商務英語信函中語篇連接詞的特征及分布

邱佳寧 郭泉江

【摘 要】近年來，商品經(jīng)濟的發(fā)展趨勢大好，各種商務活動也層出不窮，因此，在社會經(jīng)濟活動中承擔不可或缺角色的商務英語信函也逐漸受到重視。本文基于20篇商務英語信函的語料，重點考察了商務英語信函連接詞的起承轉合特征，語篇連接詞的分布為句首語篇連接詞和浮動語篇連接詞等。

【關鍵詞】商務英語信函；語篇連接詞；特征；分布

中圖分類號：H315 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）32-0193-03

一、引言

商務英語信函中大量的語篇連接詞使得整篇商務英語信函合乎邏輯且連貫。作為商務人員，要想完成一份出色的商務英語信函，良好的英語基礎是首要條件。其次，商務人員也需要掌握商務英語信函中連接詞的分布及其特征，以及一些涉外應用文體中常用的詞匯和短語。

二、文獻綜述

關于英語商務和外貿(mào)信件的研究很多，但現(xiàn)有的商務英語信函研究主要集中在：寫作原則、語篇特征和詞匯特征。值得一提的是，Bobbye（1984）曾經(jīng)提出了6個Cs原則，即在寫作商務英語信函時應堅決遵循的6條原則。第一個原則是正確（Correctness），就是要使用商業(yè)活動中慣用的語言表達方式，準確完整地敘述意思；第二個原則是文采（Colorfulness），指在書寫商業(yè)信函時，語言應該活潑，不失幽默感；第三個原則是得體（Considerateness），指時刻牢記對方的要求，在強調(diào)對方情況時，要用委婉而又堅定的方式向對方傳遞信息；第四個原則是簡潔（Conciseness），顧名思義就是要避免贅述，言簡意賅；第五個原則是具體（Concreteness），這個原則就要求寫信者能夠準確生動地闡明具體內(nèi)容；最后要做到連貫（Coherence），也就是語篇要有邏輯，語義完整。基于利奇的禮貌原則，裴倩倩（2007）總結了若干條使用商務信函的原則，例如積極意義詞匯、情態(tài)動詞、人稱代詞的使用等。

語篇是一個在特定語境中表達完整意義的語言單位。陳麗江、馮奇（2006）指出，銜接和連貫是語言形式與其意義聯(lián)系的手段。語篇連貫是語篇完整性和連貫性的衡量標準。胡壯麟（1994）將及物性結構和語篇結構納入研究范圍。而張德祿和劉汝山（2003）在他們的新作中突破了文本銜接只存在于語篇內(nèi)部的局限，提出了語篇與語境之間銜接的觀點。

黃雪芳（2006）在詞匯特征方面也做出了巨大貢獻。他分析總結了許多商務英語信函的詞匯特征及其形成原因。例如，在書寫商務信函時，具體詞匯的使用明顯多于抽象詞、簡單詞的使用也多于難詞。另外，一些具有明確詞義，表示積極禮貌的詞，其使用頻率也較高。

通過上述研究，我們發(fā)現(xiàn)，商務英語信函是目前商務活動中最常用的商務英語應用文。商務英語信函雖有其特定的寫作原則、慣用詞匯和結構，但因商務活動的多樣性，語篇的功能也會隨著涉及交易的不同而產(chǎn)生變化，側重點也會有所不同，卻鮮有學者將語篇連接詞的特征與分布放在一起研究。鑒于此，本文研究以20篇商務英語信函作為研究的語料，重點探討其語篇連接詞的特征及分布。

三、商務英語信函中語篇連接詞的特征

為了客觀地觀察商務英語信函語篇連接詞的特征及分布，我們以20篇商務英語信函為語料。這20篇商務英語信函大多來自商業(yè)和金融寫作教材，其中有一些來自互聯(lián)網(wǎng)搜索的范例。所含信件的主題繁多，包括訂單的簽收和拒絕，關系的建立，詢盤、報盤、還盤、投訴及回信等。

（一）商務英語信函中語篇連接詞的起承轉合

商務英語信函是提供信息的文本。因此，理解語篇的關鍵在于如何在語篇組織的形式上分離出作者要傳達的信息，換言之就是要從語篇銜接中反映出作者的思維變化，而這些都是通過語篇連接詞來體現(xiàn)的。連接詞的出現(xiàn)常常代表一個新段落的開始，商務英語信函強調(diào)表達的順序和內(nèi)容的合理安排和劃分，每個重點成一段是一般的分段原則。而語篇連接詞就常常成為一個段落開始的明顯標志，是轉換話題和下一輪話語的標志。

商務英語信函與中文寫作一樣，在語氣上有“起、承、轉、合”之分。“啟”就是開頭；“承”則為承接；“轉”即是轉折；“合”就是綜合或總結。商務英語信函經(jīng)常分為三段或四段，每段的開頭由表示“起、承、轉、合”的語篇連接詞來引導。引言段表示“啟”、“承”，在商務英語信函的還盤中，第一段往往是表示收到之前的來信并表示感謝。緊接著就是表示“轉”，在商務英語還盤中，對于對方報價表示不接受，并給出理由。結尾段則表示“合”，在陳述完自己所理想的條件之后，期待對方的來信。因此形成“起—承—轉—合”的情形。有時也有“啟—承—承—合”或其他情形的出現(xiàn)。但這些不同的情形只是中間“承”、“轉”的變化，而“啟”與“合”是固定不變的。常見的報盤信函如下：

范例1：

Dear Sir，

Thank you for your e-mail of 2nd April from which we regretfully learned that you are interested in our types， but you cant accept the price quoted by us on 26th March.

As to our price， wed like to point out that our quotations have been widely accepted by other clients in Asia， a great number of orders have been bargained and large enquiries keep pouring in. If you have time to examine the quality of our products and the market situation， you will not be surprised to find we are almost fully committed and it is taxing for us to meet the current heavy demand. Under such circumstances it is impossible for us to make any reductions in our price.

Please think better of above and fax your acceptance at your earliest convenience. We are looking forward to your early reply.

Yours sincerely

在相同的商務環(huán)境中，這一篇商務信函的措辭就顯得十分得體。首先表示對方不能接受報價，我方深表遺憾，第二部分詳細闡述了我方立場以及報價不能降低的具體原因，最后給出了合理可行的解決問題的辦法。整個語篇的段落之間有著密切的聯(lián)系，符合了典型的“起-承-轉-合”的寫作模式。該篇信函雖然只有三段，但連接詞很多，在這封信函中，第一段和第二段都以連接詞開始然后以常見的結尾句作為第三段。第一段中的連接詞Thank you for承上啟下，把本封信與之前的通信聯(lián)系起來，也就是把兩個不同時間的語篇聯(lián)系了起來。As to our price連接詞則是第二段里的開頭，提供我方的市場信息。因此連接詞已經(jīng)不單單是用在語段里小句的連接，而是出現(xiàn)在大語段的開頭，指示新的變化或者是繼續(xù)與前一語篇的聯(lián)系。

（二）商務英語信函中語篇連接詞的種類

傳統(tǒng)的語法視連詞為連接單詞或短語，但連接詞的功能類別已超越句子界限，可以連接比句子更大單位的段落。連接詞指示篇章的語序，體現(xiàn)語篇各構成部分之間的關系，并能有效地組織和管理文本，使得語篇繼續(xù)發(fā)展。連詞、連接副詞、介詞和介詞短語等都可以稱為語篇連接詞。這些作為橋梁的過渡詞有條不紊地連接文本，使整篇文章自然流暢，語義連貫。

1.過渡詞。我們可以看到這類語篇過渡詞是否直接作為商務英語信函句子中的一個組成部分以及它起什么作用。正如會話一樣，商務英語信函是雙向溝通的，但它不同于人與人面對面的交流對話。對方無法從文字中感受到寫信者的語氣和體態(tài)，只能通過信函簡明的格式，恰當?shù)拇朕o，確切的表述體會到寫信者的意思。而這種交際功能也就直接決定了商務英語信函具有特定的格式和結構。這類語篇連接詞有with reference to， as regards， covering， in terms of等。這些連詞后面常跟產(chǎn)品或訂單號碼或標題商品，一般放在信的開頭，起承上啟下的過渡作用。

2.固定搭配。商業(yè)信函，就是寫信人想通過文本的表面及內(nèi)在含義勸說對方接受某個想法，或采取某種行動。因此，無論是想要發(fā)展業(yè)務關系，還是要催款、解決糾紛，寫信人都要采用恰當?shù)恼Z言策略，也要注意到篇章結構、主題結構和信息結構三者也是息息相關的。在書寫過程中要時刻“為對方著想”。當談及對對方有利的話題時，主語常用you；反之，則用we或是話題本身來當主語，這樣就顯得語氣溫和，避免指責的口吻。在使用語篇連接詞等固定搭配時也應結合實際語境，可以運用 “It is a pleasure for me to…”、“It is very kind of you to…”、“I would like to inform…”這種表達積極欣慰情緒的詞匯，告知對對方有利的消息；相反，當告知對方壞消息時，常用“I regret to say…”、“Im sorry to tell…”、“Im afraid…”、“I appreciate…， but…” 等固定搭配表達我方的同情與遺憾。這些固定搭配主要是以表達情感的詞為中心，委婉禮貌地引進話題。

四、商務英語信函中語篇連接詞的分布

有效的溝通需要連貫和清晰，而連接詞在使溝通連貫和清晰中起著非常重要的作用。語篇連接詞是一種較為顯性的連接手段。無論是為了表示句子與句子之間的邏輯關系，還是為了表明語篇中各個段落或組成部分之間在語義上的聯(lián)系，都需要精確的使用語篇連接詞。因此，寫作中必須高度重視連接詞表達的語義關系，充分考慮其在特定語句環(huán)境下所具有的連句連段功能，這樣才能保證文章中的句子順暢達意又起落有致。我們把收集的20篇商務英語信函中語篇連接詞的分布歸為以下兩大類。

（一）句首語篇連接詞：

由表1可知，句首語篇連接詞所占的比重高達95%。由于商務英語信函雙方之間存在著時間和空間上的間隔，幾乎在每封信的介紹中都應該提到信函的指向。當想與從未有過合作的客戶建立關系，那么在商務信函中寫信人就會主動提及與對方相關的信息，例如對方的廣告、某商會、貿(mào)易關系等。若接受人已經(jīng)是有業(yè)務往來的熟悉客戶，商務信函中則會提及已完成的某次交易或是對方之前某天的來信。通過在信函正文頭提及上一封的日期或內(nèi)容建立信函之間的聯(lián)系，實現(xiàn)商務信函連貫的語篇特征。寫了“事由”或“主題”的商務信函不僅可以將與主題相關的信件內(nèi)容聯(lián)系起來，而且有助于加深收信人對信件內(nèi)容的理解。例如在進行商務活動的信函來往中，絕大多數(shù)信件中都用到了句首語篇連接詞，這讓信件的內(nèi)容展現(xiàn)的并不是那么突兀，用句首語篇連接詞進行緩沖。此類句首語篇連接詞通常放在句子的開頭，起承上啟下的作用。

as requested：商務英語信函中按對方要求辦某事后在通知對方時，as requested常用于句首，相當于at your request，或in compliance with your request，或complying with your request，in answer to your request等。如例句1當中，根據(jù)要求，這些襯衫將用防水材料包裝。這里的as requested指的是要按照對方要求進行闡述。

例句1：As requested， the shirts will be packed in waterproof material.

in reply to：收到對方來信并回復信件時，在句首通常會放置in reply類語篇連接詞，在兩封信函之間建立起了聯(lián)系，避免讀者花費時間精力重新尋找之前的信函，這樣處處為客戶著想，既符合禮貌原則，又能使我的企業(yè)形象得到客戶的認可。Brown 和Levinson（1987）提出的的“面子保全論”，這一理論是行業(yè)內(nèi)最具影響力的禮貌理論。他們認為，從本質(zhì)上來講，言語行為是會給面子帶來威脅。而要進行正常的會話，“典型的人”必須采用禮貌行為減輕言語行為的威脅，從而維護和滿足雙方的面子。因此在句首放置此類語篇連接詞，然后再闡述我方回復所回復信件的主題和觀點。商務英語信函中，在收到對方來信，回復信件時in reply to的意思是作為答復、茲答復，一般放在句首。如例句2中茲答復你5月15號的來信，這里的in reply to是對上封信的回復，這樣關聯(lián)主題相關的信函，能使對方能夠快速了解到信函的內(nèi)容。

例句2：In reply to your letter of the 15th May， please send ten bales of our goods， marked 1-10， by rail as soon as possible to our address， and the other ninety bales afterwards by next steamer.

（二）浮動語篇連接詞：

商務英語信函中浮動語篇連接詞一般可以發(fā)生在主語之前或之后，放在句首也可以放在句中其位置靈活，可以占據(jù)多個不同的位置。在撰寫商務英語信函時，我們不僅要在用詞和結構方面符合商務規(guī)范，而且要采用符合相應交際語境的語篇構建方法和語用策略，并寫出有說服力的文本，使其能夠達到雙贏互惠的目的。商務英語信函中浮動語篇連接詞結合表明是什么而不是語法的語義關系。如例句3中的in regard to，這個語篇連接詞是“關于”的意思，在信函中較一件具體的事或條件的說明。

例句3：In regard to the terms of payment， we require letter of credit.

五、結語

本文中對20篇商務英語信函的研究發(fā)現(xiàn)，語篇連接詞在商務英語寫作中起著重要作用。語篇連接詞as requested， in regard to等是商務英語信函語篇得以連貫的主要銜接手段，大量的這些語篇連接詞使得商務英語信函在邏輯上合理且連貫。本文重點探討了商務英語信函中的語篇連接詞的特征及分布，研究中把20篇商務英語信函作為語料還是略少，應增加研究語料，但可以給從事商務工作的人員一些參考，也具有一些教育意義。

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