辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的應(yīng)用分析

劉會德，段俊潔，牛 歌

（河南人民廣播電臺，河南 鄭州 450002）

辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的應(yīng)用分析

劉會德，段俊潔，牛 歌

（河南人民廣播電臺，河南 鄭州 450002）

文章介紹了辦公系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀和主要應(yīng)用，分析了辦公系統(tǒng)應(yīng)用障礙和注意事項，并針對辦公系統(tǒng)的功能和應(yīng)用局限提出了一些改進意見，希望給辦公系統(tǒng)的開發(fā)提供一些思路。

辦公系統(tǒng)；應(yīng)用分析；實施；辦公自動化

辦公自動化是企事業(yè)單位日常辦公的必然趨勢，但在實施過程中，總是問題不斷，系統(tǒng)達不到預期的效果，主要表現(xiàn)為系統(tǒng)的功能沒有得到充分利用，用戶急需的一些功能和性能系統(tǒng)又不具備。辦公系統(tǒng)和每個員工的工作緊密相關(guān)。

1 辦公系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了4個階段：傳統(tǒng)的文件型、流程型、知識型和現(xiàn)在的智能型。智能型將是辦公系統(tǒng)的發(fā)展方向。從整體上看，辦公系統(tǒng)處在初級智能化的階段，許多辦公系統(tǒng)軟件試圖通過提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)，提高組織的決策效率，但智能化的應(yīng)用需求不明確，技術(shù)手段單一，基本都是通過提供一些統(tǒng)計報表，用戶據(jù)此進行決策，智能化水平低。辦公系統(tǒng)的另一現(xiàn)狀就是需要對原有的功能大力完善，辦公系統(tǒng)直接面對的是千千萬萬個單位的每一個用戶，每個單位的情況不同，單位每個員工的具體事務(wù)和需求又不同，系統(tǒng)需設(shè)計的足夠靈活，面對千變?nèi)f化的需求，必須有多樣化的技術(shù)方案和靈活的設(shè)計解決用戶的問題。

2 辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的預期目標

2.1 提高工作效率

通過系統(tǒng)的工作流減少溝通和審批的時間成本，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計分析減少手工統(tǒng)計工作，通過工作流的標準化和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性減少重復工作和無效工作。

2.2 提高工作便利性

通過移動終端遠程登錄系統(tǒng)，可以打破時空及地域限制，實現(xiàn)移動辦公、異地辦公，充分利用碎片化時間。

2.3 節(jié)約辦公成本

除了減少紙張耗材的采購成本，還可以通過各種統(tǒng)計分析報表和預算管理功能進行科學決策、精細化管理，節(jié)約資金。

辦公系統(tǒng)是一個強大的工具，但它不是萬能的，對它的預期目標不能過高。它能減少流程審批、信息查找和手工統(tǒng)計等日常工作的時間，但它不能替代面對面的溝通交流工作，尤其是事前溝通及事后匯報。辦公系統(tǒng)對IT部門、業(yè)務(wù)歸口部門還會增加一些工作量，這些部門需要進行業(yè)務(wù)設(shè)計和構(gòu)建，需要進行信息的錄入和維護，需要變被動工作方式為主動工作方式，辦公系統(tǒng)提高了工作效率，但并不是每個部門都能減少工作量。

3 辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的主要應(yīng)用

辦公系統(tǒng)從大的功能上可以分為兩類：流程管理和信息管理。按模塊的具體功能可以分為流程管理、知識管理、文化建設(shè)、人事管理、公文管理、行政管理、資產(chǎn)管理、項目管理、第三方集成、績效分析等。辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的主要應(yīng)用有如下幾個。

3.1 流程管理

流程管理是辦公系統(tǒng)最主要的功能，它通過定制工作流程實現(xiàn)協(xié)同辦公，主要包括流程的定制和表單的定制。流程的定制有：（1）節(jié)點的增加和減少；（2）根據(jù)人員、部門、職務(wù)、崗位、組、相對角色和表單控件選擇執(zhí)行者；（3）根據(jù)判斷條件選擇并行、串行、串并混合執(zhí)行或手動選擇執(zhí)行人；（4）執(zhí)行方式有單人執(zhí)行、多人執(zhí)行、全體執(zhí)行、競爭執(zhí)行；（5）執(zhí)行操作有提交、回退、指定回退、終止、轉(zhuǎn)發(fā)、知會、加簽、減簽、會簽、監(jiān)督、跟蹤、撤銷、暫存待辦、意見、意見隱藏、修改正文、修改附件、及時討論、分類歸檔、觸發(fā)其他流程等。表單的定制包括自定義表格的格式、字段的類型、控件的字體和字號、表行的自動增減等。

3.2 知識管理

知識管理實現(xiàn)文檔在系統(tǒng)內(nèi)的共享和傳遞。主要包括：（1）將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理；（2）使用關(guān)鍵字或全文檢索；（3）對文檔的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發(fā)布、借閱、存檔等；（4）實現(xiàn)知識及流程信息收集整理、知識分類、知識熱點、知識發(fā)布、知識積分等。

3.3 文化建設(shè)

文化建設(shè)主要包括新聞、公告、討論、調(diào)查以及員工個人風采展示等?，F(xiàn)在許多單位都重視文化建設(shè)，這對凝聚員工共識，鼓舞員工士氣，調(diào)動員工積極性非常重要?，F(xiàn)在辦公系統(tǒng)的文化建設(shè)不僅局限于新聞、公告等信息發(fā)布功能，還包含討論、調(diào)查、員工風采展示等信息交流功能。讓每個人都是信息的發(fā)布者，也是文化的宣傳者。文化建設(shè)不單單是管理者的責任，也是每個員工自發(fā)的行為。

3.4 人事管理

人事管理主要包括檔案管理、合同管理、人事變動、員工獎懲等基礎(chǔ)信息管理，還包括考勤管理、招聘管理、培訓管理、績效考核、薪酬管理、人力資源配置、在線考試、出差管理、人力資源相關(guān)的文檔知識庫管理等。

3.5 公文管理

公文管理實現(xiàn)發(fā)文、收文、審批、批辦、傳閱、公文歸檔一體化，公文流程可以自定義設(shè)定，在各個環(huán)節(jié)可以進行相應(yīng)提醒、督辦，可以電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等。收文管理可以實現(xiàn)來文登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、協(xié)辦、督辦、催辦、分發(fā)、歸檔等；發(fā)文管理實現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、套紅、分發(fā)、歸檔等。支持在線文檔起草、編輯、保存功能，支持公文查詢，支持Word，Wps等常見文檔格式的嵌入整合等。

3.6 行政管理

行政管理包括車輛管理、會議室管理、辦公用品管理、圖書管理等。（1）車輛管理包括車輛使用申請、車輛狀態(tài)管理、車輛維護管理、車輛查詢等，現(xiàn)在中央對三公經(jīng)費管理非常嚴格，各級領(lǐng)導對車輛管理也非常重視，所以車輛管理模塊功能要更加細致，界面要更加友好；（2）會議室管理除了會議室設(shè)置、管理員設(shè)置、會議室申請和審核、會議查詢、會議提醒等功能外，還需要與項目管理、公文管理實現(xiàn)聯(lián)動；（3）辦公用品管理包括辦公用品申請、審核、查詢、統(tǒng)計管理和庫存管理；（4）圖書管理包括圖書借閱管理和錄入管理。

3.7 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理實現(xiàn)資產(chǎn)的采購、入庫、分發(fā)、流轉(zhuǎn)、報廢等全流程管理，實現(xiàn)查詢、統(tǒng)計的權(quán)限管理，以及實現(xiàn)維修記錄、附屬配件耗材使用的管理，為設(shè)備的報廢、更新、維修提供決策依據(jù)。

3.8 項目管理

項目管理實現(xiàn)項目從投資決策開始到項目結(jié)束的全流程管理。包括項目立項、項目計劃、項目進程、項目評估、項目驗收、合同管理、資料管理、項目監(jiān)控等。

3.9 第三方集成

包括財務(wù)系統(tǒng)集成AD域集成、短信集成、微信集成等。這些集成能極大地減少人工工作和重復工作，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一。短信功能能實現(xiàn)用戶找回密碼和驗證碼登錄，這對加強系統(tǒng)安全，減少管理員維護工作量非常有幫助。

3.10 績效分析

提供系統(tǒng)內(nèi)流程審批時間、超期審批比例、知識共享排名等，可以為員工的考核提供一個依據(jù)。

4 辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位中應(yīng)用障礙

辦公系統(tǒng)既然有如此強大的功能，為什么在許多企事業(yè)單位的應(yīng)用不僅沒有達到預期效果，甚至非常不理想呢。這和兩個因素有關(guān)。

4.1 員工的習慣

一個人最難改變的就是習慣，一個企業(yè)也是如此。本來行政辦公、物品申領(lǐng)、報告審批等流程，不管是領(lǐng)導還是員工都非常熟悉，如果這些流程突然都改為辦公系統(tǒng)線上審批，面對不熟悉的線上流程，雖然原來的流程效率低，但職員對一切都很熟悉，輕車熟路。尤其一些上了年紀的員工，對計算機、智能終端操作不熟練，對線上流程天然有一種排斥感。

4.2 系統(tǒng)的易用性

現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的功能都很強大，對線下的日常辦公業(yè)務(wù)基本能達到百分之百的替代，但在易用性上不盡如人意,主要表現(xiàn)在界面不夠美觀，操作比較繁瑣。辦公系統(tǒng)的主要功能基本沒什么問題，但一些有助于用戶減少輸入、方便查看的功能卻不夠完善，尤其在界面展示方面不夠友好。

5 辦公系統(tǒng)在企事業(yè)單位應(yīng)用的注意事項

5.1 精心的組織實施

現(xiàn)在的系統(tǒng)大部分業(yè)務(wù)模塊都是定制化的，系統(tǒng)提供一個平臺，功能由用戶構(gòu)建。組織實施分為兩個階段，包括需求調(diào)研以及業(yè)務(wù)構(gòu)建。在這兩個階段一定要讓相關(guān)業(yè)務(wù)部門深度參與，在需求調(diào)研階段讓用戶參與，可以讓系統(tǒng)貼近用戶的需求；在業(yè)務(wù)構(gòu)建階段讓用戶參與，可以讓系統(tǒng)貼近用戶的習慣。

5.2 領(lǐng)導的大力支持

領(lǐng)導的大力支持是辦公系統(tǒng)成功的保障。許多用戶覺得辦公系統(tǒng)的實施是IT部門的工作，他們只管使用就行了，這是一種非常片面的想法。如果要讓用戶充分參與到辦公系統(tǒng)的實施過程中，非要領(lǐng)導協(xié)調(diào)不可，工作時間的調(diào)整、工作方式的改變以及部門利益的打破，光靠IT部門是協(xié)調(diào)不了的。辦公系統(tǒng)改變的是員工的工作習慣，沒有領(lǐng)導從上而下的推動，IT部門是沒有能量對抗整個單位的工作習慣的。

5.3 做好培訓宣傳工作

辦公系統(tǒng)做得再好，最終還是要落實到使用上，做好培訓宣傳工作非常重要，首先要讓用戶覺得辦公系統(tǒng)對解決工作中的難題有幫助，對用戶有好處，其次要做好培訓工作，讓用戶學會使用、熟練掌握，最后喜歡上辦公系統(tǒng)。

6 結(jié)語

辦公系統(tǒng)的實施是一個長期過程，貫穿系統(tǒng)使用的全過程，需要IT部門及時掌握用戶的需求和使用習慣，也需要IT部門積極地協(xié)調(diào)系統(tǒng)開發(fā)公司不斷完善系統(tǒng)，更需要IT部門耐心細致地對員工進行培訓、講解和引導。

[1]謝娟.辦公系統(tǒng)在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用分析[J].企業(yè)管理，2013（11）：50-51.

Analysis on the application of office system in enterprises and institutions

Liu Huide, Duan Junjie, Niu Ge
（Henan People’s Broadcasting Station, Zhengzhou 450002, China）

This paper introduces the development status of the office system and the main application, analyzes the application obstacles of office system and the matters needing attention, aiming at the function and the limitation of application for office system, this paper puts forward some suggestions for improvement, hoping to provide some ideas for the development of the office system.

office system; application analysis; implementation; office automation

劉會德（1983— ），男，安徽安慶，本科，工程師；研究方向：辦公自動化。