之后，還能存儲(chǔ)檔案，避免在歸檔環(huán)節(jié)中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，提升檔案整理工作的質(zhì)量。為之后的住房公積金業(yè)務(wù)活動(dòng)提供正確全面的檔案信息。

3 結(jié)束語

管理者在應(yīng)對(duì)與住房公積金有關(guān)的檔案材料時(shí)，需要先根據(jù)檔案材料的來源做好基礎(chǔ)分類工作，在分類的基礎(chǔ)上展開歸檔處理工作，同時(shí)還要保存與業(yè)務(wù)檔案相關(guān)的其他材料，如會(huì)計(jì)憑證等，同時(shí)根據(jù)檔案材料使用需要來將檔案的保管期限合理設(shè)置，根據(jù)歸檔工作經(jīng)驗(yàn)來確定歸檔工作中的矛盾問題，通過更加合適的手段來應(yīng)對(duì)這類檔案材料，總之住房公積金業(yè)務(wù)檔案的歸檔以及其他整理工作仍舊存有改進(jìn)空間，管理者需繼續(xù)調(diào)整整體方法。

參考文獻(xiàn)

[1]陳偉.事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理研究[J].科研，2017（2），00267-00267.

[2]熊應(yīng)長(zhǎng).淺析住房公積金的檔案管理[J].商，2015（9），40-40.

[3]馬文平.從檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐談檔案整理歸檔[J].科技、經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)，2015（6），146-147.