高校設備采購管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

吳思思

摘要：本文通過高校設備采購流程總結出采購過程流程圖，利用信息化設計出一套操作簡便、安全可靠、功能全面的設備采購管理系統(tǒng)，并對該軟件系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)進行介紹。

關鍵詞：設備采購；軟件設計；管理系統(tǒng)

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）11-0151-02

近年來，隨著國家對教育事業(yè)經(jīng)費投入增加，高校設備采購的任務也大幅提高，許多高校設備采購原有的紙質化管理方式難以適應變化下的發(fā)展需要，高校儀器設備采購信息化管理勢在必行[1]。另外，高校儀器設備具有采購量大、單臺價值高、資金渠道廣、專業(yè)性強等特點，因此，規(guī)劃并建立出一套高效、安全、規(guī)范的儀器設備采購管理系統(tǒng)，既實現(xiàn)設備采購的全信息化管理，也使得采購工作更加公開透明與高效規(guī)范[2]。

1 采購管理系統(tǒng)的總體設計

該軟件主要包含四個功能模塊：系統(tǒng)設置、項目管理、招標/合同/核銷、統(tǒng)計報表，其軟件的總體結構如圖1所示。

其中：項目管理功能包含“一級項目”、“二級項目”、“三級項目”三個功能，完成三級項目的管理。“招標/合同/核銷”功能下包含“招標管理”、“合同管理”、“核銷管理”三個功能，完成設備采購過程中招標、合同和核銷全流程的管理。統(tǒng)計報表功能模塊下包含“執(zhí)行情況表”、“分項目付款情況”和“查詢統(tǒng)計”三項功能，能夠完成所有設備采購三級項目的全流程查詢統(tǒng)計，并支持報表的打印輸出。

2 軟件的功能模塊

2.1 系統(tǒng)設置與角色權限管理

本軟件基于B/S架構開發(fā)，其系統(tǒng)設置功能主要進行學校內設機構組的管理和系統(tǒng)主要用戶的管理。根據(jù)用戶身份和業(yè)務分工的不同設置“普通用戶”，“部門管理員”“系統(tǒng)管理員”等角色，其中系統(tǒng)管理員擁有最高權限，可以對所有用戶進行添加刪除編輯等操作。

2.2 項目管理

購置前的項目論證與審批是一項機器重要的工作，根據(jù)學校規(guī)定，單價大于10萬元（含）設備均需組織專家論證，論證內容按照所列的提綱進行逐條填寫。在院、部（系）論證意見中，單價為10～40萬元設備需由院學術委員會主任簽字。大于40萬元（含）設備需由三分之二以上院學術委員會成員簽字，并填寫大型儀器設備運行績效及開放共享承諾書。本系統(tǒng)“一級項目”/“二級項目”/“三級項目”逐級操作顯示界面會直接顯示已設立的項目列表直接展示各項目的部分信息，包括“ID”、“名稱”、“編碼”、“來源”、“總金額”、“起止年月”；并在操作欄提供相應項目的“編輯”、“刪除”“添加項目”功能。

2.3 采購過程管理

流程狀態(tài)具體包括“已送達未簽訂”、“合同已簽訂，未辦理借款”/“已簽訂，未送發(fā)票”、“已送發(fā)票，待核銷”、“正在核銷”、“已核銷未退質保金”、“已退質保金”七項，并支持后退、前進。狀態(tài)的前進會對應這相應信息的完善，對于非進口設備，點擊“變更為【已簽訂，未送發(fā)票】”時，會進入信息完善界面，完善合同簽訂時間后，該項目“流程狀態(tài)”與“操作”欄將發(fā)生改變，流程狀態(tài)變?yōu)椤耙押炗?，未送發(fā)票”。

2.4 查詢統(tǒng)計管理

查詢統(tǒng)計功能下具有“所屬學院”、“一級項目”、“二級項目”、“項目名稱”四個篩選條件，對已完成審批的申請，系統(tǒng)會自動記錄其采購信息（資金來源、產(chǎn)品類別、數(shù)量、單價等）并根據(jù)篩選條件匯總數(shù)據(jù)分析，生成統(tǒng)計表。

3 軟件的特點與工作流程

設備采購管理系統(tǒng)軟件設計程序的主要特點包括[3]：（1）設備采購管理系統(tǒng)采用Eclipse PHP Studio，作為開發(fā)Windows應用程序的主流開發(fā)工具，Eclipse PHP Studio擁有較好的兼容性、穩(wěn)定性以及開發(fā)基礎；（2）系統(tǒng)可以在不同的操作系統(tǒng)下運行，其界面整潔，占用資源少，操作方便，可以滿足用戶的多種需求；（3）系統(tǒng)流程設計合理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能強大，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)導入、結果顯示等功能；（4）系統(tǒng)可對設備采購從招標到核銷的全過程進行系統(tǒng)性的管理。（5）系統(tǒng)能夠實時多種尺寸的表格打印，報表功能強大。（6）系統(tǒng)支持采購項目的多級管理，為管理部門分權限的業(yè)務管理提供支撐。其軟件的總體工作流程如圖2所示。

4 結語

設備采購管理系統(tǒng)軟件主要針對實驗室設備管理部門設備采購業(yè)務的實際需求開發(fā)，能夠為各個計劃歸口管理部門提供采購計劃管理平臺；強化部處間及處內各科室業(yè)務的銜接協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，減少重復工作，提高采購業(yè)務辦理的信息化程度，從而降低勞動強度，提高工作效率；通過采購數(shù)據(jù)的實時登記，保證全校設備資產(chǎn)采購情況的實時性和有效性，為學校有關部門管理決策提供依據(jù)。

參考文獻

[1]閔林，郭拯危，趙瑾.高校儀器設備采購過程管理系統(tǒng)[J].實驗室研究與探索，2003，（5）：145-146.

[2]張素琴.高校設備采購信息的數(shù)字化管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[J].中國教育信息化，2008，（11）：55-57.

[3]殷凱.高校物資設備購置信息管理系統(tǒng)的開發(fā)[J].圖書情報導刊，2009，（18）：174-175.

Abstract：This paper summarizes the procurement process flow chart through the equipment procurement process in Colleges and universities， and designs a set of equipment procurement management system which is simple， safe， reliable and comprehensive by using information， and studies the design and implementation of the software system.

Key Words：equipment procurement； software design； management systemendprint