電力文書檔案管理中的不足及改善對策探析

摘 要：文書檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程，也是企業(yè)運(yùn)營過程中不可或缺的文化產(chǎn)品，其管理和保存的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的發(fā)展方向。而電力企業(yè)本身涉及到專業(yè)知識，也作為國家能源產(chǎn)業(yè)，其文書檔案管理工作的水平直接關(guān)系到國家信息和技術(shù)資源的保護(hù)問題。因此，針對現(xiàn)階段文書檔案管理中的不足之處進(jìn)行針對性改善，具有顯著的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：電力；文書檔案；管理；改善

中圖分類號：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）17-0021-02

引 言

電力企業(yè)在發(fā)展過程中，原始記錄資料也在不斷增加，為了能確保電力企業(yè)的業(yè)務(wù)與檔案管理工作同步進(jìn)行，就需要發(fā)現(xiàn)目前管理方法中的缺陷，建立健全現(xiàn)代化的檔案管理制度，讓資料的收集和整理工作更加規(guī)范，重點解決阻礙發(fā)展的問題，真實反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，為項目決策提供理論依據(jù)。

1 電力企業(yè)文書檔案管理的特征

文書檔案是反映企業(yè)內(nèi)部管理黨政管理等多個方面活動的檔案，以文字和圖表形式記錄的具有保存價值的信息。從檔案生成的過程來看，如圖1所示。

文書工作的全過程實際上就是檔案的生成過程，是文書工作的基礎(chǔ)收集和整理歸納，并在確定其保存價值的前提下進(jìn)行移交和歸檔。從檔案的內(nèi)容上看，記錄了企業(yè)的工作發(fā)展，構(gòu)成了豐富的企業(yè)文化。而現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用也讓電力企業(yè)的文書檔案管理方法朝著智能化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

2 電力文書檔案管理中的不足

2.1 未受到重視

一些單位缺乏檔案利用意識，對檔案利用缺乏概念，不重視檔案保存與利用，常常造成檔案毀壞與人力浪費(fèi)。另一方面，一些單位由于管理不注意或者歷史遺留問題，在檔案管理的職責(zé)和機(jī)構(gòu)上較為混亂。從電力企業(yè)的發(fā)展過程和發(fā)展現(xiàn)狀來看，很多電力企業(yè)對于文書檔案的管理工作還存在認(rèn)知上的片面性，并沒有給予高度重視。從具體原因來分析，首先在于很多企業(yè)認(rèn)為文書檔案管理僅僅只是簡單的文件管理工作，這種類型的工作與企業(yè)本身的市場規(guī)劃與技術(shù)管理的價值不匹配，即認(rèn)為電力企業(yè)的工作重心應(yīng)該放在技術(shù)研發(fā)方面；另外一點，文書檔案管理的價值和效果在短時間內(nèi)無法體現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)的投入少、設(shè)施和資料出現(xiàn)了各種缺失[1]。

2.2 文書檔案工作的銜接問題

目前很多電力企業(yè)的管理工作中，缺乏完整的組織結(jié)構(gòu)，即便有文書檔案管理部門，在工作上也比較混亂，除了簡單的保管工作以外，并沒有做好文書檔案管理的工作銜接。實際上文書工作和檔案管理之間有著密切的聯(lián)系，共同構(gòu)建的管理體系需要協(xié)調(diào)和溝通。但從效果上來看，管理系統(tǒng)仍然存在著若干問題。系統(tǒng)產(chǎn)生的主要矛盾并不在于硬件設(shè)施的缺乏，而是整個管理工作的功能沒有得到充分發(fā)揮，因此檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理下，如何做好文書檔案工作的銜接問題，也是電力企業(yè)未來的工作重心之一。

2.3 專業(yè)化人才的缺失

電力企業(yè)對于文書檔案管理的重視程度不足，直接導(dǎo)致了專業(yè)化人才的缺失。目前很多單位的管理者們都缺乏相應(yīng)的文書檔案管理知識，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在新時期信息技術(shù)高速發(fā)展的時代下，信息化、數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用也給電力企業(yè)的文書檔案管理工作提供了有效的技術(shù)保障，但管理人員缺乏技能水平的前提下，管理工作也必然陷入僵局。

3 電力企業(yè)文書檔案管理工作的改善對策

3.1 提升管理與發(fā)展意識

作為電力企業(yè)，應(yīng)該重視文書檔案管理工作，意識到其重要性所在，才能從長遠(yuǎn)角度出發(fā)，探究其未來的價值，而不是眼前的效益。文書檔案管理是社會實踐內(nèi)容的記錄，是經(jīng)濟(jì)形成與發(fā)展的產(chǎn)物。電力企業(yè)作為知識密集型企業(yè)，高科技手段與信息化建設(shè)能否實現(xiàn)有效結(jié)合，就需要文書檔案管理工作的支持。尤其是現(xiàn)代社會，對于信息量的需求不斷提升，文書檔案要想為企業(yè)提供更好的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，就需要管理部門和領(lǐng)導(dǎo)層具備管理與發(fā)展意識，發(fā)揮模范帶頭作用，提升文書檔案管理工作的地位。具體來看，一是要改變長期的收集與整理模式，采取科技化管理體系，提升計算機(jī)管理水平，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，帶動電力企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展，開創(chuàng)企業(yè)發(fā)展的新局面。

3.2 管理制度的規(guī)范化

我國電力企業(yè)文書檔案管理工作還缺乏有效的管理體系，才會導(dǎo)致文書管理與檔案管理工作缺乏銜接，管理混亂。因此，如何實現(xiàn)制度化管控，在各司其職的基礎(chǔ)上加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，成為了工作人員的首要任務(wù)。從具體方式來看，可以從細(xì)節(jié)管理入手，例如對于文書檔案的立卷歸檔工作。電力企業(yè)在對于檔案價值的判斷過程中，需要保持文件相互之間的聯(lián)系，嚴(yán)格按照規(guī)范要求開展工作[2]。如對文件的性質(zhì)、內(nèi)容、保存年限進(jìn)行整理，將每份卷案進(jìn)行注明、編碼，并使用統(tǒng)一的格式移交檔案室，來保障文書檔案的完成性與有效性。此外，電力企業(yè)還應(yīng)該注重管理工作流程的創(chuàng)新和優(yōu)化，必要時可以通過目標(biāo)任務(wù)與工作標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整，取消一些不必要的工作環(huán)節(jié)，提升管理的連續(xù)性和有效性。

3.3 人才培養(yǎng)與現(xiàn)代化建設(shè)

文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是重要的工作目標(biāo)?，F(xiàn)代化管理模式下要求管理人員熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，通過智能化手段來進(jìn)行應(yīng)用。特別是對于一些電子文書檔案，如何制作、歸檔和維護(hù)，其作用更加顯著。電力企業(yè)本身也應(yīng)該加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，才能為現(xiàn)代化建設(shè)打好堅實的基礎(chǔ)。

而電力企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理，從本質(zhì)上看是一項知識管理工作，要求管理人員將信息與活動聯(lián)系起來，實現(xiàn)資源的共享和社會化管理，凸顯出文書檔案管理工作的重要地位[3]。而網(wǎng)絡(luò)化的時代下，文書檔案管理也不能僅僅局限于書面資料。企業(yè)可以引進(jìn)專業(yè)性突出的檔案管理設(shè)備，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，推動企業(yè)的信息化與現(xiàn)代化建設(shè)。作為企業(yè)資料的信息源和無形資產(chǎn)，當(dāng)信息資料發(fā)揮了其作用時，企業(yè)的發(fā)展速率也會得到顯著的提升。

4 結(jié) 語

文書檔案管理工作是衡量電力企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部資料的完整性。盡管在現(xiàn)階段的管理工作中還存在著一些不足之處，但隨著電力企業(yè)意識的轉(zhuǎn)變，提高文書檔案管理工作的地位，通過加強(qiáng)工作銜接與部門合作的方式，便可以構(gòu)建完善的管理機(jī)制與工作程序，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，為我國能源事業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]龍繡娟.進(jìn)一步加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化[J].科技資訊，2014，12（18）：211.

[3]謝柳璠.醫(yī)院文書檔案管理工作中常見的問題及改善措施探討[J].人力資源管理，2017（9）：315～316.

收稿日期：2018-5-15

作者簡介：章麗群（1975-），女，江西臨川人，館員，本科，研究方向為檔案管理。