檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的應(yīng)用

徐利琴 曹昊洋

摘 要 在此信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念深入人心，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)管理過程中“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)揮了極其重要的作用，它是新興的經(jīng)濟(jì)管理機(jī)制，有效利用這一管理理念，必然會(huì)使管理工作更加高效、便捷。特別是隨著科技水平的不斷提高，管理檔案的工作效率也日漸提升，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，產(chǎn)生了許多新的管理方案與管理理念，而檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代也有了更適宜的用處，發(fā)揮了其應(yīng)用價(jià)值?；诖耍恼轮饕槍?duì)檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化及檔案管理基本原理進(jìn)行探討，以期為相關(guān)研究人士帶來借鑒以及參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理原理；“互聯(lián)網(wǎng)+”；應(yīng)用；問題

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）225-0157-02

檔案管理已經(jīng)歷了千百年來的發(fā)展，早在殷商時(shí)期就已初步形成，初期階段將各類信息刻于甲骨文上，隨著時(shí)間的推移與時(shí)代的變遷，我國的檔案管理水平得到了迅速提高，特別是新中國成立以來，檔案管理制度飛速進(jìn)步，國家專門設(shè)立了檔案局，以加強(qiáng)檔案管理工作力度，保證信息的完整性。同時(shí)，管理水平也在日漸進(jìn)步，這就間接的表明我國檔案管理事業(yè)以嚴(yán)謹(jǐn)參照檔案管理原理從低層次走向高質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，過程中離不開“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的推動(dòng)，因此，筆者首先針對(duì)檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化的相關(guān)問題進(jìn)行探討。

1 檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化

以往的檔案管理更加強(qiáng)調(diào)人對(duì)人、面對(duì)面的紙質(zhì)管理模式，而現(xiàn)代化的檔案管理工作更加要求運(yùn)用科學(xué)、先進(jìn)的管理理念，制定針對(duì)性的檔案管理策略，要求檔案管理人員具備熟練的管理經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)的管理素質(zhì)。將紙質(zhì)文字檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M文字的管理辦法。在此過程中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)揮了極其重要的作用，可謂是傳統(tǒng)檔案管理的核心，也是檔案管理工作開展的技術(shù)支撐，計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅使得檔案管理更加完善，同時(shí)也保證了檔案輸出、數(shù)據(jù)輸入、信息處理、內(nèi)容填充等各項(xiàng)工作的高效性[ 1 ]。

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，當(dāng)管理工作模式發(fā)生了巨大改變，早在2015年“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式就已被社會(huì)各界人士所推崇，并將其視作現(xiàn)階段檔案管理最為有效的途徑之一，與此同時(shí)，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的滲透，為我國經(jīng)濟(jì)及文化的發(fā)展都帶來了極大的促進(jìn)作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理模式的形成，離不開檔案管理工作原理的支撐，要求檔案管理工作人員必須將檔案管理原理與“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式有機(jī)結(jié)合，以提高檔案管理效率，使之更加合理、高效，逐步形成完善的管理模式，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展打下良好鋪墊。

2 檔案管理的基本原理

檔案管理的主要工作可以分為積極堅(jiān)定、數(shù)據(jù)保管、提供利用、數(shù)據(jù)采集、信息整理、內(nèi)容檢索以及文本統(tǒng)計(jì)等多個(gè)內(nèi)容，在數(shù)據(jù)填充以及檔案管理的過程中，要求管理人員必須嚴(yán)謹(jǐn)參照檔案管理的基本原理，高效落實(shí)檔案管理工作，避免隨意改動(dòng)數(shù)據(jù)信息。

2.1 管理學(xué)基本原則

檔案管理工作屬于管理學(xué)的范疇，同時(shí)也是管理學(xué)中的重要內(nèi)容，因此，在檔案管理的過程中，必須將相關(guān)的管理學(xué)原理應(yīng)用其中，而后嚴(yán)謹(jǐn)參照現(xiàn)代管理學(xué)的相關(guān)內(nèi)容，在工作中不斷的總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，逐步形成完善的管理體系，基于檔案管理工作的要求，再將管理學(xué)原理劃分為多項(xiàng)內(nèi)容，比如，整分合原理、封閉原理、彈性原理以及動(dòng)力原理等。值得一提的是，在檔案管理工作中可有效利用反饋原理、系統(tǒng)原理、動(dòng)力原理以及整分合原理，提高檔案管理水平[ 2 ]。

2.2 全宗管理原則

全宗管理原則指的是檔案管理過程中，有關(guān)的檔案管理部門必須通過組織各類社會(huì)活動(dòng)，經(jīng)過有效的搜集與整合，最終令檔案信息成為有機(jī)的整體，促使體系內(nèi)數(shù)據(jù)資料的聯(lián)系更加密切，無疑是全宗管理原則的基礎(chǔ)與重點(diǎn)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理原理的應(yīng)用

3.1 整分合原理

現(xiàn)代學(xué)管理學(xué)原理對(duì)于整分合原理的整合與歸納體現(xiàn)在：若想確保檔案管理的工作效率，就應(yīng)當(dāng)制定針對(duì)性的管理規(guī)劃方案，其中需做出明確分工，保證規(guī)劃結(jié)構(gòu)的清晰度，同時(shí)在分工與協(xié)作的環(huán)節(jié)，不斷整合、統(tǒng)籌，從而體現(xiàn)整分合原理的精髓，展現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值[ 3 ]。

值得一提的是，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，但管理整合原理應(yīng)用的重點(diǎn)為云計(jì)算?，F(xiàn)階段，云計(jì)算在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下發(fā)揮了重要的作用，它指的是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)途徑，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算的方法，與以往的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)相比較，云計(jì)算的處理方式更加快捷、精準(zhǔn)，同時(shí)數(shù)據(jù)處理也更加方便，提高了處理效率。云計(jì)算的外延與內(nèi)涵均極其豐富，至今仍未對(duì)其進(jìn)行整齊劃一的定義。云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用極其普遍，尤其是其中虛擬化技術(shù)、分布式處理功能與分布式數(shù)據(jù)庫，都能滿足數(shù)據(jù)信息的整合與分解的要求。與此同時(shí)，應(yīng)用云計(jì)算的方式也較為簡單，只需在檔案管理平臺(tái)中輸入與檔案信息相關(guān)的關(guān)鍵詞，而后云計(jì)算系統(tǒng)將自行做好數(shù)據(jù)定位，針對(duì)性地進(jìn)行數(shù)據(jù)整合與分析，為用戶提供相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，這樣的檔案管理模式，無疑會(huì)提高檔案管理效率，還能保證檔案資料的利用率，這是傳統(tǒng)檔案管理模式無法實(shí)現(xiàn)的，體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理模式的諸多弊端。

3.2 系統(tǒng)原理

現(xiàn)階段，現(xiàn)代管理學(xué)方面的業(yè)內(nèi)人士大多均認(rèn)為系統(tǒng)管理原理可以是檔案管理中很難實(shí)現(xiàn)的管理原理，若想達(dá)到最終的管理目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)明確系統(tǒng)原理的基本內(nèi)容以及要求等，初步了解管理目的，而后再以分析制定的管理方式，使得管理過程更具全局性、層次性與目的性?？偠灾?，系統(tǒng)管理的關(guān)鍵點(diǎn)就是要體現(xiàn)全宗原則，要求檔案管理人員針對(duì)這一思維高效開展管理工作，以保證檔案管理的效率，提高管理水平。

檔案管理系統(tǒng)原則要求必須把控管理結(jié)構(gòu)，使之更具全局性、層次性與目的性，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，要求檔案管理人員熟練掌握相關(guān)的技能與技術(shù)，分析海量的文本數(shù)據(jù)，而后加強(qiáng)管理，將其作為技術(shù)的支撐點(diǎn)。海量的文本信息也被稱作巨量資料，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，但管理過程中也提高了管理要求，要求對(duì)報(bào)考的細(xì)節(jié)內(nèi)容全面把控，對(duì)比檔案中的文本信息以及數(shù)據(jù)，在整合及搜集的環(huán)節(jié)，需要從海量的數(shù)據(jù)信息中找尋極具價(jià)值的內(nèi)容，從而完善數(shù)據(jù)庫體系，這樣方可確保數(shù)據(jù)的豐富性，對(duì)內(nèi)部信息及時(shí)更新，滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展需求，還能確保檔案資料的完善性。

3.3 動(dòng)力原理

所謂的動(dòng)力原理主要是指檔案管理工作人員必須具備強(qiáng)大的內(nèi)動(dòng)力，并具有主動(dòng)工作的動(dòng)機(jī)，在檔案管理過程中積極肩負(fù)自身職責(zé)，推進(jìn)管理工作高效開展，從而滿足公主需求。筆者對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整合、分析，而后將動(dòng)力原理分為信息動(dòng)力、精神動(dòng)力與物質(zhì)動(dòng)力。許多專家學(xué)者認(rèn)為物質(zhì)動(dòng)力與精神動(dòng)力可以是動(dòng)力的重要來源，也是支撐管理人員工作的主要?jiǎng)訖C(jī)，特別是在此社會(huì)格局日漸改變的形勢(shì)下，信息沖擊給人們所帶來的壓力越來越大，潛移默化地增加了競(jìng)爭壓力。

而檔案管理動(dòng)力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的應(yīng)用，要求檔案管理工作人員必須深化物聯(lián)網(wǎng)思維，提高自身的“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用理念，借助先進(jìn)的技術(shù)手段，在依靠信息技術(shù)或互聯(lián)網(wǎng)，將網(wǎng)絡(luò)、人員、控制器與傳感器有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享目的，使得各層級(jí)間的交流與溝通更加高效，達(dá)到遠(yuǎn)程控制智能化與信息化的目標(biāo)。

3.4 反饋原理

在此當(dāng)管理理念不斷變化的時(shí)代背景下，檔案管理人員面對(duì)海量的數(shù)據(jù)信息，有必要利用反饋原理，建立針對(duì)性的、系統(tǒng)化的反饋機(jī)制，從而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速掌握，發(fā)掘極具利用價(jià)值的信息。

而“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下的檔案管理，同樣可利用反饋原理，引用相關(guān)的評(píng)價(jià)體系，以準(zhǔn)確反映檔案數(shù)據(jù)搜集的準(zhǔn)確性與合理性。比如，現(xiàn)階段手機(jī)的普及率極高，而手機(jī)中的App則成為電商爭奪市場(chǎng)份額的重要途徑?；谶@一發(fā)展形勢(shì)，我國檔案管理部門越發(fā)意識(shí)到設(shè)計(jì)與自身發(fā)展相符合的軟件與移動(dòng)終端產(chǎn)品的重要性，通過軟件開發(fā)的形式可使檔案利用人員在第一時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)查找的高效性，還能在此過程中發(fā)表對(duì)于系統(tǒng)應(yīng)用的心得，作出有效評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋信息。

4 結(jié)論

綜上所述，本文主要針對(duì)檔案管理原理在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下的應(yīng)用進(jìn)行探討，首先提出了檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化的相關(guān)問題，而后提出了檔案管理的基本原理，最后闡述了檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的應(yīng)用，希望筆者的探討為相關(guān)研究人士帶來借鑒與參考，從而引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念，自覺肩負(fù)自身職責(zé)，意識(shí)到檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下應(yīng)用的重要性，發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，大大提高檔案管理效率，從而為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展注入動(dòng)力源泉。

參考文獻(xiàn)

[1]胡友軍.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用[J].卷宗，2016，6（8）：50-51.

[2]張楠.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用[J].黑龍江科技信息，2017，24（7）：164.

[3]劉顯芳.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用[J].中文信息，2016，21（11）：26.