淺談檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

馮學(xué)敏

管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案人面前的一個(gè)緊迫的課題。檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件，對(duì)檔案信息的信息化管理與應(yīng)用，沒(méi)有給予足夠的重視。導(dǎo)致了檔案信息獲取困難，檔案文件保存耗費(fèi)巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生。現(xiàn)在信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，解決了這些問(wèn)題。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方法簡(jiǎn)述

1.傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢(xún)都是如此。而且在紙質(zhì)文件保存的過(guò)程中，還容易出現(xiàn)一些問(wèn)題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時(shí)判斷，是否需要繼續(xù)保存，收到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒(méi)有經(jīng)受過(guò)檔案管理的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對(duì)工作缺乏責(zé)任心，不掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。這對(duì)個(gè)人和事業(yè)可造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時(shí)間長(zhǎng)流程多，檔案保管安全性保障不強(qiáng)等問(wèn)題。

2.檔案管理發(fā)展方向

利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存功能，將海量信息有序的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員也可以相互學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提升崗位專(zhuān)業(yè)技能也起到了促進(jìn)作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下，獲得了可喜的成績(jī)。但在發(fā)展中也難免遇到問(wèn)題，例如當(dāng)前的檔案信息化管理，只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。對(duì)于信息的查詢(xún)，因?yàn)樯婕暗綑n案的安全性要求，只在一些特殊工作部門(mén)，提供一些查詢(xún)服務(wù)。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上，逐步的加入信息查詢(xún)的相關(guān)機(jī)構(gòu)。同時(shí)如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務(wù)，是未來(lái)發(fā)展中需要進(jìn)一步關(guān)注的問(wèn)題。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

1.便捷的信息查詢(xún)與分類(lèi)功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢(xún)工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當(dāng)中，職稱(chēng)評(píng)定、干部選拔行為都需要對(duì)參加評(píng)定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。例如干部選拔中，候選人每年的工作評(píng)級(jí)、近年來(lái)是否獲得嘉獎(jiǎng)等等，多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對(duì)于職稱(chēng)評(píng)定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對(duì)的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢(xún)功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

2.信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過(guò)程中，最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲(chǔ)，還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲(chǔ)的空間變得巨大，小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)海量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大，一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

3.信息化平臺(tái)發(fā)展，促進(jìn)多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺(tái)。利用信息化平臺(tái)為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位，可以打造信息化平臺(tái)為多個(gè)部門(mén)合作。人事管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、工程部門(mén)等，可以通過(guò)一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下，調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個(gè)部門(mén)之間，也可以進(jìn)行合作，高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺(tái)的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

4.信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應(yīng)用

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用使早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作，但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其由不同中規(guī)模大小、不同類(lèi)型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量，為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。

三、檔案管理工作中信息技術(shù)有更大發(fā)展空間

檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。起到了節(jié)約資源、方便查詢(xún)，存儲(chǔ)安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的作用。但檔案管理工作在未來(lái)，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺(tái)、部門(mén)協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。endprint