現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理對策研究

李惜蘭

摘 要 目前，我國的企業(yè)管理中不僅缺乏人才檔案管理機制，也沒有認識到人才檔案管理的重要性，造成人才市場人員流動混亂、企業(yè)難以留住人才，導致企業(yè)發(fā)展持續(xù)動力不足。針對這一問題，應當讓企業(yè)及時認識到檔案管理的重要性，并主動、積極地解決檔案體制管理中的不足與弊端，建立完善的企業(yè)人力資源檔案管理制度，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供動力，使企業(yè)永葆生機與活力。

關鍵詞 人力資源 檔案管理 企業(yè)管理

企業(yè)的人力資源檔案不僅缺乏專業(yè)的管理機制，而且企業(yè)員工自身也缺乏對人力資源檔案的認知，導致檔案管理遲遲難以進行系統(tǒng)的完善。因此，要想建立現(xiàn)代化的人力資源檔案制度，必須使企業(yè)與員工認識到檔案管理重要性，建立規(guī)范的機制解決管理中存在的漏洞，讓人力資源檔案在企業(yè)管理中充分發(fā)揮作用，利用檔案管理充分了解企業(yè)人力資源的分配，解決人力資源分配方案中的不足，讓企業(yè)的各個崗位能夠穩(wěn)定靈活流動，及時調整企業(yè)的發(fā)展方案，讓企業(yè)資源得到更充分的利用。

一、人力資源檔案在企業(yè)管理中的重要性

第一，掌握企業(yè)管理的基礎數(shù)據(jù)。企業(yè)通過建立系統(tǒng)的檔案管理，可以準確掌握企業(yè)員工的基本數(shù)據(jù)，在大數(shù)據(jù)分析下能夠及時完善企業(yè)在人力資源管理中存在的問題，了解企業(yè)員工的基本情況，合理地安排內(nèi)部員工崗位流動，更好地利用人力資源檔案為企業(yè)經(jīng)營目標服務。建立檔案管理制度能夠讓人力資源部門開啟數(shù)據(jù)化分析的進程，不再基于以往的方式進行人事管理，而是建立全新的數(shù)字化分析管理，利用大數(shù)據(jù)的精密分析得出準確的人力資源數(shù)據(jù)分析，從而更好地掌握企業(yè)的人力資源分布情況，解決企業(yè)人事部署存在的問題，使企業(yè)管理更加科學。

第二，增強員工對企業(yè)的認同感。通過建立完善的檔案制度，讓員工感受到企業(yè)對人才價值的重視，能夠讓員工盡快融入企業(yè)的工作環(huán)境，增強員工對企業(yè)的認同感，有利于凝聚企業(yè)力量，實現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)發(fā)展。目前很多企業(yè)都未建立人力資源檔案接收系統(tǒng)，員工的戶口與檔案難以解決，難以給員工帶來穩(wěn)定感，導致企業(yè)難以留住人才，多數(shù)人在工作一段時間后都選擇離職，企業(yè)需要重新招聘與培訓，增加了企業(yè)的人力資源成本。從長遠目標來看，不利于企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，人力資源檔案的接收系統(tǒng)成為企業(yè)管理工作中必須解決的問題。

第三，規(guī)范企業(yè)人才流動機制。建立檔案管理機制可以規(guī)范企業(yè)的人才流動，便于人才交流市場的管理與統(tǒng)計，在遇到勞動關系糾紛時，員工檔案可以作為企業(yè)與員工維護自己合法權益的依據(jù)。建立檔案管理機制能夠保障企業(yè)與員工維護自己的合法權益，使人才流動更加透明規(guī)范，更好地實現(xiàn)穩(wěn)定就業(yè)的目標。由于很多企業(yè)無法接收檔案，也缺乏簽訂勞動合同的意識，在發(fā)生勞動糾紛時難以維護自己的合法權益，為企業(yè)帶來很多不必要的麻煩，分散了企業(yè)的精力，難以更好地專注企業(yè)自身的產(chǎn)品與服務。因此，企業(yè)應當建立人力資源檔案接收制度，避免不必要的麻煩與糾紛。

二、人力資源檔案管理中存在的問題

第一，缺乏人力資源檔案管理的積極性。中小型企業(yè)往往缺乏管理人力資源檔案的積極性，認為浪費成本并且不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益，同時多數(shù)企業(yè)也不具備專業(yè)的檔案管理能力，造成檔案管理難以建立。這些原因導致了我國人力資源檔案管理機制的落后，造成企業(yè)人才流動不規(guī)范，使得企業(yè)員工缺乏對企業(yè)的認同感，造成大量的人才流失。員工面臨著戶口與醫(yī)療保險等問題，這些往往是隨著檔案一同接收的，如果企業(yè)無法接收員工的檔案，勢必無法解決這些問題，員工自然會缺乏穩(wěn)定感，只能短暫的停留，企業(yè)難以留住人才。

第二，缺乏專業(yè)的管理人員。有些企業(yè)雖然有人才檔案管理部門，但缺乏專業(yè)人員管理，往往將檔案隨意堆放并不進行數(shù)據(jù)分析。缺乏管理機制會造成檔案管理不善，致使檔案管理流于形式，無法發(fā)揮人力資源檔案在企業(yè)管理部署中的最大價值。對此，企業(yè)需要培養(yǎng)專門的檔案管理人員，將檔案管理落到實處，為企業(yè)的發(fā)展奠定人才基礎。當前的企業(yè)對于檔案管理缺乏重視，往往只是招聘臨時人員，沒有看到檔案管理的潛在價值，也沒有充分利用好人力資源檔案的優(yōu)勢。建立完善的管理制度必須由專業(yè)的管理人員進行管理與分析，才能將檔案的價值最大限度地發(fā)揮出來。

第三，管理機制不健全。企業(yè)的管理機制不健全，缺乏存檔的流程與管理的措施造成檔案管理不規(guī)范，檔案存在缺失破損等問題。很多企業(yè)不具備管理檔案的能力，導致企業(yè)人員流動量大，企業(yè)難以留住人才，企業(yè)內(nèi)部缺乏凝聚力，缺乏發(fā)展的原動力。檔案制度是現(xiàn)代企業(yè)中不可忽視的資源，這一管理漏洞將會為企業(yè)帶來難以彌補的損失，也會使企業(yè)難以得到更大的發(fā)展空間，因此必須充分完善制度，盡快彌補這一漏洞，讓企業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

三、如何加強企業(yè)人力資源檔案管理

第一，建立專業(yè)的檔案管理機制。企業(yè)應當設立專門的管理檔案部門，并培養(yǎng)專業(yè)的管理人員專門保管與統(tǒng)計，設置人才檔案存檔與流動的規(guī)章。建立企業(yè)員工創(chuàng)建檔案的機制，形成誠信管理機制，能夠在企業(yè)與員工之間建立起信用契約，從而推動企業(yè)內(nèi)部人才流動的規(guī)范，讓企業(yè)的經(jīng)濟效益得以更好地實現(xiàn)。通過建立立體的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計，能夠準確地了解企業(yè)在人力資源上的優(yōu)勢與劣勢，統(tǒng)籌分配企業(yè)的人力資源，從而實現(xiàn)最大價值。

第二，培養(yǎng)優(yōu)秀人才來管理檔案。企業(yè)應當逐漸建立起優(yōu)秀人才檔案的管理機制，調動企業(yè)員工的積極性。根據(jù)員工的工作績效與經(jīng)歷，創(chuàng)建優(yōu)秀人才培優(yōu)管理計劃，定期做好優(yōu)秀員工管理培訓，不僅能夠促進企業(yè)內(nèi)部人員崗位規(guī)范流動，更能讓員工在自己的崗位上發(fā)揮最大價值，還能夠調動員工學習新知識的積極性，不斷提高工作效率。建立優(yōu)秀人才檔案管理制度，提高優(yōu)秀人才的薪資待遇和培訓資格，可以發(fā)掘出企業(yè)中的優(yōu)秀人才，同時也能帶動工作氛圍，讓工作能力優(yōu)秀的人起到榜樣作用，從而推動企業(yè)更好的發(fā)展。

四、結語

作為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可缺少的重要制度，企業(yè)應當重視人力資源檔案在企業(yè)管理中的價值，人力資源檔案不僅能夠為企業(yè)提供員工的基本數(shù)據(jù)，建立起立體的人力資源數(shù)據(jù)分析，系統(tǒng)地分析崗位創(chuàng)造價值，從更宏觀的角度看待企業(yè)的人力優(yōu)勢與劣勢，進而創(chuàng)造出更大的價值。規(guī)范企業(yè)的人力資源檔案管理，能夠為企業(yè)內(nèi)部人才流動打好基礎，激發(fā)員工提升自我價值的積極性，保障企業(yè)與員工建立合法的勞動關系。建立企業(yè)檔案管理機制不僅是企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的需要，更是大環(huán)境發(fā)展的趨勢，必須做好人力資源檔案的管理，推動企業(yè)檔案管理體制的更新，從而讓企業(yè)更好的發(fā)展。

（作者單位為儀征市城鄉(xiāng)建設局）

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