信息時代下企業(yè)集團資金集中管理的研究與應(yīng)用

郭穎

摘 要：采用基于SAP ERP業(yè)務(wù)處理平臺，根據(jù)企業(yè)集團資金集中管控的管理理念，研究與應(yīng)用集團企業(yè)通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)對整個企業(yè)集團的資金流和信息流進行高度集中管控，高效利用整個企業(yè)集團的資金，有效提高企業(yè)集團對市場的應(yīng)變能力，提高母公司與子公司的整體競爭實力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團資金集中管理；SAP平臺資金集中管理系統(tǒng)；資金上劃；資金下?lián)?/p>

中圖分類號：F82.2 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）23-0047-02

企業(yè)集團一般分支公司眾多，組織層次復(fù)雜，管理鏈條長，如何有效地監(jiān)控、管理集團內(nèi)各級公司的經(jīng)營運作，尤其是資金運作，確保其經(jīng)營行為規(guī)范、安全和高效，是眾多企業(yè)集團力圖解決但又很難解決好的問題。

當前，我國各大型企業(yè)早已進入信息化時代多年，各個企業(yè)實施的ERP系統(tǒng)品牌不盡相同，但均已實現(xiàn)信息化管理、無紙化辦公。信息化手段的應(yīng)用如同為企業(yè)插上翅膀一樣，讓企業(yè)的生產(chǎn)速度越來越快，管理越來越精細、效益越來越大，這些益處大大增強了企業(yè)在信息化的領(lǐng)域更加深入探索下去的意愿。本文主要討論國內(nèi)某已經(jīng)實施SAP系統(tǒng)的集團企業(yè)在信息化時代下如何研究與應(yīng)用企業(yè)集團資金集中管理，并且簡易、快速在短時間內(nèi)實現(xiàn)資金集中管控目的。

1 項目實施背景

在信息化的企業(yè)集團時代，有些企業(yè)集團由于擴容、兼并等原因，企業(yè)集團下的各個子公司有時使用的管理軟件系統(tǒng)不盡相同，如果沒有用統(tǒng)一的平臺或管理軟件，那么這些子公司和母公司就像一個個信息孤島一樣生存著，遠看像一個公司，近看卻無法像一個整體一樣發(fā)揮匯總的力量，且資金運作分散，集團本部無法直接監(jiān)控運作。隨著信息化管理和企業(yè)集團化的發(fā)展，研究與應(yīng)用企業(yè)集團資金集中管理成為目前各個企業(yè)集團面臨的課題。

本文以國內(nèi)某鋼鐵集團企業(yè)為例，討論該鋼鐵企業(yè)集團如何在信息化時代研究和應(yīng)用企業(yè)集團資金集中管理。該集團目前下設(shè)子分公司達30余家，公司本部及部分子公司已實施SAP系統(tǒng)，其他子公司還在使用舊有財務(wù)軟件管理系統(tǒng)-非SAP平臺ERP軟件管理系統(tǒng)，整體企業(yè)集團已實現(xiàn)無紙化辦公多年。企業(yè)集團的下一步想法就是希望能將整個集團的資金集中起來進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)有效監(jiān)控資金運作，充分盤活內(nèi)部資金，減少銀行貸款，追求利益最大化的目的。

2 項目實施方案

將整個集團的資金歸集到集團總部，在集團總部設(shè)立專職部門代表集團公司實施對資金的統(tǒng)一調(diào)度、管理、運用和監(jiān)控。通過資金的集中管理，企業(yè)集團能夠?qū)崿F(xiàn)集團范圍內(nèi)資金的整合與調(diào)控，充分盤活資金存量，有效提高資金使用效率，減少銀行貸款，降低財務(wù)成本和資金風險。具體是設(shè)立企業(yè)集團資金集中管理中心，以企業(yè)本部和下屬子公司為對象，通過資金集中管理的方式將分散的資金集合在一起形成企業(yè)集團資金池，再將沉淀的資金下?lián)芙o下屬子分企業(yè)，達到資金調(diào)劑的目的。通過這種歸集資金、下?lián)苜Y金的方式，使企業(yè)集團實現(xiàn)資金集中管理的目的。

項目實施軟件系統(tǒng)的選擇上，一定要選擇適合自己企業(yè)的信息系統(tǒng)，并不是越復(fù)雜越好，國際上越高端越好，我們不是在做門面，要求多么的高大尚，我們是在選擇使用工具，適合才是最好。如果選擇成熟的商業(yè)軟件系統(tǒng)的話，功能夠全、夠強大，但是資金費用開銷會比較大，而且商業(yè)軟件由于適應(yīng)性廣，那么帶來的問題就是冗余太多，操作麻煩，對用戶操作能力準入門檻較高，帶來的后果可能是用戶操作容易出錯，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)不夠準確，并且到最終應(yīng)用軟件系統(tǒng)需要經(jīng)過系統(tǒng)招標、系統(tǒng)調(diào)研、系統(tǒng)配置周期、系統(tǒng)功能增強開發(fā)，系統(tǒng)實施周期、培訓周期等一系列操作，導(dǎo)致實施耗時太長。

而選擇自開發(fā)軟件系統(tǒng)，一般大型集團企業(yè)都會有自己的信息技術(shù)部門，由自己企業(yè)員工進行開發(fā)，首先在費用上就降低了很多。其次在操作上，精簡了錄入界面，需要多少錄入項就準備多少錄入框，然后應(yīng)用SAP系統(tǒng)的BAPI技術(shù)自動生成相應(yīng)的會計憑證，既簡化操作，又提高了數(shù)據(jù)的準確性，也縮短整個項目的實施周期。再次后期運維上，較商業(yè)軟件而言，這種方式極大減少了后期運維費及升級費。如果有些企業(yè)信息部門員工技術(shù)相對薄弱一些，可以考慮聘請技術(shù)員工帶領(lǐng)本企業(yè)員工進行開發(fā)的方式，這樣既能保證軟件質(zhì)量，也能保證有效降低實施費用。

綜合考慮，在軟件系統(tǒng)的選型上，我們決定采用自開發(fā)《SAP平臺資金集中管理系統(tǒng)》軟件。

3 項目實施方法

在總體架構(gòu)圖1中，從整個集團范圍來看，本部和部分子公司已應(yīng)用SAP平臺ERP管理系統(tǒng)，而有部分公司還在延用以前的各個品牌的財務(wù)管理軟件系統(tǒng)，這里要區(qū)處理。進行方案實施時，首先在SAP系統(tǒng)中新建相應(yīng)的會計科目，如內(nèi)部銀行—現(xiàn)款、內(nèi)部銀行—承兌、內(nèi)部銀行—電子承兌、內(nèi)部銀行—利息等。

對于已應(yīng)用SAP平臺的子公司，在進行承兌劃轉(zhuǎn)時，系統(tǒng)自動生成雙份會計憑證，比如：承兌上劃時，子公司自動生成資金劃出會計憑證，同時集團公司自動生成資金劃入會計憑證，所有這些操作要被《資金集中管理系統(tǒng)》進行記錄，以便出具后續(xù)報表。對于還在使用金蝶、用友等財務(wù)管理系統(tǒng)的子公司，在開發(fā)《資金集中管理系統(tǒng)》留有接口進行數(shù)據(jù)遷入。在子公司財務(wù)業(yè)務(wù)人員進行每天的資金上劃時，先手動在sap系統(tǒng)的《資金集中管理系統(tǒng)》錄入或?qū)氘斕煲蟿澋你y行存款或承兌匯票，審核通過后系統(tǒng)自動生成相應(yīng)記錄和集團公司資金劃入的會計憑證，同時需要子公司業(yè)務(wù)人員手動在各自財務(wù)管理系統(tǒng)中補錄資金劃出的會計憑證，以保證數(shù)據(jù)流入、流出一致。

在SAP系統(tǒng)中開發(fā)《SAP平臺資金集中管理系統(tǒng)》，實現(xiàn)收款（直接利用SAP標準收款功能也可）、付款（直接利用SAP標準付款功能也可）、資金上劃、資金下?lián)?、上劃審批、下?lián)軐徟?、報表情況查詢、資金池設(shè)置、系統(tǒng)配置、接口表導(dǎo)入等功能，有條件的企業(yè)集團也可以實施銀企直連，這樣可以極大減少人工的工作量，提高數(shù)據(jù)信息的安全性。

開發(fā)《SAP平臺資金集中管理系統(tǒng)》，為此次研究的核心內(nèi)容。在sap系統(tǒng)中使用sap的標準功能-收付款功能進行資金的收支運作，可有效減少開發(fā)人員的工作量，縮短開發(fā)時間，但這樣可能會提高財務(wù)人員的操作難度，有條件的公司也可在SAP系統(tǒng)中開發(fā)資金收付款功能。同時企業(yè)間的交易大多為承兌交易，所以承兌管理與銀行存款管理分割開來進行管理，銀行存款管理流程與承兌管理程序類似。承兌管理流程圖如圖2所示。

（1）承兌匯票錄入：每天各級子公司進行現(xiàn)款收款業(yè)務(wù)，將資金收入至收款子公司的銀行賬戶。在本案例中，我們沒有用sap的標準功能進行資金收付，我們開發(fā)了現(xiàn)款收款和對外支付功能，現(xiàn)款收款界面如下圖。承兌匯票錄入操作過濾掉sap操作時的大量冗余錄入項，大大簡化了用戶的操作。在收完款進行入賬操作時，我們只要錄入一次，便可以實現(xiàn)資金入賬生成會計憑證、貼息計算、生成貼息訂單等一系列操作，大大簡化了用戶操作，提高了用戶的工作效率。（2）資金上劃：各子分公司每天下午16：00前歸集本單位各銀行賬戶存款余額（不含銀承保證金、專項存款等不可動用資金），扣除公司財務(wù)經(jīng)營部核定的日常保留資金外，全部上劃到公司本部指定銀行賬戶，然后在系統(tǒng)操作資金上劃，打印資金上劃單，通知集團本部相關(guān)負責人審核。（3）上劃審核：資金上劃審核人員在審核全部單據(jù)無誤后，在系統(tǒng)進行審核通過操作，系統(tǒng)生成相應(yīng)上劃成功記錄及自動生成財務(wù)會計憑證，包括子公司資金劃出憑證和集團本部資金劃入憑證，不通過時審核拒絕，返回修改。（4）企業(yè)集團資金池：可出具每日集團資金報表，每日各子公司上劃情況表，每日各子公司下?lián)芮闆r表等。（5）資金下?lián)埽焊髯臃止靖鶕?jù)生產(chǎn)經(jīng)營付款及倒貸等資金安排，提前向公司財務(wù)經(jīng)營部資金科報送付款計劃，現(xiàn)款資金需在上一工作日16：00前上報，承兌匯票撥付需提前兩個工作日上報，如果金額超過某數(shù)值時，需提前五個工作日。禁止各單位資金收支的坐支行為。相關(guān)工作人員接收各子分公司上報的資金計劃后，首先向相關(guān)銀行申報第二天的大額資金頭寸，然后匯總各單位承兌匯票需求，包括金額、票面大小等，向銀行提出申請辦理開票或拆票業(yè)務(wù)。然后在系統(tǒng)中進行資金下?lián)懿僮?。?）下?lián)軐徍耍合嚓P(guān)人員審核通過后，于每日上午10：00前按照子分公司的資金下?lián)苡涗泴F(xiàn)款資金劃入其指定銀行賬戶。（7）對外支付：本案例中，我們沒有用sap系統(tǒng)的標準對外付款功能，而自開發(fā)了對外支持功能，在進行對外付款時，用戶選擇一張或多張需要對外支付的承兌匯票，然后直接支付，系統(tǒng)會自動生成會計憑證和支付記錄，相較sap的標準付款功能操作要簡單了許多。

4 結(jié)語

實踐證明，我們通過研究和應(yīng)用信息化時代下的企業(yè)集團資金集中管理，（1）資金由分散運作改為統(tǒng)一調(diào)度，避免了使用的浪費。（2）利用各個子分公司資金使用上的時間差，大量減少銀行貸款，充分盤活了企業(yè)資金。（3）通過資金集中結(jié)算，有效監(jiān)控了各級子公司的資金運作情況，達到了資金集中管控的目的。（4）為每個信息系統(tǒng)建立連接，將各個公司的資金信息進行有效融合，防止出現(xiàn)信息孤島，加強子和母公司的耦合度，提升集團公司的整體競爭實力，加快對市場的反應(yīng)速度，提高客戶滿意度。