計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用

高賜燕

摘 要：計算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會的進(jìn)步和繁榮，計算機(jī)信息處理技術(shù)已成為辦公技術(shù)的重要組成部分。辦公 室不但是社會結(jié)構(gòu)的組成部分，而且自身也是一個小社會，其中產(chǎn)生了辦公人文，辦公環(huán)境，辦公生活和辦公文化等，文章從 信息技術(shù)的角度簡單分析了辦公自動化的發(fā)展，以及計算機(jī)技術(shù)對辦公自動化的支持。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用研究

隨著科學(xué)信息的迅猛發(fā)展，計算機(jī)處理技術(shù)也得到了前所未有的發(fā)展和應(yīng)用，并且已成為辦公自動化中不可或缺的重要部分，推動了社會科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。然而辦公室作為社會的一個縮影，利用計算機(jī)信息處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動化，意義 相當(dāng)重大。

一、 計算機(jī)信息處理的辦公自動化的含義及現(xiàn)狀

1、主要含義

計算機(jī)信息處理包括六個主要程序：獲取一分析一處理一檢測一傳送一使用， 其中處理和使用是最重要的兩個程序。它的主要構(gòu)成因素包括：傳感技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、微電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此又叫通信技術(shù)。

辦公自動化起源于1970年先后，首先在發(fā)達(dá)國家興起。辦公自動化作為一種綜合 性辦公技術(shù)，在我國出現(xiàn)的時間要晚于發(fā) 達(dá)國家大約十年，并且是在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)的基礎(chǔ)上快速發(fā)展起來的。信息處理技術(shù)在綜合了多種現(xiàn)代化技術(shù)（計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、通信技術(shù)、行為科學(xué)以及組織科學(xué)）后，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到辦公活動中，構(gòu)成了滿足人們需求的人機(jī)處理系統(tǒng)。信息處理技術(shù)系統(tǒng)中的每一個環(huán)節(jié)都直接影響著技術(shù)的整體發(fā)揮，因此，一定要保障軟件和硬件的齊全[1]。

2、辦公自動化運(yùn)用現(xiàn)狀

計算機(jī)信息處理的辦公自動化是現(xiàn)代化社會發(fā)展的一個必然趨勢，就當(dāng)前的整 體情況來看，還是利大于弊。優(yōu)勢主要表現(xiàn)為：

第一，可以快速、方便的發(fā)布信息，不受地理限制，就算是員工外出期間也不耽誤。第二，可以對資料進(jìn)行有效管理和保存，形成一種無形的資產(chǎn)。第三，內(nèi)部人員在辦公系統(tǒng)的協(xié)助下，能迅速找到所需資料，快捷又準(zhǔn)確。第四，由于此技術(shù)規(guī)范了工作流程，固定了操作程序，因而可以更大程度地減少人為失誤。第五，辦公管理軟件實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程移動辦公，使得各流程間的傳遞時間被縮短，提高了工作效率，也加速了運(yùn)作速度，進(jìn)而降低了協(xié)作成本。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶對辦公自動化的要求日益?zhèn)€性化和靈活化，然而很多軟件開發(fā)公司所用模式統(tǒng)一，很少定制，無法滿足用戶的多方面需求。軟件模塊幾乎沒有通用性，若用戶需求一旦改變，只有在開發(fā)商專業(yè)處理后方能滿足要求[2]。

二、計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用

1、文字處理

在辦公自動化技術(shù)中，文字處理技術(shù)是最核心的一種。文字處理技術(shù)能很大程度的規(guī)范信息編輯，還可及時對即成信息進(jìn)行收集和整理，能夠有效提升員工的工作效率。

2、圖文制作與演示

信息處理軟件也可運(yùn)用于幻燈片的制作、播放與維護(hù)中。具體而言，是指在圖文制作和演示的過程中，通過幻燈片格式對文本進(jìn)行編輯，并插入適當(dāng)?shù)膱D形和表格等，以圖文并茂的形式呈現(xiàn)，更加形象和生動。由于在制作的時候，可以插入與圖片相適應(yīng)的音頻等，不僅豐富了展示內(nèi)容，也提高了展示效果。這一軟件在當(dāng)前情況下的主要體現(xiàn)方式是Power Point（又稱PPT），它已廣泛運(yùn)用于教學(xué)、傳媒辦公等多個方面。

3、制作電子表格

在日常的辦公中，會不可避免的用到一些表格，比方說學(xué)生的成績單、員工的工資表和企業(yè)資產(chǎn)數(shù)值等很多方面都會運(yùn)用電子表格來呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，簡單便捷，人們?nèi)菀?學(xué)習(xí)，即便是以前一點(diǎn)也不懂使用計算機(jī)的人，也能快速掌握。它能實(shí)現(xiàn)多專業(yè)的運(yùn)算，也能有效進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與整理等工作，使得運(yùn)算的復(fù)雜和重復(fù)性被降低，有效提高了工作效率另外，由于運(yùn)算更加精準(zhǔn)，加上工作表中的格式化功能，使得這種技術(shù)廣泛應(yīng)用于人力資源管理部門的工資結(jié)算和財務(wù)報表管理等，常用軟件為Excel。

4、電子郵件信息處理

這一軟件主要運(yùn)用于處理個人信息，通過有效管理郵件、聯(lián)系人和任務(wù)，來實(shí)現(xiàn)郵件的瀏覽和查看，分享信息，被較多的運(yùn)用在個人信息資料管理上。同時，保存重要會議資料，以及通過電子郵件和公用文件等形式可以很好地達(dá)到共用與分享信息資源的目的。

5、數(shù)據(jù)處理

現(xiàn)代辦公室中應(yīng)用最多的便是數(shù)據(jù)處理，由于運(yùn)算統(tǒng)計比較復(fù)雜，這無疑增添了工作人員的負(fù)擔(dān)，然而數(shù)據(jù)處理軟件能有 效減輕工作人員的工作量。數(shù)據(jù)處理軟件使用方便，并且功能較多，設(shè)置了應(yīng)用程序生成器，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能建立個人或者部門的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，也可以配置更高級別的末端數(shù)據(jù)系統(tǒng)，來建立客戶端的應(yīng)用程序。

6、電信會議

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，跨地域工作交流已成常態(tài)，計算機(jī)技術(shù)可以把不同地域的人員聚集在同一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，與會者可以在網(wǎng)上就會議內(nèi)容發(fā)表個人的言論，抑或提問，有效的總結(jié)和商討一些重要決議，而且網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會自動記錄所有的會議內(nèi)容，以便查閱。要參加各類會議的人員，只需打開不同網(wǎng)頁即可，這就為參與人員節(jié)省了傳統(tǒng)會議中實(shí)際往返的時間和精力，一旦上網(wǎng)便可及時收到會議相關(guān)信息，大大提高了辦公效率和工作質(zhì)量。

三、計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用前景

1、應(yīng)用視頻技術(shù)

目前，壓縮技術(shù)和視頻技術(shù)得到了高 速的發(fā)展，視頻會議將會在未來得到更多的運(yùn)用。與會人員可以借助攝像頭暢談自己的想法，而且可以細(xì)致入微的觀察會議的情況，以及每一個與會人員的表情，進(jìn)而有效的討論和互動。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷完善，無線視頻技術(shù)將會成為辦公自動化的重要部分。無線視頻技術(shù)大大減少了人們往返路途上所耗費(fèi)的時間，搭造了一個更加寬廣方便的信息交流平臺，帶來了新時期交流方式的全面革新[3]。

2、無線辦公環(huán)境

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，使得無線wi—Fi技術(shù)得到了很大的發(fā)展，也促進(jìn)了辦公行業(yè)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的崛起。它讓傳統(tǒng)的封閉式辦公室，轉(zhuǎn)變?yōu)椴皇軙r間和地點(diǎn)限制的辦公。此外，可以通過權(quán)限設(shè)置來提高應(yīng)用級別，再在一系列技術(shù)處理的輔助下，更好的保證網(wǎng)絡(luò)辦公的信息安全。

3、工作程序日益靈活

計算機(jī)處理信息實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子信息的完好轉(zhuǎn)變。它不但能夠很好的完成文字傳輸工作，還能傳輸視頻和音頻，大大的豐富了文件的傳送形式，且不占空間，擁有永久保存性。

結(jié)語：

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，讓我們看到了未來辦公的發(fā)展方向，這種工作方式不僅提高了工作效率，同時也能依照以人為本的核心理念不斷升級，靈活組織，實(shí)現(xiàn)更快的決策。由此可見，計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中發(fā)揮著越來越重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張元風(fēng).計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2012

[2]劉偉.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動 化中的應(yīng)用[J].科技傳播，2011

[3]湯兆暉.辦公自動化系統(tǒng)中信息處理技術(shù)的優(yōu)勢與應(yīng)用[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012