淺析大型國(guó)企國(guó)際化經(jīng)營(yíng)中檔案管理工作

趙娟｜文

本文通過(guò)大型國(guó)有企業(yè)“走出去”國(guó)際化經(jīng)營(yíng)過(guò)程中檔案管理的探索實(shí)踐，歸納了大型國(guó)有企業(yè)檔案管理，研究分析了國(guó)際化經(jīng)營(yíng)中檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，提出了思考和建議。

從世紀(jì)之初的“走出去”，到如今的“一帶一路”戰(zhàn)略揚(yáng)帆遠(yuǎn)航，越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)走出國(guó)門(mén)，尤其是大型國(guó)有企業(yè)，開(kāi)始主動(dòng)參與全球經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。隨著海外業(yè)務(wù)不斷拓展和國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略穩(wěn)步實(shí)施，很多企業(yè)已經(jīng)初步形成國(guó)際化經(jīng)營(yíng)格局。作為大型國(guó)企集團(tuán)管控的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案管理工作也跨出國(guó)門(mén)，越來(lái)越多地涉及包括企業(yè)在境外設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、全資公司、合資公司在內(nèi)的各種機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“境外子公司”）。

因此，國(guó)企檔案管理工作也面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)：檔案管理工作如何更好地適應(yīng)企業(yè)生存發(fā)展的需要，如何更好地為企業(yè)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

國(guó)際化經(jīng)營(yíng)中檔案工作現(xiàn)狀和問(wèn)題分析

1.組織建設(shè)總體到位，國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)基本合規(guī)達(dá)標(biāo)，但境外業(yè)務(wù)還不規(guī)范

大型國(guó)企基本都能把檔案工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓。按照企業(yè)檔案分級(jí)管理的總體要求，多數(shù)企業(yè)本部二級(jí)單位以及境內(nèi)的分、子公司均能夠貫徹落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，各類檔案收集完整、歸檔科學(xué)，檔案案卷質(zhì)量符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求。

但對(duì)于境外子公司來(lái)說(shuō)，檔案管理業(yè)務(wù)和庫(kù)館建設(shè)方面還存在一些差距，國(guó)內(nèi)遵循的檔案集中統(tǒng)一管理原則在境外難以實(shí)現(xiàn)。許多國(guó)企境外子公司機(jī)構(gòu)從簡(jiǎn)，檔案管理既無(wú)專職部門(mén)，也缺專職人員和專業(yè)庫(kù)房。境外子公司檔案工作普遍缺乏一套真正符合自身實(shí)際管理體系。

2.境外子公司檔案工作處于管理真空狀態(tài)，企業(yè)總部缺乏有效監(jiān)管

絕大多數(shù)國(guó)企總部都設(shè)有檔案管理專職部門(mén)，但并未能完全行使其對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案工作的管理和監(jiān)督職能，對(duì)于企業(yè)本部以外的檔案管理沒(méi)有做出統(tǒng)一的要求，并且也缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。

目前很多國(guó)企的現(xiàn)狀是，對(duì)于境外子公司的檔案工作缺乏有效的監(jiān)督管理，從檔案管理的角度來(lái)說(shuō)是處于“真空狀態(tài)”，其工作隨意性較大，使得企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的很多資料丟失。

關(guān)于“滕子京謫守巴陵郡”的來(lái)龍去脈，以往人們多根據(jù)范仲淹一系“君子黨”的言說(shuō)系統(tǒng)做判斷，實(shí)際上我們不妨從王拱辰的角度來(lái)看看這一案子的發(fā)生，北宋安燾為王拱辰寫(xiě)的墓志銘里寫(xiě)滕宗諒在慶州揮霍無(wú)度，“人情怨憤，無(wú)敢言者”，王拱辰了解到此事后，“遂具劾奏。朝廷方遣使薄責(zé)，而宗諒盡火其籍以自蓋。公論奏益急。時(shí)執(zhí)政大臣有欲薄其罪者，乃止削官、降虢州。公奏不已，又貶岳州”。墓志銘中干擾司法公正的“時(shí)執(zhí)政大臣”，就是范仲淹。由于“君子黨”的文學(xué)話語(yǔ)遮蔽，我們?cè)跉v史上是很難聽(tīng)到王拱辰發(fā)出的聲音的。［14］

3.我國(guó)有關(guān)國(guó)企境外檔案管理的法規(guī)建設(shè)還在逐步發(fā)展健全中

目前我國(guó)政府主管部門(mén)針對(duì)國(guó)企境外檔案管理出臺(tái)的主要法律法規(guī)主要有：2005年國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，提出了原則性要求和指導(dǎo)性意見(jiàn)。2009年國(guó)家檔案局和國(guó)資委聯(lián)合出臺(tái)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，要求企業(yè)總部檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)境外檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督與管控。2012年國(guó)家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)督促所屬境外子公司貫徹實(shí)施該規(guī)定，為企業(yè)在國(guó)際化經(jīng)營(yíng)中維護(hù)各項(xiàng)權(quán)益提供保障，同時(shí)也為國(guó)企檔案管理部門(mén)提供了境外檔案工作指導(dǎo)監(jiān)督的依據(jù)。2014年國(guó)資委發(fā)布《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，要求央企應(yīng)加強(qiáng)境外檔案管理。在遵守屬地國(guó)法律法規(guī)的前提下，每年要定期將歸檔文件目錄報(bào)送國(guó)內(nèi)母公司，同時(shí)將重要?dú)w檔文件原件或備份件送回國(guó)內(nèi)母公司。

從以上情況可以看出，我國(guó)檔案法規(guī)中涉及國(guó)企境外子公司檔案管理的條規(guī)較為粗放不具體，境外檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督較為薄弱，致使國(guó)企在國(guó)際化經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的境外檔案工作管理松散無(wú)序。

4.各國(guó)對(duì)檔案管理要求不同，國(guó)企境外檔案工作受所在國(guó)的法律限制

各國(guó)對(duì)檔案管理有不同的要求。如俄羅斯規(guī)定：凡是包含的有關(guān)礦產(chǎn)資源方面的信息，屬于國(guó)家所有，其使用嚴(yán)格按照俄羅斯礦產(chǎn)資源法、檔案法等法律法規(guī)進(jìn)行，而且不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國(guó)境；英國(guó)政府規(guī)定：與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務(wù)部門(mén)檢查。

鑒于境內(nèi)外檔案工作在法律、制度、語(yǔ)言、文化等方面的差異性，境外檔案管理需兼顧中國(guó)和所在國(guó)的法律規(guī)定，這給國(guó)企境外子公司檔案監(jiān)管帶來(lái)難度和挑戰(zhàn)。而企業(yè)在制度體系建設(shè)時(shí)，往往疏于研究境外檔案工作的發(fā)展規(guī)律及其個(gè)性化特征，致使國(guó)企境外檔案工作管理水平徘徊不前。

思考與建議

1.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，把境外子公司納入企業(yè)檔案工作管理體系

企業(yè)應(yīng)從依法治檔的高度，按照《檔案法》和相關(guān)檔案法律法規(guī)的原則性規(guī)定，依照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國(guó)際化經(jīng)營(yíng)的要求，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，建立起完善的檔案工作機(jī)制，明確境外檔案工作應(yīng)由企業(yè)檔案歸口主管部門(mén)指導(dǎo)監(jiān)督的原則，切實(shí)將境外子公司納入企業(yè)檔案工作管理體系。

由于境外子公司經(jīng)營(yíng)管理、性質(zhì)規(guī)模等方面具有較大的差異性，國(guó)內(nèi)一些常用的監(jiān)督指導(dǎo)方法是不適用的。這就要求境外子公司要結(jié)合屬地國(guó)的法律法規(guī)以及自身具體情況開(kāi)展檔案管理制度建設(shè)，形成檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，保證檔案工作的順利開(kāi)展。

2.加強(qiáng)境外子公司檔案宣貫教育，強(qiáng)化境外子公司管理層和員工的檔案意識(shí)

要從根本上改變境外子公司各級(jí)管理人員檔案意識(shí)薄弱、檔案管理知識(shí)匱乏的現(xiàn)狀，就要加強(qiáng)境外子公司檔案培訓(xùn)工作，將檔案工作列入境外子公司管理人員培訓(xùn)內(nèi)容，提高各級(jí)管理人員依法管理檔案的意識(shí)和境外子公司專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

企業(yè)總部檔案部門(mén)可積極運(yùn)用企業(yè)內(nèi)部工作網(wǎng)站、電子郵件以及各類即時(shí)通信工具等途徑，搭建好檔案工作聯(lián)絡(luò)體系，加強(qiáng)工作動(dòng)態(tài)掌控，開(kāi)展制度宣貫和業(yè)務(wù)交流，提高隊(duì)伍素質(zhì)，帶動(dòng)檔案業(yè)務(wù)水平的提升。同時(shí)，通過(guò)借鑒學(xué)習(xí)國(guó)外檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)提高境外企業(yè)檔案意識(shí)和管理水平。

3.因地制宜中外結(jié)合，對(duì)境外子公司檔案采取相對(duì)集中與分散保管相結(jié)合的管理方式

按“統(tǒng)一規(guī)劃，分級(jí)管理”的屬地集中統(tǒng)一管理原則，各境外子公司應(yīng)在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，對(duì)檔案實(shí)體采取相對(duì)集中與分散保管相結(jié)合的管理方式，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

涉密檔案、永久長(zhǎng)期檔案應(yīng)由專（兼）職檔案人員集中保管，按時(shí)向總部檔案工作歸口管理部門(mén)報(bào)送備份的電子文件。所在國(guó)法律允許的，也可運(yùn)回國(guó)內(nèi)集中保管；非涉密短期檔案和業(yè)務(wù)資料由承辦部門(mén)保管；承辦人員定期向?qū)＃妫┞殭n案人員移交需集中保管的檔案或及時(shí)移交辦理完畢的需歸檔的文件材料。

4.加強(qiáng)境外子公司檔案管理信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為國(guó)際化經(jīng)營(yíng)服務(wù)

云計(jì)算和大數(shù)據(jù)是當(dāng)前信息化發(fā)展重要手段，信息化戰(zhàn)略已滲入包括檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理只是手段，利用檔案，發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)才是真正的目的。

因此，應(yīng)在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，充分開(kāi)發(fā)利用境外檔案信息資源，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性，為企業(yè)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

境外子公司檔案作為真實(shí)的原始記錄，刻畫(huà)著企業(yè)國(guó)際化進(jìn)程的歷史步伐，反映了企業(yè)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)的真實(shí)面貌。企業(yè)在國(guó)際化經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展，兼顧檔案工作實(shí)際和國(guó)際慣例要求，建設(shè)符合境外子公司運(yùn)作規(guī)律和管理特色的檔案管理模式，從防止國(guó)有資產(chǎn)流失、國(guó)家核心經(jīng)濟(jì)秘密外泄，防控企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的高度上來(lái)推進(jìn)國(guó)企境外子公司檔案監(jiān)管工作，構(gòu)建企業(yè)覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)。