信息化背景下審計(jì)局文書檔案管理分析

文/任曉軍，孝義市審計(jì)局

信息化背景下審計(jì)局文書檔案管理分析

文/任曉軍，孝義市審計(jì)局

21世紀(jì)屬于信息時(shí)代，在信息化的大背景下，社會(huì)中的各項(xiàng)工作都應(yīng)該充分的利用信息化這一重要元素。尤其是在審計(jì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，使用信息化技術(shù)能夠有效提升工作效率，提升工作質(zhì)量，那么如何在信息化背景下進(jìn)行審計(jì)單位文書檔案管理呢？本文分析了文書檔案管理工作的含義和作用，指出了目前審計(jì)單位中文書檔案管理工作的現(xiàn)存問題，并針對(duì)性提出了如何利用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)審計(jì)單位文書檔案管理。

信息技術(shù)；審計(jì)單位；文書檔案管理

文書檔案是檔案管理工作中的重要一部分，能夠通過客觀記載反映出單位的領(lǐng)導(dǎo)決策、問題處理、基本建設(shè)、研究開發(fā)等過程和結(jié)果。審計(jì)檔案是國(guó)家各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和社會(huì)審計(jì)組織在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督職能活動(dòng)中形成的重要資料，具有巨大的保存價(jià)值，因此必須要使用科學(xué)合理的方式進(jìn)行統(tǒng)一保管。

隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展，檔案管理工作也開始使用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，如何使用信息化思維和技術(shù)來提升審計(jì)單位的文書檔案管理工作效率，是目前人們關(guān)注的熱點(diǎn)。

1 審計(jì)單位文書檔案的重要含義和作用

1.1 審計(jì)單位的文書檔案是審計(jì)工作的依據(jù)

審計(jì)檔案是考核和總結(jié)審計(jì)局工作的重要依據(jù)，審計(jì)單位的檔案記載著一個(gè)單位、一個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)的全部審計(jì)資料，同時(shí)也記載著審計(jì)部門工作人員完成審計(jì)任務(wù)的工作數(shù)量和質(zhì)量，還包含了審計(jì)過程和審計(jì)結(jié)束的全部資料，屬于審計(jì)工作開展全過程的最基本證據(jù)，因此各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)都需要在開始審查下級(jí)工作之后和總結(jié)自己工作情況時(shí)，把審計(jì)檔案作為重點(diǎn)來重視，通過查看審計(jì)檔案，能夠查明一個(gè)單位的審計(jì)檔案管理是否規(guī)范、是否符合程序和規(guī)定，還能夠查看到這個(gè)單位的工作質(zhì)量和工作數(shù)量。

1.2 審計(jì)文書檔案是后續(xù)審計(jì)和復(fù)審的重要依據(jù)

審計(jì)文書檔案中全面記載了每一項(xiàng)審計(jì)工作的全部資料和工作底稿，包括有審計(jì)報(bào)告、審計(jì)結(jié)論和審計(jì)處理決定，所以審計(jì)局在針對(duì)審計(jì)單位執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和處理決定時(shí)需要進(jìn)行后續(xù)審計(jì)工作，需要把審計(jì)檔案作為工作依據(jù)，用審計(jì)結(jié)論和審計(jì)處理決定對(duì)照檢查被審計(jì)單位的賬務(wù)處理和各項(xiàng)管理要求的執(zhí)行情況，才能夠公平公正的評(píng)價(jià)被審計(jì)單位，有效的完成后續(xù)審計(jì)任務(wù)。如果被審計(jì)單位不服從審計(jì)機(jī)關(guān)做出的決定，可以提出復(fù)審要求，然后再由上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)案件進(jìn)行復(fù)審工作，結(jié)果根據(jù)重新審計(jì)查實(shí)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收集情況來衡量，確認(rèn)驗(yàn)收下屬審計(jì)機(jī)關(guān)作出的處理，再提出糾正或者是維持原審計(jì)結(jié)論的決定。

1.3 審計(jì)文書檔案是審計(jì)局作出結(jié)論和決定的依據(jù)

審計(jì)檔案不僅是審計(jì)工作的考核和總結(jié)，還是審計(jì)局本身對(duì)于審計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支做出正確的結(jié)論和決定的重要依據(jù)。審計(jì)文書檔案中保存著審計(jì)報(bào)告、結(jié)論和決定，同時(shí)也保存著審計(jì)工作的全部底稿，審計(jì)工作的底稿是審計(jì)事項(xiàng)比較完整和真實(shí)的記錄，所以審計(jì)局在做出審計(jì)結(jié)論和決定是必須要參照審計(jì)工作底稿記錄來衡量審計(jì)單位的財(cái)務(wù)收支是否合法、是否符合制度和法規(guī)的要求。

1.4 審計(jì)文書檔案是指導(dǎo)審計(jì)工作的重要依據(jù)

審計(jì)文書檔案中記載著審計(jì)工作的全部情況，屬于審計(jì)統(tǒng)計(jì)工作的重要資料，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以通過查閱審計(jì)統(tǒng)計(jì)資料來分析工作中存在的問題，并以此為依據(jù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定和完善相關(guān)的政策法規(guī)，加強(qiáng)宏觀調(diào)控能力。審計(jì)機(jī)關(guān)可以根據(jù)審計(jì)文書檔案來總結(jié)審計(jì)工作，確定審計(jì)工作的重點(diǎn)，為審計(jì)工作提供指導(dǎo)服務(wù)。

2 審計(jì)單位文書檔案管理工作現(xiàn)存問題

2.1 信息化管理意識(shí)不強(qiáng)

審計(jì)部門的文書檔案管理非常重要，使用信息化管理能夠提升文書檔案管理工作人員的工作水平和管理效率，同時(shí)也能夠節(jié)省大量的人力財(cái)力。但是目前一部分審計(jì)單位的文書檔案管理系統(tǒng)管理人員受到傳統(tǒng)的管理觀念影響，使用自己熟悉的老舊工作方法進(jìn)行檔案管理，沒有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在，對(duì)于文書檔案管理的信息化管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈，是目前我國(guó)審計(jì)文書檔案管理的重要問題。

2.2 審計(jì)文書檔案管理工作效率不高

很多審計(jì)文書檔案的管理部門雖然也配備了電腦等信息化處理設(shè)備，但是并沒有得到合理的利用。檔案管理工作人員大部分都受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，接受能力差，并不或熟練地操作和應(yīng)用電腦等設(shè)備，因此還是繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理方式來進(jìn)行，沒有發(fā)揮出信息管理技術(shù)應(yīng)有的管理優(yōu)勢(shì)，極大地降低了管理工作效率。

2.3 文書檔案信息化管理之后保密性較低

在經(jīng)過信息化處理之后，審計(jì)文書檔案通過電子形式保存起來，但是由于管理方式不固定，導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容的保密性有所降低，容易受到?jīng)]有閱覽權(quán)限的人惡意侵入瀏覽，造成信息泄露。電子形式的文書檔案還容易受到修改，表面上還不會(huì)存在修改痕跡，因此影響了審計(jì)單位文書檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。如果為了能夠加強(qiáng)資料保密性而選擇不進(jìn)行共享，又會(huì)影響調(diào)閱文書檔案人員的工作，降低了文書檔案的使用效率。

3 信息化背景下審計(jì)單位文書檔案管理優(yōu)化策略

3.1 創(chuàng)新管理觀念

對(duì)于審計(jì)單位文書檔案進(jìn)行信息化管理，需要首先創(chuàng)新管理觀念，用現(xiàn)代化管理意識(shí)來指導(dǎo)工作。通過把現(xiàn)代化信息管理觀念貫徹到管理工作中，指導(dǎo)審計(jì)單位文書檔案管理工作的運(yùn)行和流程，才能夠讓審計(jì)單位的文書檔案管理符合現(xiàn)代化時(shí)代的需求。文書檔案管理工作開展過程中要充分的利用電腦信息技術(shù)，電腦信息技術(shù)能夠有效減少文書檔案管理工作的復(fù)雜性。另外單位領(lǐng)導(dǎo)層也需要重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新自身的管理思維，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方法，創(chuàng)新信息化管理理念，為信息化文書檔案管理工作投入適當(dāng)?shù)呢?cái)力、人力和物力資源，逐步推動(dòng)審計(jì)部門的文書檔案管理工作逐漸信息化，切實(shí)把信息化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理的每一個(gè)工作流程中，減少文書檔案的人工操作，從而減少工作中的失誤性和不確定性，簡(jiǎn)化文書檔案的收集、收納、保存等工作步驟，逐步實(shí)現(xiàn)審計(jì)單位文書檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。

3.2 建立檔案管理制度

檔案管理工作需要建立管理制度才能夠?qū)崿F(xiàn)工作的科學(xué)性和合理性，工作制度的建立需要符合審計(jì)單位的特點(diǎn)，還有檔案管理實(shí)際需要，建立的管理制度要有可操作性、方便使用、簡(jiǎn)便易行。加快文書檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，為檔案管理人員和使用人員搭建便捷、快速的服務(wù)平臺(tái)，提升檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量。在進(jìn)行檔案的鑒別過程中，需要把虛假的資料拒之門外，明辨是非，保障審計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。

3.3 提升管理團(tuán)隊(duì)工作水平

由于審計(jì)單位的文書檔案管理工作量比較大，因此檔案管理工作比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，無形當(dāng)中影響了檔案管理工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。想要提升檔案管理工作質(zhì)量，必須要擁有一支素質(zhì)較高、具有現(xiàn)代化信息技術(shù)、管理技能的管理團(tuán)隊(duì)。審計(jì)單位的文書檔案管理工作人員要不斷的創(chuàng)新自身技能掌握，通過學(xué)習(xí)新技術(shù)新方法來提升自我能力建設(shè)，加強(qiáng)工作中的相互交流和合作，準(zhǔn)確、快捷的完成管理工作中的每一個(gè)步驟。一個(gè)優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)必須要上下一心，管理人員需要兼據(jù)專業(yè)的技能和現(xiàn)代化信息設(shè)備操作能力，讓業(yè)務(wù)能力和實(shí)踐工作能力相結(jié)合，這樣才能夠更好的做好信息化檔案管理工作。

3.4 建立完善的信息化管理平臺(tái)

想要確保審計(jì)文書檔案管理工作信息化發(fā)展，必須要在工作中建立起一個(gè)完善的信息化平臺(tái)作為工作保障。完整的信息化平臺(tái)需要具備審計(jì)文書檔案的加工、存儲(chǔ)、保密、查詢等功能。通過搭建完善的信息管理平臺(tái)，能夠提升審計(jì)文書檔案管理工作能力，開發(fā)出合適的管理軟件從而進(jìn)一步提高審計(jì)文書檔案的管理效果和工作水平，同時(shí)還能夠減少審計(jì)單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)要跟外網(wǎng)之間建立物理的隔離層，這也是保護(hù)檔案信息的有效手段。當(dāng)前有很多單位采用防火墻來進(jìn)行認(rèn)證工作，目前不管是那一種隔離手段，都具備有過濾信息功能，能夠嚴(yán)禁某些業(yè)務(wù)的進(jìn)入，記錄下防火墻的信息內(nèi)容活動(dòng)，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和可靠性。

4 結(jié)束語

我國(guó)的科技發(fā)展非常迅速，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變是事業(yè)單位和企業(yè)發(fā)展的必然道路，目前我國(guó)的審計(jì)文書檔案管理信息化還存在很多問題，針對(duì)這些問題我們必須要采取合理的、有針對(duì)性的優(yōu)化策略，深入解決工作難題，提升審計(jì)文書檔案管理的工作質(zhì)量，提升審計(jì)各部門的工作效率。

[1]焦英.事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) ,2016,(33)：166-167.

[2]劉丹.淺談信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].科技展望 ,2016,(16)：226.

[3]欒春生.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國(guó)培訓(xùn),2015,(20)：209.

[4]宋茜.基于信息化背景的文書檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù) ,2015,(12)：43.

[5]王玲.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].黑龍江史志 ,2015,(11)：120.