規(guī)范檔案管理工作的建議

摘要：檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學發(fā)展，維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案特有的存憑、留史、資政、育人作用決定了檔案工作是黨和政府工作中不可缺少的基礎性工作。而部分單位檔案由于收集管理工作不到位而造成一些檔案無法查找，已經影響到各單位工作查考和干部群眾的切身利益，甚至造成一些不穩(wěn)定因素。本文主要對如何規(guī)范加強檔案工作管理進行討論和研究。

關鍵詞：檔案管理；依法治檔；納入考核；信息化建設

一、存在的主要問題

（一）認識不到位

①部分領導、工作人員對檔案工作重視不夠，對檔案的重要作用理解不深，只注重了經濟社會發(fā)展的戰(zhàn)略工程，忽視了作為基礎性的檔案記憶工程，不知道檔案是重要的國有資產。②檔案法治意識淡薄?！稒n案法》是1988年開始實施，但至今全社會知曉度不高，一些領導干部也不知曉《檔案法》，對檔案工作中存在的問題只限于工作本身，沒有上升到法治高度，無意中許多職責不到位、工作不規(guī)范都處于違法邊緣狀態(tài)。③相關檔案制度不健全。檔案收集、整理、保管、利用、移交，國家都制定有相關制度規(guī)定，但部分單位沒有建立健全相關制度或落實不到位，致使本單位檔案工作無章可循。④工作人員履職不到位，檔案人員工作崗位變換頻繁，缺乏相關檔案業(yè)務知識，檔案工作的各環(huán)節(jié)都存在隱患。

（二）收集不齊全

①檔案門類不齊全。多數(shù)單位檔案室只保管了辦公室的文書檔案，而本單位形成的照片、聲像、科技、財務、專業(yè)檔案一般都沒有集中統(tǒng)一保管，這些散存在科室的檔案時間一長就下落不明，造成國有檔案資源流失。②檔案內容不齊全。多數(shù)單位沒有嚴格按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來收集鑒別，致使收集的檔案資料無法全面反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，無法滿足以后檔案利用需求，也無法為編修地方黨史、地方志提供原始檔案支撐。檔案內容不齊全在近幾年補充完善干部個人檔案工作中暴露得尤為明顯。

（三）整理不規(guī)范

①部分單位檔案資料多年未整理，零散文件材料打捆堆放，既威脅到檔案安全，又無法正常利用。②整理不按國家、重慶相關標準執(zhí)行，自創(chuàng)方法，檔案的分類、劃分保管期限、編號、目錄等都不合標準，造成檔案移交時又要重新按標準整理，浪費人力財力。

（四）保管不安全

①部分單位沒有專門的檔案室，檔案分散保管，有的檔案室成了雜物間，檔案管理混亂。②檔案室防火、防盜、防蟲等“八防”措施缺乏，嚴重威脅到檔案安全。由于檔案安全管理責任制不到位，檔案的褪變、損毀、遺失也有發(fā)生。

（五）利用不方便

①由于前期收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全等原因，造成利用檔案時很多檔案無法查找，檔案的重要作用沒有得到發(fā)揮。②區(qū)檔案館信息化進程較慢，目前只有約30%進行了數(shù)字化掃描，剩余的70%只能用原始的手工查閱紙質檔案，給檔案及時高效利用帶來極大不便。

二、工作建議

（一）加強依法治檔

檔案局作為檔案行政執(zhí)法主體，要大力宣傳檔案法律法規(guī)，提高檔案法律法規(guī)的知曉度，增強運用法治思維和法治方式管理、發(fā)展檔案事業(yè)的能力，逐步轉變工作方式，建立完善依法行政各項制度，不斷加大檔案行政執(zhí)法力度，依法查處檔案違法行為，通過典型案例促進全社會檔案法治意識。

各部門應當按照檔案法律法規(guī)要求設立本單位檔案室，明確分管領導，指定專（兼）職檔案工作人員，建立檔案工作網絡，實行統(tǒng)一領導、分級管理，認真做好本單位文件、資料的收集、整理、保管、利用、移交，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督指導。

（二）納入全區(qū)目標考核

建議將檔案工作納入各部門全年目標考核內容，通過考核這個手段，促進檔案工作加快發(fā)展，更加全面、完整的記錄保存好“興業(yè)興城、強區(qū)富民”的歷史進程。

（三）加快檔案新館建設入駐

目前區(qū)檔案館接收各單位檔案到2000年，由于庫房已全飽和，近十年一直未接收檔案，客觀上也造成檔案在各單位保管太久，存在各種隱患。建議加快區(qū)檔案新館后期建設，爭取盡快入駐，入駐后開展全面的接收，從根本上保證檔案的安全。

（四）加大檔案業(yè)務培訓力度

針對各單位檔案人員變動頻繁，業(yè)務知識普遍缺乏的狀況，建議將檔案培訓納入干部大培訓計劃中，每兩年對各單位辦公室主任、專（兼）職檔案工作人員進行一次業(yè)務知識培訓，讓他們掌握工作技能，更好履職履責。

（五）加快推進檔案信息化建設

檔案館要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的進度。按照市委、市政府辦公廳要求，今后凡是向國家綜合檔案館移交檔案，必須確保進館檔案全部數(shù)字化，實現(xiàn)實體檔案和數(shù)字化檔案同步移交。建議各單位每年委托具有加工保密資質的社會中介機構進行檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化加工，加工完后紙質檔案移交進檔案館，相應的數(shù)字化檔案信息共享，既利于檔案實體保管，又便于查閱利用。

（作者單位：永川區(qū)委黨校）

參考文獻

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