辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

牛猛

摘要：隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了高速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中。醫(yī)院作為社會的重要部門，其檔案管理工作至關(guān)重要，在新時(shí)代背景下，增強(qiáng)自動化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用使具有重要意義的。但是，目前我國醫(yī)院檔案管理中還存在一些問題，影響了自動化檔案管理工作的效率。因而，本文針對檔案管理中存在的問題，分析探討了在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施，以期促進(jìn)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：辦公室自動化環(huán)境 醫(yī)院 檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生作為我國的民事工程，其檔案管理水平直接影響著醫(yī)療診斷工作效率和醫(yī)療信息安全。近些年來，隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療領(lǐng)域也加快了信息化和現(xiàn)代化的建設(shè)，其中，檔案管理也大力引進(jìn)自動化的管理方式，由于其具有高度的時(shí)效性，受到了人們的廣泛關(guān)注。但是，在自動化運(yùn)用方面依舊存在著一些問題，為了促進(jìn)現(xiàn)代化的建設(shè)，提升檔案管理水平，需要進(jìn)一步改善檔案管理工作。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理混亂

就目前的情況來看，檔案管理由于管理系統(tǒng)的復(fù)雜導(dǎo)致處于混亂狀態(tài)。醫(yī)院檔案資料多，類型也多，管理起來具有一定的困難，同時(shí)，由于不同科室檔案資料的亂放，增加了資料查詢時(shí)間，影響了檔案管理效果，不利于醫(yī)院的良好發(fā)展。

（二）信息化管理水平低

辦公自動化環(huán)境下，檔案管理的質(zhì)量有所提高，但有些醫(yī)院發(fā)展水平低，沒有充分認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，同時(shí)，由于缺乏先進(jìn)設(shè)備，降低了辦公自動化的效果。另外，有些醫(yī)院根本沒有重視檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理水平整體較低。

（三）管理人員素質(zhì)較低

檔案管理人員是檔案管理的直接參與人員，管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量。就目前的情況來看，有些醫(yī)院為了降低資金和人力資源的支出，往往選擇非專業(yè)人員管理醫(yī)院檔案，同時(shí)，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為管理檔案不許要任何技術(shù)含量，卻不知在辦公自動化環(huán)境下，對管理人員的專業(yè)知識和操作技能都有較高的要求，如果檔案管理人員素質(zhì)不高，會直接影響著自動化管理的水平。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略

（一）完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作的正常進(jìn)行，需要建立健全檔案管理制度，明確每個(gè)管理人員的職責(zé)，保證檔案管理工作有章可循，有條不紊，能夠有效解決檔案管理中出現(xiàn)的任何問題。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)該重視檔案管理工作的及時(shí)性和高效性，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，規(guī)范檔案資料收集和歸檔工作，確保管理工作的順利進(jìn)行。

（二）構(gòu)建檔案信息化體系

辦公自動化需要先進(jìn)設(shè)備和完善的信息系統(tǒng)的支撐，才能充分發(fā)揮出作用。醫(yī)院應(yīng)該借助先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建一體化的辦公自動化檔案管理系統(tǒng)，日常文件能夠及時(shí)輸入管理系統(tǒng)中，并且，系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確識別醫(yī)院的重要資料，將其上交給專業(yè)人員管理。所以，醫(yī)院要適當(dāng)加大對辦公自動化建設(shè)的資金投入，確保自動化檔案管理的順利開展。一般來說，醫(yī)院檔案價(jià)值都很高，比較珍貴，關(guān)乎著醫(yī)院甚至整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，所以，在完善信息化系統(tǒng)的過程中，要加大信息系統(tǒng)的安全性能，可以聘請專業(yè)技術(shù)人員給醫(yī)院信息系統(tǒng)做好安全維護(hù)，通過設(shè)置權(quán)限、加密、防火墻等安全措施，嚴(yán)格監(jiān)管檔案信息，保證醫(yī)療檔案信息的安全，從而保護(hù)病患的個(gè)人隱私不受侵犯，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展保護(hù)寶貴資料。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

辦公自動化管理檔案對管理人員的素質(zhì)要求較高，因而，醫(yī)院要注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，選擇檔案管理人員的時(shí)候，要嚴(yán)格按照相應(yīng)原則進(jìn)行，不僅要具備豐富的專業(yè)知識，還要具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。第二，提高檔案管理人員的檔案管理意識，保證檔案管理的合理性和科學(xué)性。第三，定期組織檔案管理人員參加專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，提升管理的綜合素質(zhì)。第四，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)工作的高效率。第五，制定配套的考核和獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理水平。

（四）深入開發(fā)利用醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變被動地位，積極主動開展檔案信息服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)療服務(wù)中的作用。主要方法有：第一，充分利用檔案資源，參加突發(fā)性的公共衛(wèi)生活動或者學(xué)術(shù)互動等；第二，不斷挖掘、開發(fā)檔案信息資源。通過從不同角度深入挖掘檔案信息，編寫專題匯編和文件等，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和其他相關(guān)人員提供有用的科研信息；第三，明確醫(yī)院檔案的服務(wù)方向，從不同角度進(jìn)行有效調(diào)研，開發(fā)信息的新價(jià)值，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

醫(yī)院運(yùn)用自動化檔案管理技術(shù)，有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率的提高，更好地保存珍貴的醫(yī)療檔案信息。但就目前的情況來看，我國自動化技術(shù)在醫(yī)院的應(yīng)用還不太完善，檔案管理人員的素質(zhì)無法滿足新技術(shù)的使用要求，信息系統(tǒng)也不夠完善，導(dǎo)致自動化檔案管理水平不高。因此，醫(yī)院應(yīng)該加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加大對自動化技術(shù)的資金和設(shè)備投入，制定完善的自動化檔案管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全監(jiān)管工作，從而促進(jìn)醫(yī)院自動化檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：遼源市第二人民醫(yī)院）