強(qiáng)化雙預(yù)算控制 有效實現(xiàn)項目全過程財務(wù)管理

徐 皓

國網(wǎng)江蘇省電力有限公司財務(wù)部

一、研究思路

在充分繼承SG186工程中預(yù)算控制和項目建設(shè)全過程信息集成等成果的基礎(chǔ)上，遵循SG-ERP建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合基建管理實際情況，設(shè)計了基于全過程財務(wù)管理的自動轉(zhuǎn)資方案。系統(tǒng)自動生成工程竣工決算報表、自動創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片的過程就是“自動轉(zhuǎn)資”過程。

二、具體做法

(一)細(xì)化WBS架構(gòu)，統(tǒng)一費(fèi)用分?jǐn)傄?guī)則

ERP系統(tǒng)按照WBS標(biāo)準(zhǔn)模板架構(gòu)，根據(jù)決算生成分?jǐn)傄?guī)則自動生成工程財務(wù)竣工決算報告，自動將在建工程結(jié)轉(zhuǎn)到固定資產(chǎn)卡片。

能夠運(yùn)行自動轉(zhuǎn)資程序的前提是項目WBS結(jié)構(gòu)必須標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)項目管理的需要，也為了實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)資的業(yè)務(wù)功能需求，搭建了項目的標(biāo)準(zhǔn)WBS模板。

系統(tǒng)提供自動導(dǎo)入初步設(shè)計概算、自動創(chuàng)建項目WBS構(gòu)架、自動產(chǎn)生物料需求的功能，簡化人工操作，縮短搭建項目WBS構(gòu)架的時間，以提高項目管理效率。自動轉(zhuǎn)資涉及的六大功能模塊為：

(1)WBS架構(gòu)創(chuàng)建及概算導(dǎo)入模塊將WBS標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)架和編碼固化在SAP 系統(tǒng)中，通過開發(fā)SAP與設(shè)計管理平臺的接口，根據(jù)從設(shè)計管理平臺導(dǎo)入的相關(guān)設(shè)計文檔，在SAP系統(tǒng)中自動創(chuàng)建項目的WBS架構(gòu)，并將項目概算導(dǎo)入項目WBS架構(gòu)。

(2)設(shè)備清冊導(dǎo)入模塊將設(shè)計管理平臺生成的設(shè)備清冊EXCEL文件導(dǎo)入SAP系統(tǒng)，在項目WBS結(jié)構(gòu)下自動生成資產(chǎn)WBS元素，并在其下生成網(wǎng)絡(luò)掛入物料，同時在項目WBS結(jié)構(gòu)中導(dǎo)入裝置性材料清冊，形成物資采購需求計劃。

(3)設(shè)備驗收清單確認(rèn)模塊根據(jù)項目WBS結(jié)構(gòu)，從SAP系統(tǒng)中導(dǎo)出項目設(shè)備驗收清單。按照現(xiàn)場實物，調(diào)整完善資產(chǎn)WBS元素，經(jīng)現(xiàn)場驗收人員和項目經(jīng)理確認(rèn)無誤后，確認(rèn)并修正設(shè)備驗收清單。

(4)資產(chǎn)拆分確認(rèn)模塊通過PM設(shè)備卡片自動創(chuàng)建資產(chǎn)卡片，并將責(zé)任成本中心、設(shè)備的規(guī)格型號等相關(guān)信息寫到生成的資產(chǎn)卡片中。提供確認(rèn)界面，供財務(wù)人員檢查和確認(rèn)需轉(zhuǎn)資的資產(chǎn)WBS元素以及資產(chǎn)的分類和資產(chǎn)名稱等相關(guān)信息。

(5)費(fèi)用分?jǐn)偤娃D(zhuǎn)資模塊根據(jù)竣工決算的費(fèi)用分?jǐn)傄?guī)則，系統(tǒng)按步驟自動計算并進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?，各項費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)果確認(rèn)后，自動將各分?jǐn)偟馁M(fèi)用過賬到相應(yīng)的資產(chǎn)WBS元素。完成后，根據(jù)審計報告結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整之后，可以按照上述步驟重新轉(zhuǎn)資，系統(tǒng)提供多次分?jǐn)傓D(zhuǎn)資功能。

(6)工程竣工決算報表模塊通過SAP系統(tǒng)的報表增強(qiáng)開發(fā)功能，按照規(guī)定的報表格式，在SAP系統(tǒng)中自動生成工程竣工決算報告。

(二)各功能模塊高度集成，數(shù)據(jù)共享

通過ERP系統(tǒng)的PS、PM、AM模塊的緊密集成，實現(xiàn)“賬、卡、物”信息三聯(lián)動，為后期資產(chǎn)清理打下堅實的基礎(chǔ)。

自動轉(zhuǎn)資方案的條件假設(shè)：形成設(shè)備的物料對設(shè)備分類為N：1的關(guān)系，設(shè)備對資產(chǎn)分類的關(guān)系為N：1的關(guān)系，以保證同一個物料信息能自動帶入設(shè)備及資產(chǎn)信息中。(見圖1)

在設(shè)計階段就明確工程物資和最終投運(yùn)設(shè)備之間的對應(yīng)關(guān)系；在工程建設(shè)過程中不斷修正、完善這種對應(yīng)關(guān)系；在工程完工時從系統(tǒng)中出具設(shè)備清單，作為工程現(xiàn)場實物清點(diǎn)驗收的依據(jù)，最終形成投運(yùn)的設(shè)備臺帳和固定資產(chǎn)卡片。在實物匹配的同時，系統(tǒng)自動收集設(shè)備的購置費(fèi)用，并進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)偡峙?，輔助財務(wù)人員完成工程轉(zhuǎn)資工作。

(三)項目建設(shè)過程就是資產(chǎn)形成的過程

實現(xiàn)工程項目實施與資產(chǎn)形成的緊密集成，項目實施過程兼顧資產(chǎn)的形成和概算的控制，項目建設(shè)過程就是資產(chǎn)形成的過程，資產(chǎn)管理前移到項目的設(shè)計階段，為實現(xiàn)從項目設(shè)計到資產(chǎn)報廢的資產(chǎn)全壽命周期管理提供基礎(chǔ)資料。

自動轉(zhuǎn)資功能實現(xiàn)與系統(tǒng)包括ERP(SAP)系統(tǒng)、設(shè)計管理平臺、PMS與PM等接口密不可分。其中，SAP系統(tǒng)為核心業(yè)務(wù)應(yīng)用，設(shè)計管理平臺為專業(yè)業(yè)務(wù)外圍應(yīng)用系統(tǒng)。通過SAP項目管理模塊(PS)與物資管理模塊(MM)、設(shè)備管理模塊(PM)、財務(wù)管理模塊(FI/CO)的集成，實現(xiàn)項目全口徑管理、工程全過程管理及資產(chǎn)全壽命周期管理，具體包括項目前期管理與立項管理、物資及服務(wù)需求計劃管理、項目概預(yù)算與結(jié)算管理、自動轉(zhuǎn)資等。通過與SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，實現(xiàn)設(shè)計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，為項目后期的自動轉(zhuǎn)資提供數(shù)據(jù)支持。

四、資金集中支付、設(shè)備和資產(chǎn)信息的三聯(lián)動的成效

1、有利于實現(xiàn)項目全過程財務(wù)管理。

建設(shè)投資大、建設(shè)周期長，基建程序復(fù)雜、工作環(huán)節(jié)多、涉及面廣，需要不同部門、不同單位協(xié)調(diào)配合，才能共同完成建設(shè)任務(wù)。工程建設(shè)投資巨大，工期緊、任務(wù)重，要作好基建財務(wù)管理工作，就必須參與工程建設(shè)的全過程管理。工程建設(shè)全過程的財務(wù)管理工作貫穿于基建投資規(guī)劃、前期準(zhǔn)備、可行性研究、立項、概預(yù)算審查、招投標(biāo)、建設(shè)直至竣工驗收和項目后評價全過程，只有依靠先進(jìn)的管理系統(tǒng)，推行資金集中支付、設(shè)備和資產(chǎn)信息的三聯(lián)動，加強(qiáng)基建全過程財務(wù)管理和風(fēng)險控制，才能最大限度提高建設(shè)資金的經(jīng)濟(jì)效益。

2、確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。

實現(xiàn)基建項目竣工決算自動化的前提條件是源頭數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。只有在相關(guān)基建項目業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范流程錄入SAP系統(tǒng)中，并嚴(yán)格按照PS、MM業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的說明進(jìn)行流轉(zhuǎn)，方可實現(xiàn)竣工決算的自動化，保證竣工決算的準(zhǔn)確性以及自動轉(zhuǎn)增固定資產(chǎn)的準(zhǔn)確性。

3、為資產(chǎn)全壽命管理奠定基礎(chǔ)

基建項目竣工決算及自動轉(zhuǎn)固程序的使用深化了基建財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用，加強(qiáng)了基建工程業(yè)務(wù)流程源頭數(shù)據(jù)錄入的控制。竣工決算及自動轉(zhuǎn)固程序的核心思想是資產(chǎn)的全生命周期管理，全面貫徹了以資產(chǎn)為核心的管理思路和先進(jìn)理念。

圖1