企業(yè)檔案管理信息化研究

段常敏

[摘 要]當(dāng)前，我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸滲透到社會(huì)多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。其中檔案管理是保障企業(yè)充分掌握更多信息資源的主要方法及途徑，而在信息時(shí)代，以往采用的傳統(tǒng)檔案管理方式已難以有效滿足檔案工作的發(fā)展需求，檔案管理信息化的概念由此提出。檔案管理信息化采用信息化的方式不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，促進(jìn)檔案管理工作充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，最終切實(shí)提升檔案管理的水平及效率，這也是檔案管理信息化工作開展的主要目標(biāo)。為此，本文首先分析了檔案管理信息化的意義，進(jìn)而分析了檔案管理信息化存在的問題，最后分析了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.113

[中圖分類號(hào)]G270.7；F272 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

近年來，我國企業(yè)對(duì)檔案管理工作越來越重視，檔案管理工作的重要價(jià)值及意義不斷凸顯，而隨著檔案工作內(nèi)容及材料不斷增多，給檔案管理工作的正常開展帶來了很多困難。如今，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也開始由傳統(tǒng)的管理形式向信息化管理形式轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化能夠快速獲取所需的信息，大幅度提升了工作效率，給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了巨大沖擊，這也是檔案管理信息化的主要目標(biāo)。

1 檔案管理信息化的意義

目前，我國傳統(tǒng)形式的檔案管理，已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，主要因?yàn)闄n案管理工作本身需要與時(shí)俱進(jìn)。以往傳統(tǒng)的檔案管理大多以圖紙、文件等多種形式進(jìn)行保存，這種保存方式很容易受到天氣、外部條件及本身材料等因素的影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化的意義主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。第一，減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率。傳統(tǒng)的手工收集檔案管理方式，需要工作人員親自對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，相對(duì)來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果企業(yè)采用了檔案管理信息化的手段，就能夠更加快速地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集管理，而且錄入的數(shù)據(jù)也能夠進(jìn)行重復(fù)利用，并實(shí)現(xiàn)資源共享，大大減輕工作人員的工作強(qiáng)度，有效提高了檔案管理的工作效率。第二，能夠更加快捷地檢索查詢。傳統(tǒng)的檔案檢索方式，需要管理人員親自動(dòng)手去找所需要的檔案，這種方式既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而檔案經(jīng)過信息化處理后，工作人員只需在電腦上輸入檔案名字就能夠快速找到所需的檔案，而且查找出來的信息也更加全面、更加準(zhǔn)確。

2 檔案管理信息化存在的問題

2.1 信息化管理泄密風(fēng)險(xiǎn)

信息化時(shí)代，人們對(duì)檔案信息的保管和儲(chǔ)存從原始的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游臋n。雖然電子檔案更改容易、不浪費(fèi)資源，并解決了紙質(zhì)化檔案保存困難、容易毀壞等問題，但是電子檔案也存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在信息時(shí)代，有很多不法分子利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取檔案資源，并對(duì)其進(jìn)行篡改，甚至對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意破壞和刪除。而有的檔案涉及重要的科研成果和企業(yè)機(jī)密，一旦出現(xiàn)信息泄露，將給企業(yè)造成不可挽回的損失。同時(shí)，很對(duì)不法分子對(duì)竊取到的檔案信息進(jìn)行販賣，導(dǎo)致科研成果付諸東流，給我國科研帶來巨大損失。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅猛，檔案信息化管理要求管理人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，同時(shí)還要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，只有這樣才能勝任檔案管理工作。然而現(xiàn)在很多檔案管理人員多數(shù)都是兼職，他們不僅缺乏檔案管理方面的專業(yè)理論知識(shí)，也沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練，大部分工作人員對(duì)檔案管理的工作范疇認(rèn)知，還停留在簡單的資源整理、分類，同時(shí)也不能熟練操作計(jì)算機(jī)，培訓(xùn)難度高。因此，非專業(yè)的檔案管理人員難免會(huì)制約檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新進(jìn)程，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理信息化工作的順利開展。

2.3 檔案信息化管理制度不完善

目前，許多企業(yè)都沒有完善的檔案信息化管理制度。具體來說，檔案管理信息化制度較為落后，在很多時(shí)候只是照搬照套傳統(tǒng)的檔案信息管理制度，不符合時(shí)代發(fā)展的要求，難以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案信息化管理的要求。并且現(xiàn)在很多企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，沒有結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和需求，建立自己的檔案信息化管理制度體系，大都流于形式，缺乏自主性和創(chuàng)新性。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)信息安全

檔案數(shù)據(jù)信息安全強(qiáng)化的目的就是保證人員獲得完整、真實(shí)、有效的檔案信息。檔案的數(shù)據(jù)信息安全可以通過運(yùn)用訪問驗(yàn)證、加密技術(shù)、安全通訊等技術(shù)來加以保障。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理。內(nèi)部人員在訪問檔案資源時(shí)，需要提供相應(yīng)的密碼進(jìn)行解鎖，以此防范非內(nèi)部人員訪問檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行惡意破壞、病毒傳播等行為，從而在一定程度上保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的穩(wěn)定性。其次，利用訪問驗(yàn)證控制技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行隔離，避免外來非正常用戶的非法侵入行為，即使在傳輸過程中出現(xiàn)信息丟失，他人也無法解讀其中的信息。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化管理工作順利進(jìn)行的前提條件，隊(duì)伍成員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能的優(yōu)劣直接關(guān)系著管理工作的成敗，因此對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能素質(zhì)培訓(xùn)是十分必要的。首先，企業(yè)可安排經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工全程指導(dǎo)新員工，使其掌握必需的知識(shí)和技能。其次，企業(yè)可以采取繼續(xù)教育以及專題講座等方式對(duì)信息化管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其熟練使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案管理工作的能力。最后，定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)進(jìn)行考察，實(shí)行優(yōu)勝劣汰的制度方針，從而激發(fā)檔案信息管理人員提高自身素質(zhì)水平的積極性和主動(dòng)性，使檔案信息化隊(duì)伍符合時(shí)代發(fā)展的要求。

3.3 健全檔案信息化管理機(jī)制

第一，優(yōu)秀的檔案信息化管理制度是檔案管理工作的指路明燈，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該依據(jù)自身的特點(diǎn)制定相關(guān)的管理制度，同時(shí)在不同發(fā)展時(shí)期要對(duì)檔案管理信息化制度進(jìn)行同步調(diào)整，并將檔案信息管理制度作為工作的前提，避免盲目化的檔案管理信息化建設(shè)。第二，檔案信息管理制度應(yīng)該按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式，對(duì)不同部門制定相應(yīng)的規(guī)章制度，不斷細(xì)化個(gè)人的工作范疇，以便及時(shí)了解自身的職責(zé)，同時(shí)加強(qiáng)制度執(zhí)行監(jiān)督，避免讓檔案管理制度流于形式。

第三，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理組織進(jìn)行升級(jí)創(chuàng)新，組建完整的檔案管理組織體系，建立并完善保密、查閱、移交等檔案管理制度，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理信息化工作的保密性，防止發(fā)生泄密、盜取等行為，同時(shí)有機(jī)結(jié)合國家的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系，形成獨(dú)特的、有效的檔案管理組織，推進(jìn)檔案管理信息化工作的發(fā)展。第四，企業(yè)要完善檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督機(jī)制，使檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)自我約束、自我監(jiān)督。同時(shí)，企業(yè)還要對(duì)檔案管理內(nèi)部人員進(jìn)行有效監(jiān)督，規(guī)范監(jiān)督章程和監(jiān)督條例，完善內(nèi)部監(jiān)督手段和監(jiān)控方法，盡可能減少和控制檔案泄露和抄襲發(fā)生的幾率，推動(dòng)檔案信息化管理工作不斷進(jìn)步。

4 結(jié) 語

信息化時(shí)代已經(jīng)到來，給檔案管理信息化工作帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，信息化的檔案管理方式已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)必須給予高度重視。因此，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，使檔案管理工作跟上時(shí)代潮流。

主要參考文獻(xiàn)

[1]郜尚義.淺談檔案管理的信息化[J].大眾文藝，2015（7）.

[2]李玲.淺談如何促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理[J].蘭臺(tái)世界，2014（S4）.

[3]張琳.強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)提升檔案工作服務(wù)水平[J].視界，2014（7）.