如何提高檔案管理科學化水平

李響

[摘 要] 在經(jīng)濟高速發(fā)展的現(xiàn)代化背景下，提高檔案管理工作的科學化水平已經(jīng)迫在眉睫。在運用各種技術(shù)，從不同的層次和各個領(lǐng)域來提高檔案管理的科學化水平，進一步推動檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展的同時，還能夠推動檔案管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化。在闡述提高檔案管理科學化水平的重要性的基礎(chǔ)上，重點分析我國檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了解決措施，為實踐提供理論基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵字] 檔案管理；科學化水平；路徑選擇

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8219（2017）05-0092-04

隨著第四次產(chǎn)業(yè)革命的到來以及經(jīng)濟全球化的不斷深入發(fā)展，世界一體化的進程仍然在加快，信息已經(jīng)成了人們生活、學習、工作中不可缺少的一部分。然而在這樣的時代背景下，檔案信息資源的發(fā)展已經(jīng)嚴重滯后于社會的發(fā)展，因此，改革顯得尤為迫切。目前，我國檔案管理工作已取得了一定的進步，但在科學化的道路上依然任重而道遠。

一、提高檔案管理科學化水平的重要性

（一）有利于提高我國的文化軟實力

作為新時代綜合國力競爭的一個重要條件，文化有團結(jié)民族、開拓創(chuàng)新的功能。檔案作為一種特殊的文化，承載著民族的記憶，是一種民族的財富，是中國特色社會主義建設(shè)道路上的墊腳石。檔案能夠客觀地再現(xiàn)社會更替變遷以及人文市井活動，具有靠譜性、說服力、吸引力，具有提升社會價值的意義。檔案記錄范圍囊括了經(jīng)濟、政治、文學、歷史、社會、地理、天文等諸多方面，是中華民族文化的血脈，集中展現(xiàn)著優(yōu)秀的民族文化，是一種發(fā)展文化的特殊資源，為文化的創(chuàng)新、發(fā)展、進步提供堅實的后坐力。[1]因此，要建設(shè)地方文化，必須充分認識檔案對文化底蘊的豐富、文化空間的提升作用具有長遠的意義。在國際競爭不斷深化的今天，國家與國家之間的文化實力較量也日趨白熱化，因此，要想不斷提高我國的文化軟實力，就要不斷地改進檔案管理工作，進而提高自身的先進性、科學性，只有這樣，才能充分挖掘檔案深處所藏著的價值，建設(shè)美麗中國。

（二）符合當前信息化的發(fā)展趨勢

我國信息化程度越來越高，信息革命帶來的新興技術(shù)被廣泛運用于生產(chǎn)的各個方面，尤其是檔案的收集、館藏、樣式等方面。檔案管理工作逐步向著系統(tǒng)化、多元化、技術(shù)化的方向推進。同時，由于經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會不斷變化、日新月異，人們對各種信息的關(guān)注度也不斷提高，《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施，是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是憲法規(guī)定的知情權(quán)得到落實的有力體現(xiàn)。同時，條例的實施，也讓檔案管理承擔著更艱巨的社會責任，對檔案管理的方法、檔案的建設(shè)以及檔案功能的發(fā)揮都提出了更高要求。因此，檔案管理要跟得上腳步與節(jié)奏，把握人民群眾的需要，提高科學化水平，為經(jīng)濟社會發(fā)展所賣力所為。[2]

（三）有利于檔案管理工作的健康發(fā)展

我國檔案管理工作在不斷的發(fā)展中已經(jīng)逐漸完善，但在時代發(fā)展的今天，檔案管理工作更要未雨綢繆，做好攻堅準備。目前檔案管理工作多多少少的有以下問題或者說是困惑：

一是從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作觀念都需要提升。目前的檔案管理隊伍存在觀念陳舊、缺乏改進、創(chuàng)新不足、思想落后的問題，專業(yè)的人才缺乏，專業(yè)素質(zhì)較低。

其次是落后的信息化平臺建設(shè)。檔案管理工作的現(xiàn)代化水平普遍處于低水平發(fā)展的態(tài)勢，基本上還是依賴傳統(tǒng)的方式手段，在軟件的開發(fā)上還存在著多弊端，造成了檔案管理智能軟件的應(yīng)用率不高的問題現(xiàn)狀。

三是檔案管理制度建設(shè)不到位。時至今日，標準化尚未完善、制度化的管理體系也沒有成型，沒有統(tǒng)一標準的要求。這不僅僅體現(xiàn)在一些基層單位，就算是一些大型機關(guān)在檔案管理上都顯得很混亂，檔案遺失，檔案亂放現(xiàn)象屢見不鮮。[3]

二、我國當前檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏科學化檔案管理的意識

近些年來，檔案管理不斷開展各類活動，宣傳檔案管理的重要性。但是，相關(guān)法律直到如今也沒能夠被大家所重視起來，更別說對某些問題的制約或約束了，所以檔案管理工作的科學化水平提高很容易被忽視。就當前來說，專業(yè)負責檔案管理工作的人員，基本沒有接受過正規(guī)、統(tǒng)一的訓練，專業(yè)化程度比較低，甚至有的單位都沒有管理檔案的科室和專門的負責人員，而是由其他工作人員臨時替代。

（二）科學化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)不夠完善

在信息化時代，檔案管理工作要想轉(zhuǎn)型就必須有一定的硬件支持，健全的硬件配套設(shè)施能夠為檔案管理工作科學化發(fā)展提供必要條件，但現(xiàn)在國內(nèi)的情況是，軟件開發(fā)不到位，硬件也跟不上節(jié)奏，所以，檔案管理工作的發(fā)展腳步、前進動力、發(fā)展速度，被嚴重的限制著。

（三）科學化檔案管理制度尚不健全

檔案管理工作是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，因此，統(tǒng)治者也在不斷地進行國家層面的制度創(chuàng)新，不斷完善規(guī)章制度，但在實際的實施過程中那些規(guī)章制度都沒有被好好利用起來，也沒能落實到工作中去，以致檔案管理工作的條理性明顯不夠。除此之外，規(guī)章制度不夠細化，造成了檔案管理的不規(guī)范問題較多，因而現(xiàn)實中的檔案問題糾紛也比較多。[4]

（四）檔案管理人才缺失

專業(yè)化、技術(shù)性的檔案管理人才缺乏是影響檔案管理工作科學化發(fā)展的重要因素。如何利用先進的科學技術(shù)，培養(yǎng)一批具有時代意識觀念的人才，就顯得十分重要，但是，從目前的現(xiàn)狀來看，實際工作中的檔案管理問題并不樂觀，高素質(zhì)人才和高能力人才一般不會選擇這樣枯燥乏味的工作，而職業(yè)教育中又不設(shè)有這樣的技能型專業(yè)，因此，造成了當前人才的缺失。

三、提高檔案管理科學化水平的措施

（一）完善檔案管理控制機制，提高工作效率

只有在優(yōu)化管理的基礎(chǔ)上，檔案管理工作思想才能得到進一步的優(yōu)化與改進，檔案管理工作的系統(tǒng)化與合理化需要有科學的眼光，更要樹立科學發(fā)展觀的理念，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理控制機制，提高檔案管理工作的效率，保障檔案管理工作能夠合理有序的開展。檔案管理人員對檔案要做到及時處理、及時解決問題，管控好特殊的檔案。在現(xiàn)在的社會發(fā)展下，檔案管理工作應(yīng)當逐步進行多層次、全方位、多元化的管理體系的構(gòu)建，充分運用分層建檔、集中管控的檔案管理模式。[5]endprint

（二）提高檔案管理的信息化水平，緊跟信息時代的步伐

在新形勢下，檔案管理也應(yīng)緊跟信息發(fā)展的腳步，依據(jù)信息技術(shù)，朝著信息化的前方不斷努力進步。信息化時代下，所有的檔案管理工作都必須配備專業(yè)的設(shè)施和專業(yè)的人才，逐步改革老化的、落后的模式。以前，我們國家基本上用的是紙張來對檔案進行記錄，這樣就存在很大的壞處，保存起來不僅不方便，還很容易丟失，容易破損，還有一點就是很浪費資源，所以，就必須對這一狀況進行改變。計算機技術(shù)的發(fā)展為管理工作的進步掃清了障礙，我們可以充分利用計算機的獨特優(yōu)勢，建立檔案數(shù)據(jù)庫，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進行分類管理，并建立完善的查詢平臺，滿足用戶在任何地方都可以自主使用，自助查詢檔案，甚至進行檔案管理。[6]現(xiàn)代化、信息化的步伐下，我們需要更好的對檔案進行高效的處理與檢索，即損及技術(shù)的運用，不僅可以提高效率，還能夠?qū)n案的安全性進行保護。

（三）注重在職培訓，提高工作能力

雖然高科技帶來了檔案管理翻天覆地的變化，但專業(yè)管理人員的培訓工作也絲毫不能懈怠。重視在職人員的培訓具有以下的重要意義，第一，在信息時代，各方面技術(shù)都更新?lián)Q代很快，一天不學習就會落后于時代的進步，淹沒在歷史的潮流中，因此，就必須時時刻刻對在職人員進行全方位的綜合培訓，不僅僅要對他們進行理論知識的傳授，更要讓他們熟練技術(shù)的操作。第二，有一些檔案管理工作十分復雜，計算機技術(shù)的運用也會帶來很多的弊端，稍微不注意，就能導致多米諾骨牌效應(yīng)。因此，突發(fā)事件的處置能力對于檔案管理工作而言也顯得什么重要，通過在職培訓，可以有效提高他們隨機應(yīng)變的能力。[7]

（四）逐步轉(zhuǎn)變檔案管理方式，樹立全新理念

在現(xiàn)實的工作中，我們會經(jīng)常看到這樣的現(xiàn)象，檔案管理工作隨著科學技術(shù)的進步發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，尤其是在工作理念上。這種轉(zhuǎn)變，讓檔案管理者的角色也發(fā)生了改變，他們不再僅僅是信息的提供者，更多的變成了信息的咨詢者，這一轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案工作樹立了新的發(fā)展理念，檔案管理人員經(jīng)過不斷的在職培訓和教育，學習到了新的技術(shù)與能力，工作能力也得到了很大的提升。檔案管理不再只是體力活的工作，其注重的是一種效率，能夠通過計算機技術(shù)建立跨地區(qū)信息咨詢平臺，實現(xiàn)檔案查詢的全方位化。

（五）提高檔案的利用率，充分利用檔案的價值

科學地利用好檔案，充分發(fā)揮檔案的價值意義，是檔案工作目前階段的追求，把檔案的社會價值以及世界價值發(fā)揮出來，這也是當代社會檔案管理工作的理念所在。因此，從時代發(fā)展的視角下來看，我們必須不斷提高檔案的利用效率，將所有的檔案用活用好，充分發(fā)揮檔案的價值意義，為行業(yè)的發(fā)展進步和社主義的建設(shè)提供源源不斷的力量，使其成為社會發(fā)展的催化劑。檔案管理的最大難處就在于如何在龐大的數(shù)據(jù)面前挖掘出有用的東西來服務(wù)社會，在此，筆者認為，首先，我們需要把檔案資料進行公開，讓社會大眾知曉，方便人們隨時查看和使用，真正做到檔案的自主化與自助化。第二，必須結(jié)合實際。檔案的存在就是為了在實際中發(fā)揮作用，只有檔案與現(xiàn)實充分結(jié)合起來，才能體現(xiàn)檔案的價值意義，不斷挖掘到檔案的潛在價值，最后，務(wù)必要遵守法律、法規(guī)，該公開的檔案一定要公開，不該公開的檔案，按照規(guī)定不予公開，并做好保密工作，半公開的檔案，依照規(guī)定公開允許公開的部分，其他部分不予以公開。

檔案管理工作在當前的社會發(fā)展中具有舉足輕重的地位，對企業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等部門的發(fā)展以及工作都有著重大影響，對于構(gòu)建和諧社會而言，也是必不可少的一部分。因此，建立有效的檔案管理工作措施，探尋檔案管理的出路，走適合中國特色主義發(fā)展之路，從而不斷創(chuàng)新、改進管理體制，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化，這對我國社會主義事業(yè)的發(fā)展有著長遠的意義。

[參考文獻]

[1]郭月朋.淺談檔案工作現(xiàn)代化[J].才智，2010，（35）.

[2]孫立新.證據(jù)學基本理論對檔案工作的啟示[J].中國檔案，2011，（7）.

[3]盧 鵬.淺析提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].商界論壇，2014，（12）.

[4]傅麗賢.提高檔案管理科學化水平的策略探討[J].網(wǎng)友世界云教育，2014，（14）.

[5]段士鴻.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].科技視界，2014，（17）.

[6]李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經(jīng)營管理者，2015，（4）.

[7]馮久龍.提高檔案管理科學化水平的有效措施分析[J].科技創(chuàng)新導報，2012，（4）.

[責任編輯：梅芬芬]endprint