淺析檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化

王立萍

檔案利用是檔案管理的最終目的，因此檔案管理應(yīng)從利用工作抓起，利用工作實(shí)行了現(xiàn)代化管理，將帶動(dòng)檔案其它工作現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)檔案各項(xiàng)管理工作的現(xiàn)代化。

一、利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

檔案的利用工作，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最終目的，是檔案工作存在的基礎(chǔ)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作也發(fā)生了很大的變化，由原來手工操作向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變、由封閉、半封閉的管理方式正在向開放式管理轉(zhuǎn)變，這對(duì)檔案的利用工作產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。

檔案利用者評(píng)價(jià)檔案工作水平的高低總是以能否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供檔案為標(biāo)準(zhǔn)的，現(xiàn)代化的檢索手段是以計(jì)算機(jī)為軟件，在逐步達(dá)到信息進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，自動(dòng)進(jìn)行檢索，并迅速、準(zhǔn)確地將信息反饋給查閱者。查閱者可迅速地獲得自己所需的檔案資料。利用計(jì)算機(jī)可以將以往手工操作需要幾天甚至幾個(gè)星期才能完成的工作壓縮到幾個(gè)小時(shí)完成，大大地提高了工作效率。

二、檔案利用工作實(shí)行現(xiàn)代化管理將推動(dòng)其它工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作。其內(nèi)容很多，主要有建檔管理，案卷組織和技術(shù)整理，保管單位的登記，編號(hào)及檔案的著錄和標(biāo)引等。檔案工作者以往利用手工作業(yè)，從收集、整理、鑒定、保管、檢索，統(tǒng)計(jì)到提供利用，尤其是提供利用，需要反復(fù)查找，不難想象，在上萬件檔案中查找其中的一件，如果它排列是無序的，那就象大海撈針一樣難，占據(jù)了檔案人員的大量時(shí)間，同時(shí)也可能耽誤檔案的利用，降低了檔案的利用率，這種現(xiàn)狀對(duì)檔案管理是極其不利的。這就迫切地需要檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案利用工作實(shí)行現(xiàn)代化管理，必須有一批相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理人才，這就迫切地要求檔案員必須提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)理論和技術(shù)，開發(fā)檔案利用系統(tǒng)軟件，從繁重的查找工作中脫出來，節(jié)約了勞動(dòng)時(shí)間，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，有時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，有利于檔案人員素質(zhì)的提高，人員的素質(zhì)提高，檔案其它工作的現(xiàn)代化管理也有了可靠保障。

三、檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要

隨著開放的不斷深入和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，特別是以計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志的新技術(shù)革命，使檔案的形成、保管、利用發(fā)生了巨大的變化，原始的手工操作和傳統(tǒng)的管理方式已起來越滿足不了時(shí)代的需要。應(yīng)用新技術(shù)，已成為目前檔案工作的選擇和時(shí)代要求?？蒲泄ぷ髡呤巧鐣?huì)主義建設(shè)的主力軍，檔案工作者要為科研工作者的學(xué)術(shù)研究做好服務(wù)。為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要，檔案工作者需要編制很多種類型的檢索工具。花費(fèi)了檔案工作者大量時(shí)間?，F(xiàn)在的問題是這些檢索手段不能滿足現(xiàn)代利用者的需求，據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)代史學(xué)家在一個(gè)工作日里能查閱各個(gè)不同機(jī)構(gòu)的幾十卷檔案，而從事現(xiàn)代早期史研究的史學(xué)家在查閱一個(gè)案卷或一本登記簿時(shí)，需要幾天的時(shí)間，每一顆火箭的成功發(fā)射都融入了科研人員大量的勞動(dòng)，這其中包括查閱大量的資料。如何提高科研人員查閱資料的效率，節(jié)約科研工作者寶貴的時(shí)間，迅速、準(zhǔn)確、全面地將檔案信息藥盒科研工作者，是檔案工作者要思考的問題?？蒲泄ぷ髯钪匾氖钦加匈Y料，不但占有國(guó)內(nèi)的，還有占有國(guó)外的；不但占有前人的科研成果，還要占有現(xiàn)代人最新的科研成果，否則無從搞科研，所謂巧婦難為無米之炊。計(jì)算機(jī)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，匯總了包括局域界限，科研工作者利用微機(jī)可以查閱世界各國(guó)的文獻(xiàn)資料，為科研活動(dòng)打下了良好的基礎(chǔ)，所以說檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行。

總之，檔案利用工作的現(xiàn)代化管理，是檔案其他工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，我們就以加快檔案利用工作的現(xiàn)代化管理為契機(jī)，促進(jìn)檔案其他工作現(xiàn)代化進(jìn)程。使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：134300吉林省白山市農(nóng)業(yè)機(jī)械管理中心）