試論辦公自動化條件下的高校檔案管理策略

賈秀芳

摘 要：本文首先分析了辦公自動化應用在高校檔案管理中的意義，接著從轉變思想認識，調整檔案生成階段與歸檔解階段的數字化管理模式，注重基礎設施建設，提高系統(tǒng)安全性幾個方面提出了辦公自動化條件下的高校檔案管理策略。

關鍵詞：辦公自動化 檔案管理 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

在信息時代，辦公自動化軟件被廣泛應用到多個領域，是提高辦公效率的重要舉措，高校檔案管理也不例外。檔案資源屬于高校信息資源的重要組成部分，具備標準性與規(guī)范性的特點，受到了高校領導與教育部門的重視。檔案信息化建設不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在高校檔案信息化管理過程中，辦公自動化軟件以其獨特優(yōu)勢實現了實體檔案向數字化存儲的轉變，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了檔案管理的工作效率。

一、辦公自動化應用在高校檔案管理中的意義

1.辦公自動化概述

辦公自動化主要是依托計算機技術、數據庫以及電子郵件等進行企事業(yè)單位內部信息資源的傳遞與交換，進而實現信息共享，讓管理者能夠在比較短的時間內獲取想要的信息資源，提高信息的利用率，屬于科學化、高效率的辦公系統(tǒng)。通過運用辦公自動化系統(tǒng)能夠為領導決策服務，讓辦公操作變得簡單起來，進而實現科學化、無紙化以及自動化辦公的終極目標。事實上，在設計辦公自動化系統(tǒng)的時候，基本上包含了企事業(yè)單位辦公的多個功能，實現了多部門、多環(huán)節(jié)，各個功能之間能夠有機結合。但是，我們知道網絡系統(tǒng)的功能要實現完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動化軟件融入到高校檔案管理體系中，才能更好的發(fā)揮其作用。

2.應用意義

對于高校檔案管理工作來說，辦公自動化軟件為檔案資料的數字化提供了可能，也為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐?？梢哉f，辦公自動化是高校檔案的形成過程，而高校檔案又是辦公自動化的成果。辦公自動化技術能夠把分散的信息進行處理，不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務器以及web等連接起來，找出準確的數據和信息，突破了檔案形成與查閱的時間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為辦公自動化的基礎，電子文檔管理系統(tǒng)通過提高檔案信息存儲質量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，而且辦公自動化系統(tǒng)為用戶提供的知識庫，能夠自動收集和保存互聯網資源信息，檔案工作人員可以整理這些信息中對檔案管理有利的數據來為管理決策服務。除此之外，通過網絡技術還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網絡系統(tǒng)把關鍵的信息共聯，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現了檔案信息共享與在線服務。

二、辦公自動化條件下的高校檔案管理策略

1.轉變思想認識，提高應用成效

作為高校檔案管理人員，要認識到辦公自動化在檔案管理工作中的應用成效，是實現優(yōu)質、高效管理的關鍵所在。進行科學有效的管理與規(guī)劃，對辦公自動化進行一個整體的布局，結合檔案部門內部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據局面，實現檔案管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準確率。因此，高校檔案管理人員要轉變思想，對檔案管理過程中的辦公自動化狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關鍵流程。通過建立一支高素質、業(yè)務精良的工作團隊，在工作中樹立辦公自動化化系統(tǒng)理念。

2.調整檔案生成階段的數字化管理模式

在檔案生成階段，也就是在管理系統(tǒng)設計的初期階段，就要樹立電子化檔案管理意識。每個高校單位都有自己的局域網，通過辦公自動化軟件可以讓各個部門之間的數據接口統(tǒng)一起來，實現文件數據資源共享。一個完整的電子檔案有兩部分組成，一個是歸檔電子文件，一個是元數據。電子檔案的元數據用過手工輸入以及自動捕獲等途徑獲取，電子元數據包含的內容有生成部門、責任人員、文件格式等。我們以學生檔案為例，元數據就是指學生的姓名、專業(yè)以及學號等，這些都是作為元數據存入到檔案信息庫中，屬于一條數據的形式，通過調整檔案生成階段的數字化管理模式，節(jié)約了存儲空間，提高信息傳輸效率。

3.優(yōu)化電子檔案歸檔管理模式

對于已經生成的電子檔案來說，辦公自動化的應用主要是在數據信息的流通環(huán)節(jié)與轉遞環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)的管理內容相對比較寬泛，注重電子檔案的處理過程。在辦公自動化環(huán)節(jié)下，要明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案的價值進行專業(yè)的評估，對檔案的歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。檔案數字化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到高校辦公自動化整體中去，進行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產生脫節(jié)行為。根據系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在檔案管理過程中，要通過辦公自動化系統(tǒng)逐步取消高校部門之間存在的障礙，建立協同化的辦公平臺，進而提高高校檔案管理成效。

4.注重基礎設施建設，提高系統(tǒng)安全性

首先，在檔案管理過程中，要對辦公自動化程序的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現。高校管理人員要結合檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設計的時候制定相應的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設定相應的人員操作權限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運營環(huán)境。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應的制度，要求檔案管理工作人員按照制度來進行檔案信息的錄入和整理，制定數據的備份方案等。

結論

綜上所述，隨著高等院校教育改革的深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不再適應形勢發(fā)展的需要，辦公自動化應用到其中成為必然趨勢。在檔案管理中應用辦公自動化軟件能夠提高辦公效率與信息效率，是高校信息化管理的一部分。在現階段，要積極轉變思想認識，調整檔案生成階段與歸檔階段的數字化管理模式，注重基礎設施建設，進而提高系統(tǒng)的安全性。

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