淺談機(jī)關(guān)檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置

摘 要：為有效預(yù)防、處理由于人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序的事件，確保檔案資源安全，保證檔案工作順利進(jìn)行，如何科學(xué)、高效地做好應(yīng)急處置，最大限度減輕對(duì)檔案的損害成為了檔案工作中不可忽視的重要問(wèn)題。本文從組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急處置區(qū)域及搶救順序、預(yù)警和預(yù)防機(jī)制、應(yīng)急響應(yīng)、后期處置等幾方面淺談機(jī)關(guān)檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置。

關(guān)鍵詞：檔案工作、突發(fā)事件、應(yīng)急處置。

一、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

設(shè)立專門的組織機(jī)構(gòu)是應(yīng)急處置工作得以順利開(kāi)展的前提。

（1）組織機(jī)構(gòu)

領(lǐng)導(dǎo)小組：組長(zhǎng)：機(jī)關(guān)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)；成員：檔案主管部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門分管資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)主管部門分管安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、后勤主管部門分管安全保衛(wèi)負(fù)責(zé)人。辦公室主任：檔案主管部門主要負(fù)責(zé)人；辦公室副主任：檔案主管部門負(fù)責(zé)人；

成員：檔案主管部門專職檔案人員。

（2）職責(zé)

領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指揮突發(fā)事件應(yīng)急處置工作；負(fù)責(zé)提出重大決策提議，布置處置措施；負(fù)責(zé)組織和派員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，做好與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)做好事故發(fā)生后的善后處理等工作。

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室職責(zé)：負(fù)責(zé)日常檔案安全信息監(jiān)測(cè)、采集、匯總、分析；負(fù)責(zé)組織應(yīng)急預(yù)案的宣傳、培訓(xùn)和演練；負(fù)責(zé)提出檔案工作應(yīng)急處置工作方案；負(fù)責(zé)在突發(fā)事件發(fā)生后，及時(shí)報(bào)警，并維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序；負(fù)責(zé)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，提出預(yù)警及預(yù)案啟動(dòng)的建議；負(fù)責(zé)在專業(yè)救災(zāi)部門未到達(dá)前組織人員進(jìn)行救災(zāi)；負(fù)責(zé)做好已疏散和搶救檔案的安全保衛(wèi)工作；承辦領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他事項(xiàng)。

二、應(yīng)急處置區(qū)域及搶救順序

在應(yīng)急處置中，處置區(qū)域的區(qū)別和搶救順序是影響搶救效果的關(guān)鍵因素。

（1）處置區(qū)域

重點(diǎn)區(qū)域：檔案庫(kù)房及消防設(shè)施設(shè)備間；

一般區(qū)域：借閱室、整編室、數(shù)字化室、辦公室等功能業(yè)務(wù)用房。

要明確檔案庫(kù)房所在區(qū)域的水源、供電總開(kāi)關(guān)位置。要配備常用及備用鑰匙，由檔案人員保管。

（2）搶救順序

在搶救檔案時(shí)，檔案人員應(yīng)協(xié)助專業(yè)救援部門，按檔案的重要級(jí)別臨時(shí)安置和轉(zhuǎn)移檔案。

三、預(yù)警和預(yù)防機(jī)制

預(yù)警和預(yù)防工作是具有先行性、日常性的應(yīng)急準(zhǔn)備工作，是突發(fā)事件應(yīng)急處置的重要組成部分和有效保障。對(duì)于火災(zāi)、水災(zāi)、盜災(zāi)等不同類型的突發(fā)事件，應(yīng)當(dāng)采取不同的預(yù)警和預(yù)防機(jī)制，以期取得最佳的處置效果。

（1）應(yīng)急準(zhǔn)備

應(yīng)定期研究檔案突發(fā)事件應(yīng)急工作，建立和完善應(yīng)急組織體系，加強(qiáng)應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案安全管理和突發(fā)事件有關(guān)知識(shí)的宣傳教育，開(kāi)展檔案安全防護(hù)設(shè)備、應(yīng)急救援器材的監(jiān)督檢查工作，確保消防通道暢通，注重電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作并異地存儲(chǔ)，防患于未然。

（2）預(yù)防機(jī)制

①火災(zāi)預(yù)防：重點(diǎn)處置區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)存放易燃、易爆物品，停電時(shí)不得使用明火器具照明。要委托專業(yè)消防公司對(duì)消防供配電設(shè)施、自動(dòng)火警系統(tǒng)進(jìn)行巡檢維護(hù)和預(yù)警演練。

②水災(zāi)預(yù)防：嚴(yán)格庫(kù)房溫濕度管控，定期觀測(cè)記錄。做好重點(diǎn)區(qū)域的防水工作，每次降雨降雪前后要進(jìn)行檢查，及時(shí)排除隱患。

③盜災(zāi)預(yù)防：確保門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置及視頻監(jiān)控正常運(yùn)轉(zhuǎn)，定期巡檢。要將庫(kù)房門關(guān)嚴(yán)、鎖好，節(jié)假日或較長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人時(shí)，要加貼封條。

四、應(yīng)急響應(yīng)

根據(jù)突發(fā)事件性質(zhì)、嚴(yán)重程度和影響范圍，分為Ⅲ級(jí)、Ⅱ級(jí)、Ⅰ級(jí)三個(gè)響應(yīng)等級(jí)，并采取不同的應(yīng)急處置措施。

（1）Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)

①Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)條件

當(dāng)符合下列條件之一時(shí)，啟動(dòng)Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)：

火災(zāi)：處置區(qū)域出現(xiàn)燒烤異味，消防設(shè)備出現(xiàn)一般故障等現(xiàn)象。

水災(zāi)：庫(kù)房空調(diào)冷凝系統(tǒng)冷凝管發(fā)生滲漏，處置區(qū)域局部出現(xiàn)輕微進(jìn)水或滲漏等現(xiàn)象。

盜災(zāi)：門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)及防盜設(shè)備出現(xiàn)異常等。

其他災(zāi)害：其他需要啟動(dòng)Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)的情況。

②Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)行動(dòng)

啟動(dòng)Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)等級(jí)時(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室副主任負(fù)責(zé)，開(kāi)展應(yīng)急處置和事故調(diào)查工作。

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室副主任負(fù)責(zé)啟動(dòng)Ⅲ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案；組織辦公室成員采取防護(hù)措施，進(jìn)行安全檢查；協(xié)調(diào)有關(guān)部門、單位協(xié)助排除險(xiǎn)情。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)立即趕往事故現(xiàn)場(chǎng)，判斷事故發(fā)生原因，切斷電源；聯(lián)系相關(guān)單位對(duì)設(shè)備和線路進(jìn)行檢查和維修；對(duì)發(fā)生事故區(qū)域進(jìn)行清理恢復(fù)。災(zāi)害事故發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)第一時(shí)間逐級(jí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室副主任。

（2）Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)

①Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)條件

當(dāng)符合下列條件之一時(shí)，啟動(dòng)Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)：

火災(zāi)：局部發(fā)生火災(zāi)，可能導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)被燒或設(shè)施受損。

水災(zāi)：多處出現(xiàn)進(jìn)水或滲漏現(xiàn)象，可能導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)被浸泡或設(shè)施受損。

盜災(zāi)：實(shí)體檔案失竊或檔案信息泄露等。

其他災(zāi)害：其他需要啟動(dòng)Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)的情況。

②Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)行動(dòng)

啟動(dòng)Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)等級(jí)時(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任負(fù)責(zé)，率領(lǐng)辦公室成員開(kāi)展應(yīng)急處置和事故調(diào)查工作。

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任負(fù)責(zé)啟動(dòng)Ⅱ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案；組織辦公室成員及時(shí)疏散滯留在處置區(qū)內(nèi)人員；協(xié)調(diào)有關(guān)部門、單位參與救援。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)立即趕往事故現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉庫(kù)房總控電源，及時(shí)報(bào)告單位內(nèi)部相關(guān)部門、單位，配合救援人員參與救援；若初期災(zāi)情未得到有效控制，應(yīng)立即撥打電話報(bào)警，提供檔案分布、房屋結(jié)構(gòu)等信息，引導(dǎo)救援力量進(jìn)場(chǎng)救援；按照已確定的檔案搶救順序搶救、轉(zhuǎn)移和安置檔案；應(yīng)急處置結(jié)束后，清點(diǎn)核查檔案文獻(xiàn)，對(duì)受損檔案文獻(xiàn)數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并采取相應(yīng)修復(fù)措施；發(fā)生檔案失竊、信息泄露等事件，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，積極配合有關(guān)部門、單位調(diào)查取證。災(zāi)害事故發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)第一時(shí)間逐級(jí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任。

（3）Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)

①Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)條件

當(dāng)符合下列條件之一時(shí)，啟動(dòng)Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)：

火災(zāi)：大面積起火，已經(jīng)或可能導(dǎo)致檔案受到嚴(yán)重?zé)龤?、人員傷害等情況。

水災(zāi)：一處或多處發(fā)生大面積進(jìn)水或滲漏，已經(jīng)或可能導(dǎo)致檔案受到嚴(yán)重浸泡。

盜災(zāi)：涉密檔案實(shí)體失竊或涉密信息泄露等。

其他災(zāi)害：其他需要啟動(dòng)Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)的情況。

②Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)行動(dòng)

啟動(dòng)Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)等級(jí)時(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，率領(lǐng)小組成員統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)各有關(guān)部門、單位指導(dǎo)應(yīng)急處置和事故調(diào)查工作。

領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)啟動(dòng)Ⅰ級(jí)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案；組織及時(shí)疏散滯留在處置區(qū)內(nèi)人員；指揮領(lǐng)導(dǎo)小組成員及相關(guān)部門、單位參與救援。領(lǐng)導(dǎo)小組成員負(fù)責(zé)調(diào)配人員配合社會(huì)救援力量參與救援，并負(fù)責(zé)各部門、單位間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)立即趕往事故現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉庫(kù)房總控電源，及時(shí)報(bào)告單位內(nèi)部相關(guān)部門、單位和社會(huì)救援組織，提供檔案分布、房屋結(jié)構(gòu)等信息，引導(dǎo)救援力量入場(chǎng)并積極配合參與救援；按照已確定的檔案搶救順序搶救、轉(zhuǎn)移和安置檔案；應(yīng)急處置結(jié)束后，清點(diǎn)核查檔案文獻(xiàn)，對(duì)受損檔案文獻(xiàn)數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并采取相應(yīng)修復(fù)措施；發(fā)生涉密檔案失竊、信息泄露等情況，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，積極配合有關(guān)部門、單位調(diào)查取證。災(zāi)害事故發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)第一時(shí)間報(bào)警并逐級(jí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)。

五、后期處置

在檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置中，發(fā)生之后的后期處置尤為重要。這既是應(yīng)急處置的后續(xù)階段，也是為應(yīng)急處置工作的不斷完善積累經(jīng)驗(yàn)的重要過(guò)程。

（1）事件報(bào)告

檔案突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，事故現(xiàn)場(chǎng)檔案人員可采用電話等應(yīng)急報(bào)告形式，但隨后應(yīng)形成書(shū)面事件報(bào)告。事件報(bào)告內(nèi)容包括：事件發(fā)生或可能發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、類別、影響范圍等；事件發(fā)生的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)、結(jié)果，檔案損失情況的初步估計(jì)；事件原因分析；事件發(fā)生后采取的應(yīng)急處置措施及事件控制情況；其他需要報(bào)告的有關(guān)事項(xiàng)等。

（2）獎(jiǎng)懲

在處置突發(fā)事件工作中，任何單位和個(gè)人都不得對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行隱瞞、緩報(bào)、謊報(bào)。對(duì)在突發(fā)事件應(yīng)急處置工作中做出突出貢獻(xiàn)或由于玩忽職守、瀆職、違法違規(guī)等行為造成嚴(yán)重后果乃至構(gòu)成犯罪的部門、單位或個(gè)人，由有關(guān)部門、單位按照相關(guān)法律法規(guī)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)或追究責(zé)任。

建立和完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案是檔案工作規(guī)范化管理中不可缺少的部分，是保障檔案安全的必要、重要措施，對(duì)于檔案工作的穩(wěn)定開(kāi)展具有重要作用。因此，各級(jí)檔案部門、單位務(wù)必要高度重視突發(fā)事件應(yīng)急處置問(wèn)題，從預(yù)警預(yù)防到后期處置，要根據(jù)不同類型、不同級(jí)別的突發(fā)事件，采取多種措施，多效并舉，確保檔案安全。

（作者單位：水利部海河水利委員會(huì)）