試論高職院校教學(xué)秘書素質(zhì)的提升

陳琴

摘 要： 教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理工作中的基層管理成員，其素質(zhì)水平的提升關(guān)系到院校的深入發(fā)展。本文通過介紹秘書具體的工作內(nèi)容、素質(zhì)要求，分析當(dāng)前高職院校秘書工作存在的問題，并提出合理化建議。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 高職院校 素質(zhì)提升

教學(xué)工作是高職院校的中心工作，高職院校一直以提高教學(xué)質(zhì)量作為發(fā)展的關(guān)鍵，而提高教學(xué)質(zhì)量的前提有許多，除了要有一支優(yōu)秀的教師隊(duì)伍外，還必須培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高水平、高效率的教學(xué)管理隊(duì)伍。教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理隊(duì)伍的關(guān)鍵人員，是教學(xué)管理系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，在教學(xué)管理中起著橋梁和紐帶作用。

一、高職院校教學(xué)秘書的工作

高職院校教學(xué)秘書的工作范圍涉及教學(xué)日常工作的眾多方面，既繁雜又牽扯到很多具體的事和人。高職秘書工作缺少重大科研項(xiàng)目，其負(fù)責(zé)的教學(xué)工作雖然瑣碎，但是每一件事情均可能會(huì)影響到教學(xué)工作的順利進(jìn)行，教學(xué)秘書在平凡的工作崗位上用辛勤細(xì)致的工作保障著教學(xué)活動(dòng)的順利開展。其具體工作范圍可歸納如下：

1.教學(xué)管理。

教學(xué)秘書在系專業(yè)主任領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行組織與管理。教學(xué)活動(dòng)包括安排課程表、調(diào)停課、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、協(xié)助系專業(yè)主任進(jìn)行期中教學(xué)檢查，安排教師座談會(huì)和學(xué)生座談會(huì)，組織學(xué)生參加學(xué)期補(bǔ)考、重修考試，組織學(xué)生參加英語A級(jí)、四六級(jí)英語考試及計(jì)算機(jī)等級(jí)考試。安排期末考試，負(fù)責(zé)各類教學(xué)材料的收集存檔，等等。教學(xué)秘書在實(shí)際教學(xué)管理過程中還會(huì)經(jīng)常碰到一系列狀況需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)執(zhí)行，如教學(xué)評(píng)估、教學(xué)計(jì)劃的變動(dòng)、上課教師的變動(dòng)、教師外出培訓(xùn)研修、生病等原因調(diào)課等一些不可預(yù)知的情況。

2.上傳下達(dá)工作。

教學(xué)秘書是學(xué)生和教學(xué)職能部門之間的紐帶和橋梁，起到上傳下達(dá)、溝通信息等作用。能主動(dòng)為廣大師生著想，切合實(shí)際做好本職工作，把服務(wù)真正落實(shí)到各項(xiàng)教學(xué)管理工作中。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)將教務(wù)處的教學(xué)任務(wù)傳達(dá)到系專業(yè)，協(xié)助系專業(yè)主任做好教學(xué)管理、及時(shí)有效地組織教師、完成各部門下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。例如各類考試、活動(dòng)賽項(xiàng)通知、教師監(jiān)考通知、教師調(diào)停課通知，等等。

3.學(xué)籍管理。

學(xué)籍管理是教學(xué)秘書很重要的一個(gè)項(xiàng)目工作。教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)新生教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍信息采集，要時(shí)刻掌握好學(xué)生的學(xué)籍變化動(dòng)態(tài)，及時(shí)處理學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、參軍、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)情況，收集好相關(guān)材料，及時(shí)辦理好手續(xù)，保存檔案。學(xué)生成績的管理、畢業(yè)資格的審核也需教學(xué)秘書承擔(dān)完成。

4.其他工作。

教學(xué)秘書除了協(xié)助系專業(yè)主任安排完成教學(xué)工作，服務(wù)于教師和學(xué)生的教學(xué)活動(dòng)外，還要負(fù)責(zé)教材征訂、補(bǔ)考、重修成績錄入、試卷印刷、監(jiān)考安排、專兼任教師工作量上報(bào)與核對(duì)、證書發(fā)放等，及時(shí)反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)日常管理工作中存在的問題和情況，主動(dòng)向上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供資料、報(bào)告、教學(xué)動(dòng)態(tài)信息，這些都是教學(xué)秘書的管理內(nèi)容，只有細(xì)致的工作態(tài)度才能保障工作的正常進(jìn)行。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)

教師的魅力源于知識(shí)、品德和關(guān)愛，教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要的作用，這一特性要求教學(xué)秘書具體較高的素質(zhì)。

1.政治思想品德要過硬。

政治思想品德方面要熱愛中國共產(chǎn)黨、能自覺貫徹黨的教育路線方針政策，遵守社會(huì)法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，遵紀(jì)守法，并能主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)政治理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。積極參加學(xué)院組織的每次政治學(xué)習(xí)和各項(xiàng)集體活動(dòng)，從不遲到、早退、缺席，以開闊自己的視野。關(guān)心國家與世界大事，通過多看報(bào)紙、電視新聞、電腦網(wǎng)絡(luò)了解國家大事與其他重要新聞，參加各種有益的活動(dòng)等渠道提高個(gè)人的政治思想覺悟，構(gòu)筑更加積極的人生觀和價(jià)值觀。

2.職業(yè)道德。

職業(yè)道德方面要尊敬領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同事，真誠對(duì)人、愛護(hù)學(xué)生，人際關(guān)系要和諧融洽。能正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)同事之間的關(guān)系，能自覺遵守職業(yè)道德，廉潔自律，作風(fēng)正派，秉公辦事。工作要積極認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)；勇于承擔(dān)重任；愛崗敬業(yè)，為人師表，以身作則，言行符合師德規(guī)范，團(tuán)結(jié)同事，尊重他人，有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，積極參加各項(xiàng)集體活動(dòng)。嚴(yán)守教學(xué)機(jī)密，堅(jiān)守原則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。能主動(dòng)、認(rèn)真地服從和配合學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。

3.工作能力和創(chuàng)新精神。

當(dāng)今世界，新技術(shù)、新思想、新領(lǐng)域、新知識(shí)不斷涌現(xiàn)。這就需要教學(xué)秘書精通崗位政策業(yè)務(wù)知識(shí)，豐富管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，具備較強(qiáng)的獨(dú)立工作能力，具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，富有創(chuàng)新精神，能夠在工作中提出新的思路、新的見解、新的措施。教學(xué)秘書不僅要有現(xiàn)代化的管理理念，還要熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握信息搜索查詢的技能，會(huì)熟練使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理，可以用現(xiàn)代化的手段安排考場，現(xiàn)場辦公，既提高工作效率，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又為師生提供方便快捷的服務(wù)。如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都應(yīng)利用計(jì)算機(jī)完成，才能更好地協(xié)助系專業(yè)主任工作，成為系專業(yè)主任合格的助手。

4.業(yè)務(wù)知識(shí)水平。

教學(xué)秘書作為高職院校的教學(xué)管理人員，需要具備良好的教育觀、知識(shí)觀及學(xué)習(xí)觀，了解和掌握高等教育和高等學(xué)校管理的基礎(chǔ)知識(shí)，以及學(xué)校學(xué)籍管理?xiàng)l例等各項(xiàng)規(guī)章制度，了解院、系專業(yè)的基本概況、師資人員情況、教學(xué)培養(yǎng)方案的特點(diǎn)和內(nèi)容、專業(yè)課程體系設(shè)置的相關(guān)規(guī)定、課程的主要內(nèi)容和教學(xué)特點(diǎn)。綜合上述，教學(xué)秘書只有加強(qiáng)教育學(xué)、教學(xué)管理學(xué)、秘書學(xué)等管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，才能不斷提高業(yè)務(wù)水平、服務(wù)水平，掌握更新的知識(shí)，才能提高工作效率，才能做好教學(xué)管理工作。

三、高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題及建議

1.外出參觀學(xué)習(xí)培訓(xùn)項(xiàng)目少，建議增加專業(yè)進(jìn)修、培訓(xùn)和交流的機(jī)會(huì)。

重復(fù)性、枯燥性是高職院校教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)，學(xué)院可以在兩個(gè)方面改善其職業(yè)發(fā)展條件：一是增強(qiáng)辦公軟件的智能化，智能軟件將極大地減少秘書的工作強(qiáng)度，同時(shí)提高準(zhǔn)確率；二是學(xué)院職能部門應(yīng)提供系統(tǒng)的秘書技能培訓(xùn)，諸如教學(xué)管理崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和參觀學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)等。同時(shí)，學(xué)?？梢远ㄆ诮M織教學(xué)秘書交流平臺(tái)，互相交流學(xué)習(xí)，提出工作中的難題，大家共同商討得到好的建議。只有視野寬闊，知識(shí)豐富，才能提高教學(xué)秘書的創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)。

2.職業(yè)生涯上升空間不大。

教學(xué)秘書把絕大部分時(shí)間和精力都花在了教學(xué)管理和服務(wù)上，無暇顧及教學(xué)和科研，造成處于兩難境地的職稱晉升。高職院校允許教學(xué)秘書職稱不按教師系列評(píng)定，社科管理系列不是自己的專業(yè)，沒有科研成果，無法晉升，使教學(xué)秘書上升空間受阻。建議秘書與學(xué)校雙方選擇，一方面是提高秘書的思想修養(yǎng)，提高其主動(dòng)參與教研的積極性，另一方面是通過一些教改課題，將秘書引入課題研究，形成教師、學(xué)生、秘書三位一體共同參與教改的新氛圍。

3.日常事務(wù)繁重瑣碎，易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

新時(shí)期以來，高職院校專業(yè)設(shè)置越來越多，學(xué)生數(shù)量急劇猛增，教學(xué)秘書的工作量也逐年增多，日常事務(wù)繁重瑣碎，事大如教學(xué)安排、考試安排，小到調(diào)課、組織座談會(huì)、會(huì)議記錄，等等。每件事都得親力親為，考慮到位，不能出錯(cuò)。事實(shí)研究證明，工作負(fù)荷過重與完成時(shí)間能力的相對(duì)不足會(huì)引起一定的職業(yè)倦怠感。建議院校將一些權(quán)利下放到如學(xué)生自律委員會(huì)、記者團(tuán)等組織，而由秘書備份，這樣不僅可降低秘書的工作強(qiáng)度，還可在一定程度上鍛煉學(xué)生的能力。

高校教學(xué)管理人員要秉承著“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的理念，加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通，主動(dòng)為廣大師生著想，切合實(shí)際做好本職工作，真正把服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)的順利舉行做出貢獻(xiàn)。

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