淺談醫(yī)院檔案管理

吳瑩

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，具有保存價(jià)值的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低。

檔案工作對(duì)全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。雖然近年來檔案界對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳，但是社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。在醫(yī)院管理中，領(lǐng)導(dǎo)大多十分重視醫(yī)療服務(wù)管理，而對(duì)檔案的管理意識(shí)比較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健全、管理分散，管理范圍不明確。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時(shí)限性。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，也使得許多珍貴的材料丟失或遺棄，不能得到有效利用。

（三）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不高，相關(guān)知識(shí)欠缺。目前我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理硬件投入不足，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。

由于醫(yī)院管理以醫(yī)療為主，醫(yī)院把有限的資金和用房都投入到醫(yī)療建設(shè)中，致使檔案用房狹小，室內(nèi)施舍簡陋，不符合檔案安全保管的要求。近年來，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中已廣泛應(yīng)用，可在檔案管理方面的利用卻較少，沒有統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一管理，各單位按本單位的習(xí)慣使用，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，不能做到資源共享。醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對(duì)形勢(shì)的要求。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。

（二）重視醫(yī)院檔案規(guī)劃，促進(jìn)檔案建設(shè)與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

（三）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，加強(qiáng)檔案收集工作。

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。檔案具有真實(shí)性、完整性、有效性的特點(diǎn)。它是一項(xiàng)嚴(yán)肅的且條理性很強(qiáng)的工作。建立科學(xué)的檔案管理體系、健全檔案管理的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案工作人員要根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)、結(jié)合本單位工作實(shí)際，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。建立以檔案管理人員為專職檔案人員，其他科室各抽一人為兼職檔案工作人員的檔案管理機(jī)構(gòu)，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。同時(shí)醫(yī)院要完善檔案的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度、使檔案工作每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集，把具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全。

（四）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（五）開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)。

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。同時(shí)，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

（六）加大檔案室的硬件投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代管理。

根據(jù)醫(yī)院具體情況，加大檔案資金投入，改善檔案管理環(huán)境，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必須條件。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門檔案庫房和配備必要的安全保管設(shè)施，如庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備、高效滅蟲、滅蟲設(shè)備等，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。二是要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。逐步配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作。改變傳統(tǒng)的手工操作，信息儲(chǔ)存量少，檢索慢的狀況，提高檔案管理的工作效率。同時(shí)注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。

總結(jié)：隨著醫(yī)院醫(yī)療體制改革，醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)也隨之改變。檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代，提高檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，經(jīng)常深入到各科室調(diào)查、了解醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作對(duì)檔案信息的需求，有針對(duì)性地提供檔案信息，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供信息保障。endprint