研究所數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐初探

劉進(jìn)

摘 要：數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案發(fā)展的必然趨勢，文章結(jié)合研究所數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐，闡述了目前研究所數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)、取得的成效，以及建設(shè)實(shí)踐中的薄弱環(huán)節(jié)和今后努力的方向。

一、研究所數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

以研究所信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展需求為牽引，完善檔案資源綜合管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成；加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線電子檔案管理，加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化；重視檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)與開發(fā)利用；深化檔案業(yè)務(wù)信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

二、研究所數(shù)字檔案館建設(shè)重點(diǎn)

1.基于單位信息化建設(shè)基礎(chǔ)，開發(fā)應(yīng)用平臺(tái)

建立單位園區(qū)網(wǎng)并加入行業(yè)網(wǎng)，具備與行業(yè)內(nèi)其他協(xié)作廠所的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)條件。單位網(wǎng)絡(luò)覆蓋率達(dá)到100%，為數(shù)字檔案館提供高速、高效、高可靠性的網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)。配置專用服務(wù)器、大型圖檔數(shù)碼工程機(jī)，以及內(nèi)部管理需要的硬件設(shè)施數(shù)十臺(tái)套，以滿足基礎(chǔ)建設(shè)要求。

基于研究所信息化建設(shè)的完整性程度，開發(fā)實(shí)施檔案管理應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的保障。應(yīng)用平臺(tái)是檔案館的主要陣地，同時(shí)也是與用戶交流溝通的一個(gè)重要渠道。研究所采用行業(yè)推薦管理系統(tǒng)軟件，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、數(shù)據(jù)管理、利用管理、系統(tǒng)維護(hù)、信息發(fā)布等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位情況，細(xì)化需求，對(duì)尚不具備或不完善的功能進(jìn)行了相應(yīng)的二次開發(fā)，使系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸深層化，從根本上提高了檔案工作能力與管理效率。

2.存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，豐富信息資源

檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)是研究所數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。建設(shè)重點(diǎn)：其一，通過存量檔案數(shù)字化、增量檔案“雙套制”的方式致力檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和全文信息的建設(shè)。其二，通過與研究所內(nèi)多個(gè)工程應(yīng)用與管理等系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的自動(dòng)或人工采集，將多個(gè)系統(tǒng)的電子文件屬性及全文信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的前端控制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔。第三，由于館藏資源數(shù)量巨大，數(shù)字化工作任務(wù)艱巨。必須通過館藏檔案使用需求的分析，結(jié)合研究所數(shù)字化處理能力，制訂館藏檔案掃描計(jì)劃，按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先、利用頻率高優(yōu)先、利用效果明顯優(yōu)先等原則，分期、分批有條不紊持續(xù)推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作。

3.結(jié)合科研任務(wù)需求，認(rèn)真開展專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

根據(jù)各類檔案查借閱的頻率，以用戶利用需求為導(dǎo)向，制訂專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)計(jì)劃，結(jié)合目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)建設(shè)相應(yīng)專題數(shù)據(jù)庫，比如結(jié)合研究所工作實(shí)際情況建立相應(yīng)的技改項(xiàng)目信息專題數(shù)據(jù)庫、專利專題數(shù)據(jù)庫、型號(hào)會(huì)專題數(shù)據(jù)等。

4.建立結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容全面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

第一，依據(jù)以需求為導(dǎo)向、反映實(shí)際、實(shí)用性強(qiáng)、分期分批制定的原則，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的開展。第二，通過對(duì)數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)流程的分析，制定覆蓋數(shù)字檔案館主要業(yè)務(wù)工作的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，使數(shù)字檔案館的日常工作有據(jù)可依，保證數(shù)字檔案館的平穩(wěn)運(yùn)行。

5.加強(qiáng)管理，強(qiáng)化技術(shù)，建立安全保障體系

數(shù)字檔案館的安全保障體系建設(shè)將作為園區(qū)網(wǎng)的安全保障體系重要一環(huán)來統(tǒng)籌考慮，而研究所園區(qū)網(wǎng)的安全保障體系將與行業(yè)規(guī)劃保持一致并統(tǒng)一規(guī)劃，確保數(shù)字檔案館的安全可靠。

6.建立與數(shù)字檔案館運(yùn)行相適應(yīng)的管理機(jī)制

（1）建立了數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組及項(xiàng)目實(shí)施辦公室管理架構(gòu)。數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組由所長擔(dān)任組長，主管檔案及技改工作的副所長擔(dān)任副組長，成員由總師辦、黨政辦、技改辦、財(cái)務(wù)處等的主要領(lǐng)導(dǎo)組成。項(xiàng)目實(shí)施辦公室在信息化總師領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了強(qiáng)有力的組織保證和資源保障。

（2）建立健全了一整套行之有效的制度流程來引導(dǎo)和規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)，包括各門類檔案管理制度、檔案工作程序、數(shù)字檔案館管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，形成了良好的長效機(jī)制。

7.建立數(shù)字檔案館運(yùn)行與管理的骨干隊(duì)伍

數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)和信息需求專業(yè)化趨勢，對(duì)檔案管理人員的能力與素質(zhì)提出了更高要求。長期以來，研究所通過多種渠道強(qiáng)化人才建設(shè)，努力打造一支與數(shù)字檔案館建設(shè)需求相適應(yīng)的骨干隊(duì)伍。重點(diǎn)是提升現(xiàn)有人員的信息素養(yǎng)，通過專題培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、調(diào)研觀摩、參與開發(fā)等方式，提高全員分析與解決問題的能力；打破部門劃分，與信息化部門專業(yè)人員結(jié)成工作團(tuán)隊(duì)，共同參與信息化課題研究。

三、研究所數(shù)字檔案館建設(shè)取得的成效

1.硬件及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面

建立了園區(qū)萬兆主干網(wǎng)，新增了軟硬件設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件存儲(chǔ)、保密措施以及數(shù)據(jù)備份安全、可靠，提升了數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)條件。

2.檔案資源管理平臺(tái)建設(shè)方面

完成了檔案資源綜合管理系統(tǒng)與OA、PDM、VPM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)在線歸檔；實(shí)施了檔案復(fù)制、發(fā)放、借閱、數(shù)字檔案館權(quán)限申請等業(yè)務(wù)流程信息化；實(shí)行了域用戶集成管理、單點(diǎn)登錄；檔案資源綜合管理系統(tǒng)納入了涉密信息系統(tǒng)，并通過了測評(píng)。

3.檔案資源建設(shè)及開發(fā)方面

完成了全館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完成了軍品科研、產(chǎn)品、基建竣工圖、聲像等重要、常用、急用檔案以及文書檔案永久卷、長期卷等檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完成了15個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，完善和豐富了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)與開發(fā)利用。

4.運(yùn)行管理與機(jī)制方面

引進(jìn)人才，完善檔案管理工作程序和制度，形成了一套適合數(shù)字檔案館正常運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展的管理制度和人才隊(duì)伍。

5.利用方面

為授權(quán)的管理和技術(shù)人員提供了在線快捷瀏覽、查詢和利用的安全平臺(tái)。數(shù)字檔案館投入運(yùn)行以來，WEB端檔案全文瀏覽近38萬余次，網(wǎng)站訪問量43萬人次，在項(xiàng)目檔案管理過程中，發(fā)揮了重要作用，利用效果顯著。endprint

四、研究所數(shù)字檔案館建設(shè)還需關(guān)注的問題

1.頂層規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)重滯后

數(shù)字館建設(shè)目的是要使單位乃至行業(yè)的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體的檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源共享的行業(yè)檔案館系統(tǒng)，要對(duì)分散在各地的數(shù)字檔案館信息資源進(jìn)行組織控制，就必須有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。然而，我們面臨以下困難：其一，行業(yè)檔案信息系統(tǒng)沒有具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范超出檔案工作范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需要行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一要求；其三，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因此，必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

2.數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)質(zhì)量控制不盡如人意

（1）檔案屬性信息錄入準(zhǔn)確。信息準(zhǔn)確錄入是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。屬性信息的準(zhǔn)確錄入，能夠保證檔案檢索、利用的快捷、方便，減少冗余工作量，提高工作效率。而目前在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中缺乏規(guī)范的流程與控制手段對(duì)屬性信息進(jìn)行準(zhǔn)確性的檢測。

（2）檔案掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量控制。數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是利用數(shù)字檔案信息為研究所科研與管理提供技術(shù)支持與技術(shù)服務(wù)，因此，保證檔案信息的完整、準(zhǔn)確尤為重要。面對(duì)繁重?cái)?shù)字化處理任務(wù)時(shí)，明確檔案的掃描方式、分辨率及數(shù)據(jù)格式，作業(yè)中實(shí)行流程控制，責(zé)任到人，為檔案掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證打下基礎(chǔ)。

3.服務(wù)方式單一，缺乏多樣化

檔案館的服務(wù)一直沒有脫離對(duì)檔案資源的查找與傳遞。其他服務(wù)，如咨詢、檔案編研等，由于其規(guī)模小、質(zhì)量一般，并沒有系統(tǒng)化、普及化。

4.數(shù)字檔案館的容災(zāi)系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)行過程中面臨一個(gè)重要問題是難免遇到災(zāi)害而損失信息資源，失去了信息資源的數(shù)字檔案館是不能發(fā)揮作用的。所以加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全控制，建立有效的容災(zāi)系統(tǒng)，是保障數(shù)字檔案信息安全一項(xiàng)重要舉措。目前研究所只實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)備份方式防止事故發(fā)生，遠(yuǎn)未達(dá)到容災(zāi)的要求。

5.標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

目前行業(yè)只是明確了檔案信息建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則，而具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)滯后，名企業(yè)處于相對(duì)獨(dú)立、各自為政的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化管理尚處理建設(shè)初期階段，未形成從電子文件到電子檔案全過程成熟管理辦法及覆蓋數(shù)字檔案收、管、存、用各職能的工作制度標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

6.企業(yè)電子文件歸檔模式帶來的檔案專業(yè)問題

（1）歸檔電子文件的真實(shí)性無法保證。在CAD電子文件歸檔模式，無論是由計(jì)算機(jī)操作人員或設(shè)計(jì)員人員歸檔，由于文件形成程序上控制手段，以及CAD電子文件產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)性，決定了無法保證歸檔的電子文件與最終出圖歸檔的圖檔內(nèi)容一致，致使歸檔的電子文件內(nèi)容的真實(shí)性受到質(zhì)疑。

（2）歸檔電子文件的原始性無從認(rèn)定。原始性是檔案價(jià)值存在的基礎(chǔ)，也是其發(fā)揮憑證作用的依據(jù)。電子文件要作為檔案歸檔，必須具備內(nèi)容的原始性。一般情況下，人們對(duì)實(shí)體檔案的認(rèn)定比較容易，僅憑肉眼就可以從印章、簽名、字跡及文本上辨別出檔案的真?zhèn)?。而?duì)于沒有基本原始憑證標(biāo)識(shí)——印章與簽名的歸檔CAD電子文件，則無從認(rèn)定其內(nèi)容的原始性。

根據(jù)社會(huì)電子文件檔案憑證作用與法律效力的需求，必須采取技術(shù)措施才能確保歸檔電子文件的原始性和真實(shí)性，從而保證電子檔案信息安全性，對(duì)此，有待我們持續(xù)跟進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展。

7.知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)

企業(yè)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中必須全面考慮的問題。檔案信息共享后帶來的最大問題是保證系統(tǒng)和信息的安全，也就是如何做到信息安全管理與信息服務(wù)的有效結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭 軍，王瑞偉.構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng) 促進(jìn)檔案高效利用[J].機(jī)電兵船檔案，2016（2）.

[2]謝文龍.安全數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].哈爾濱：哈爾濱工業(yè)大學(xué)，2015.endprint