完善會計檔案管理工作的作用和意義

◎呂娜 孫凱敏 袁文艷

完善會計檔案管理工作的作用和意義

◎呂娜 孫凱敏 袁文艷

會計檔案不僅是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。因此，會計檔案的科學(xué)管理對已步入信息時代的當(dāng)今社會具有重要的現(xiàn)實意義。本文主要闡述會計檔案工作管理目的及意義，分析會計檔案管理，揭示現(xiàn)行檔案管理體制自身的不足及存在的問題，通過探索研究按照市場化、法制化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向,完善會計檔案管理的措施，逐步建立起與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的會計檔案管理體制。

會計檔案管理的目的及意義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。會計憑證和賬簿可以全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完整的業(yè)務(wù)軌跡，并由此分析其所產(chǎn)生的收益、在公司總體業(yè)務(wù)中的重要性等等。而完整的會計檔案能將會計憑證和賬簿的連續(xù)性得到保證，也確保公司決策層對歷年戰(zhàn)略、經(jīng)營數(shù)據(jù)等方面可以有效地回顧，能夠分析總結(jié)經(jīng)驗，對現(xiàn)有和未來的發(fā)展戰(zhàn)略和具體的經(jīng)營決策進(jìn)行很好的部署，避免“盲人過河”式的盲目制訂決策而對企業(yè)造成重大損失。二是妥善、完整保管的會計檔案還使得公司可以便捷、準(zhǔn)確、快速地查找以前各期發(fā)生的事項及其具體金額和業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，便于處理與相關(guān)業(yè)務(wù)單位可能產(chǎn)生的各種異議，做到“有憑有據(jù)”、“以事實為依托”，從而在問題的處理中處于主動、有利的地位。三是會計檔案更是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的紀(jì)實和史料，是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來不可估量的利益，能夠提高公司內(nèi)各單位、各部門對會計檔案的利用效率，也為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的依據(jù)和服務(wù)。

存在的問題

首先是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存和查閱質(zhì)量不高。目前，公司檔案室所保存的檔案材料，大部分是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足各單位、各部門日漸增大的對信息資源的渴求。同時，紙張在生產(chǎn)使用保管過程受環(huán)境或自然因素影響其色澤強度，彈性等性能發(fā)生逆變耐久性減弱，給檔案的保護(hù)保管修復(fù)等工作帶來一些新問題。

其二是企業(yè)對會計檔案管理工作認(rèn)識不夠,由于企業(yè)的會計人員具有不固定性，也未設(shè)置專職的檔案管理人員，在素質(zhì)和責(zé)任心方面也參差不齊，很多企業(yè)不能按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定管理會計檔案，不能按時整理、裝訂、歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況，真正需要查證時費時、費力。

第三是會計檔案的管理不完善、不規(guī)范。會計檔案整理、裝訂、歸檔是財務(wù)工作基本要求，也是企業(yè)檔案管理的需要。但我們企業(yè)在實際操作中對會計檔案的管理存在不完善、不規(guī)范的問題。有些只整理、裝訂，并不歸檔，若干年的會計檔案全部放在會計人員那里保管存放，多年來也不進(jìn)行鑒定，更不能按年限規(guī)定進(jìn)行銷毀，遺留的各種原因使得會計檔案的銷毀工作很難開展，影響了會計檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

完善會計檔案管理措施

一是創(chuàng)新建立電子信息數(shù)字化會計檔案。在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子信息數(shù)字化會計資料正逐步取代紙質(zhì)會計資料，在會計核算和財務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用，也大大降低了檔案的管理成本。通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，利用電子檔案替代原件使用，實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護(hù)。數(shù)字化檔案也可以副本異地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享，擴(kuò)大了檔案的利用空間，提高工作效率。

二是建立健全會計電算化條件下檔案保管方式。會計電算化給會計工作帶來了極大的方便，一定程度上減輕了會計工作者的工作量。但是在會計電算化檔案資料的儲存上同樣存在的很大的風(fēng)險，面臨著病毒侵襲、設(shè)備損壞、失密等問題。因此我們在享受便捷操作的同時要做好會計電子檔案的保管，如加大后臺服務(wù)器的投入，選用安全穩(wěn)定服務(wù)系統(tǒng)，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行備份；防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應(yīng)有備份，存放在兩個不同的地點。

三是加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。會計檔案資料具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點，不能視同企業(yè)的一般檔案，應(yīng)按照專門檔案管理進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。要求會計人員能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。才能達(dá)到提高會計檔案質(zhì)量要求。會計人員是會計檔案管理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理、裝訂、歸檔能力決定了會計檔案質(zhì)量的高低。在此方面企業(yè)應(yīng)該加強對會計人員的全面培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)和探索提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身綜合素質(zhì)。

四是要定期對會計檔案資料鑒定、銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。企業(yè)會計檔案人員要同相關(guān)監(jiān)管部門，搞好會計檔案的鑒定工作，有用的完好保管，無用的按照保存期限及時銷毀。對于到了保管期限、還遺留的債權(quán)債務(wù)和其它未了原始憑證不能銷毀，應(yīng)重新登記注明，也在銷毀清冊的備注欄和保管清冊注明原因，并加強對涉及此賬款原始憑據(jù)的保管和關(guān)注，及時做好后續(xù)的清結(jié)工作。

企業(yè)在會計檔案的管理過程中，如果檔案管理人員能夠在思想上高度重視，保持強烈的責(zé)任意識，堅持科學(xué)管理和創(chuàng)新管理，則可以有效地防范會計檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問題，從而使會計檔案信息在確保工作的質(zhì)量上、效率上都會得到很大提升，進(jìn)而對企業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

（作者單位：陜西省煙草公司寶雞市公司）