計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用分析

趙 紅

?

計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用分析

趙 紅

江蘇省淮安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會，江蘇 淮安 223300

隨著中國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在各大領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，人們的生產(chǎn)和生活越來越依賴計算機(jī)技術(shù)。計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用，是企業(yè)提高工作人員辦公效率的重要基礎(chǔ)，也是一個企業(yè)想要謀求長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵一步，更是企業(yè)工作人員更好的發(fā)揮個人能力的前提?；诖?，就計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用進(jìn)行了分析，并介紹了計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中應(yīng)用的意義所在。

計算機(jī)技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

引言

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用就是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來幫助人們更好地處理辦公信息或更好地運(yùn)行管理系統(tǒng)。計算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用使人們的工作方式發(fā)生了很大的變化，加快了信息的溝通，提高了辦公的效率，為企業(yè)決策提供了更快速準(zhǔn)確的依據(jù)[1]。

1 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

1.1 遠(yuǎn)程信息傳輸技術(shù)

計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)辦公信息的遠(yuǎn)距離傳輸，只需要具備一些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施便可以完成。在辦公系統(tǒng)中BWV軟件的作用，可以使傳真機(jī)的作用得到更大的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)對遠(yuǎn)程信息的快速傳輸，不管傳遞的信息時文字還是表格都能夠做到快速轉(zhuǎn)換與有效的轉(zhuǎn)發(fā)。計算機(jī)遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)可以通過程序的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)文件的自動接收，若網(wǎng)絡(luò)不通暢的情況下，BWV軟件仍然可以使計算機(jī)之間的信息傳輸正常進(jìn)行。這項技術(shù)只需要簡單的操作步驟就可以實(shí)現(xiàn)辦公信息的快速傳輸，是計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的高效應(yīng)用的重要例證之一。

1.2 提高內(nèi)部的協(xié)同合作水平

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以使企業(yè)內(nèi)部的各項資源得到最大化的利用，更有助于提高員工工作的靈活性。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以幫助員工更好地進(jìn)行企業(yè)運(yùn)行中的一些程序化工作，可以快速完成這些耗時低效的工作，這樣不僅使企業(yè)員工的工作效率得到了提高，也進(jìn)一步減少了企業(yè)員工的工作量，降低了企業(yè)運(yùn)行中由于過多的人為操作而發(fā)生問題的可能性，降低了事故率[2]。

此外，計算機(jī)技術(shù)還應(yīng)用于各項管理工作中，如會議管理、物品管理等等，這對一個企業(yè)來說也是十分重要的，計算機(jī)技術(shù)的良好應(yīng)用，可以將這些日常的管理工作安排到最好，確保企業(yè)高效安全運(yùn)作。

1.3 自動化文檔管理

計算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用，可以幫助企業(yè)員工更好地對文檔進(jìn)行管理，如公司工作報告的審閱和批復(fù)都可以在公司內(nèi)部的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行。這樣既方便又快捷，可以對工作人員的瀏覽記錄和登記記錄進(jìn)行詳細(xì)的記錄和儲存，將必要的文件保存到數(shù)據(jù)庫中，并對文檔進(jìn)行歸檔和分類保存。

此外，計算機(jī)技術(shù)還可以將企業(yè)中的辦公資源進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，為每一位員工分配唯一的計算機(jī)用戶身份，這樣就方便企業(yè)對每一位員工的工作進(jìn)度做一個完整的記錄，為員工工作提供方便的同時，也提高了企業(yè)的整體效率。

1.4 辦公數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)

在企業(yè)的日常辦公中，經(jīng)常會存在有員工誤刪數(shù)據(jù)或是由于操作失誤而對數(shù)據(jù)造成破壞等問題。計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用可以進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，從而有效的解決這一問題。還可以通過在計算機(jī)上設(shè)置自動備份的頻率和采用增量備份的方式來防止意外的發(fā)生，計算機(jī)技術(shù)還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性恢復(fù)，這使得辦公自動化中的數(shù)據(jù)存儲更加安全。

2 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用意義

2.1 提高了企業(yè)的辦公效率

計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公中的應(yīng)用，使原本復(fù)雜的文字材料的整理以及數(shù)據(jù)的匯總和編寫變得相對簡單，如果僅僅依靠人工操作，可能需要耗費(fèi)大量的時間和精力。而一些計算機(jī)辦公軟件的出現(xiàn)，如office辦公軟件等，可以幫助員工快速便捷地開展工作，提高了工作的準(zhǔn)確性[3]。

此外，計算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用，還可以進(jìn)一步增加企業(yè)中各部門之間的交流與合作，各部門間可以通過企業(yè)計算機(jī)局域網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)的討論與交流，使各部門間能更加快速準(zhǔn)確地進(jìn)行信息和資源共享，部門間協(xié)同合作，使辦事效率大大提高[4]。

2.2 降低企業(yè)運(yùn)營成本

傳統(tǒng)的辦公工作對工作人員的工作能力和工作任務(wù)量都提出了很高的要求，在辦公過程中使用計算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。在當(dāng)前辦公信息爆發(fā)式增長的激烈競爭環(huán)境下，計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，不僅可以提高辦公效率，也可以減少辦公過程中的各種資源浪費(fèi)。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的計算和整理，提升了工作效率，節(jié)省了人力資源成本，還可以提高工作質(zhì)量，減少或避免由于人為因素而造成的不必要的損失。

2.3 營造和諧高效的辦公環(huán)境

早期的企業(yè)辦公環(huán)境一般都比較壓抑，大多數(shù)員工都背負(fù)著很大的心理壓力，員工的工作負(fù)擔(dān)重，加上嚴(yán)肅緊張的辦公環(huán)境，工作效率和工作質(zhì)量必然受到影響。而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使現(xiàn)代辦公向自動化方向發(fā)展，辦公人員借助計算機(jī)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理，方便員工之間進(jìn)行信息溝通和交流，不僅可以緩解工作中的緊張氣氛，還有效地提升了工作效率。

3 結(jié)語

計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，對于提高員工的辦公效率、簡化工作流程、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益都有著十分重要的意義。因此，我們應(yīng)當(dāng)重視在辦公系統(tǒng)中引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，但要注意在不同辦公環(huán)節(jié)中不同計算機(jī)技術(shù)的適用性，將計算機(jī)硬件和軟件進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，更好地為企業(yè)辦公自動化服務(wù)，提高企業(yè)的市場競爭力[5]。

[1]陳麗，劉俊龍.計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用 [J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（14）：163.

[2]周麗麗．計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè)，2011（15）：10.

[3]楊虹，李少輝.辦公自動化在中小企業(yè)的應(yīng)用[J]．辦公自動化， 2003（8）：36.

[4]馬忠峰計算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)狀與計算機(jī)的發(fā)展趨勢[J]．黑龍江科技信息，2011（7）：78-78．

[5]費(fèi)迪.辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的必要性與分析[J].網(wǎng)絡(luò)與信息， 2007（12）：14.

Application of Computer Technology in Modern Office Automation

Zhao Hong

Management Committee of Huai’an High-tech Industrial Development Zone in Jiangsu Province, Jiangsu Huai’an 223300

With the rapid development of China’s economy, computer technology has been widely used in various fields,People’s production and life more and more dependent on computer technology, The application of computer technology in modern office automation is an important basis for enterprises to improve the efficiency of staff work.It is also a key step for an enterprise to seek long-term development. It is also a prerequisite for enterprise staff to better play their individual abilities.This paper analyzes the application of computer technology in modern office automation, and introduces the significance of the application of computer technology in modern office automation.

computer technology; office automation; application

TP317.1

A

1009-6434（2017）02-0129-02

趙紅（1980—），女，漢族，江蘇淮陰人，江蘇省淮安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會，助理工程師，中專學(xué)歷，計算機(jī)應(yīng)用方向。