試析公路檔案信息化建設(shè)與管理

王建鵬

摘 要 檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的公路檔案管理提供了更多方便，節(jié)省成本，降低工作量。伴隨交通事業(yè)迅速發(fā)展，公路檔案數(shù)量也隨之增加。在交通發(fā)展中，公路檔案發(fā)揮著重要作用，需要對(duì)其進(jìn)行妥善保管，基于此公路檔案的信息化建設(shè)與管理非常重要。本文就公路檔案信息化建設(shè)的必要性和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出建設(shè)與管理建議。

關(guān)鍵詞 公路檔案 信息化 建設(shè) 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0前言

伴隨現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展，在公路檔案管理中信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，其應(yīng)用使傳統(tǒng)管理方式和手段發(fā)生改變，檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代。在信息化管理公路檔案中，應(yīng)注意信息資源的合理利用，通過(guò)有效途徑對(duì)資源進(jìn)行協(xié)調(diào)，促進(jìn)公路事業(yè)發(fā)展。因此，對(duì)公路檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須重視信息化建設(shè)工作，積極探索公路檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策。

1公路檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，公路檔案管理應(yīng)不斷革新管理模式，使服務(wù)能力得到提升。伴隨近些年電子時(shí)代蓬勃發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理的一種流行趨勢(shì)，而事實(shí)上紙質(zhì)文件被電子文件取代需要一個(gè)過(guò)程，在此過(guò)程中不僅需要改變工作人員的認(rèn)知思維，還要使其各方面能力進(jìn)一步提升。現(xiàn)階段，在公路檔案管理中，通常為無(wú)紙化辦公，使用全自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，多數(shù)文件存在方式為機(jī)讀文件，對(duì)此需要準(zhǔn)備充足的電腦空間分類(lèi)存放各類(lèi)文件，使檔案系統(tǒng)真實(shí)性和價(jià)值得到保障，為相關(guān)部門(mén)工作的有序進(jìn)行提供便利。

2公路檔案信息化建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

首先，管理方式缺乏統(tǒng)一性。公路檔案管理分管部門(mén)之間存在較大差別，分類(lèi)、整理以及標(biāo)注等管理習(xí)慣存在差異，使檔案管理難以得到統(tǒng)一，增加了管理難度，使信息化建設(shè)受到影響。其次，管理模塊缺乏完善性?，F(xiàn)階段，公路檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差、管理質(zhì)量不佳，類(lèi)型與時(shí)期不同的檔案無(wú)法有效融合，在一定程度上影響著信息化建設(shè)。最后，歸檔意識(shí)有待加強(qiáng)。信息化管理公路檔案對(duì)工作人員的要求比較高，不僅要求其具備良好專(zhuān)業(yè)能力和基礎(chǔ)知識(shí)，還需要其具備良好素質(zhì)，對(duì)信息化檔案管理的內(nèi)容與形式能夠充分理解與掌握，使檔案管理工作的開(kāi)展受到影響。另外，在實(shí)際工作中，有些管理人員習(xí)慣使用紙質(zhì)文件，對(duì)信息化管理不適應(yīng)，使文件管理的實(shí)效性和真實(shí)性降低。

3公路檔案信息化建設(shè)與管理的建議

3.1形成信息化管理思想

針對(duì)信息化建設(shè)與管理，公路檔案管理相關(guān)工作人員首先應(yīng)形成信息化管理思想，對(duì)以往的管理思想和理念需要徹底變革。信息化建設(shè)標(biāo)志著公路檔案事業(yè)朝著信息化方向發(fā)展，應(yīng)引起相關(guān)管理人員的高度重視，強(qiáng)化自身責(zé)任感和緊迫感，使思想認(rèn)識(shí)進(jìn)一步提升，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)管理公路檔案的意義，將信息化建設(shè)提到管理工作日程中。公路檔案管理要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都應(yīng)形成信息化管理思想，使檔案管理從館藏式過(guò)渡到信息化。公路檔案管理工作人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)時(shí)代發(fā)展給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，使其工作責(zé)任感提升，通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理。

3.2建立檔案信息庫(kù)

信息化建設(shè)是以公路檔案的信息化改革為基礎(chǔ)，將以往紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，同時(shí)形成公路檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能使紙質(zhì)檔案大范圍占用空間的問(wèn)題得到解決，同時(shí)增加了信息儲(chǔ)存量，這與相關(guān)檔案應(yīng)用需求相符合，使檔案應(yīng)用及時(shí)性得到保障，使資源利用效率提升。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立應(yīng)做到第一時(shí)間補(bǔ)充并完善最新檔案資料，并定期維護(hù)和更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息，使檔案資源的有效性和真實(shí)性得到保障。此外，管理人員應(yīng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上建設(shè)共享平臺(tái)，為檔案信息的實(shí)時(shí)共享提供支持，通過(guò)此種方式擴(kuò)寬公路檔案獲取途徑，以促進(jìn)檔案管理發(fā)展。

3.3統(tǒng)一信息管理標(biāo)準(zhǔn)

近些年，大部分公路管理部門(mén)已經(jīng)著手建設(shè)信息化檔案管理工作，但就建設(shè)整體而言，其信息化水平仍無(wú)顯著提升，加上信息化管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏全面統(tǒng)一，阻礙了檔案的信息化管理，給檔案信息共享帶來(lái)一定困難，因此為提供公路檔案信息的共享程度，可對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，在前期階段，檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)與實(shí)際檔案管理情況相結(jié)合，并認(rèn)清公路管理的特點(diǎn)，以公路檔案相關(guān)管理規(guī)定和要求為依據(jù)，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并在管理系統(tǒng)上增加投入力度，研究出具備較高適應(yīng)性的軟件系統(tǒng)，形成系統(tǒng)、完善的管理平臺(tái)，再充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、微縮技術(shù)等，為檔案資源、網(wǎng)絡(luò)資源以及人才資源三方面的共享提供了技術(shù)支持，在一定程度上節(jié)約了財(cái)力、物力以及人力。

3.4強(qiáng)化管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

對(duì)檔案管理工作而言，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著管理有效性，因此公路主管各級(jí)部門(mén)應(yīng)重視管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期組織開(kāi)展人員培訓(xùn)工作，使管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中不斷豐富自身認(rèn)識(shí)，吸收更多、更新的檔案管理知識(shí)，以不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)要求熟練掌握，使整體業(yè)務(wù)水平不斷提升，進(jìn)而成為符合檔案管理工作要求的管理人員。伴隨自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的深入推行，電子文件形式盛行，給檔案管理工作帶來(lái)便利條件，而這需要管理人員熟悉和認(rèn)識(shí)電子檔案相關(guān)知識(shí)，要求管理人員努力學(xué)習(xí)，緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和影響力。另外管理人員應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，一方面是介質(zhì)文件密級(jí)，另一方面是文件真實(shí)性和完整性，其中真實(shí)性鑒定是對(duì)文件背景、內(nèi)容等與原始狀態(tài)是否一致的檢查；完整性鑒定是對(duì)文件背景、內(nèi)容等完整程度的檢查。只有鑒定合格的電子文件才能進(jìn)行歸檔和管理，以保證檔案真實(shí)、準(zhǔn)確。

4結(jié)語(yǔ)

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，在公路檔案管理方面的要求也隨之提升，基于此公路檔案管理應(yīng)向信息化方向發(fā)展，落實(shí)信息化建設(shè)與管理。從信息化管理思想形成、檔案信息庫(kù)建立、信息管理標(biāo)準(zhǔn)、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升等方面著手，確保公路檔案有序管理，促進(jìn)公路事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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