充分發(fā)揮基建檔案價值安置房項目變身精品工程

孟艷麗

江蘇省徐州市新盛建設(shè)發(fā)展投資有限公司 徐州 221006

1 利用背景

2013年和風(fēng)雅致項目被我司競得并確定為安置房項目，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，便下達(dá)了高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的完成目標(biāo)“確保工程質(zhì)量，打造優(yōu)質(zhì)工程”，要求檔案室全程為該項目建設(shè)提供檔案資源利用服務(wù)。

2 利用內(nèi)容

為了做好基建檔案利用服務(wù)工作，檔案室召開調(diào)研會議，深入項目實地考察等做法，全面了解項目建設(shè)流程和利用需求，明確了利用方向和利用內(nèi)容。

2.1 開展專題工作會議

在項目啟動前期，檔案室與項目組共同召開了“利用基建檔案資源，為和風(fēng)雅致項目建設(shè)提供利用服務(wù)”的專題會議。

項目組介紹了該項目的重要性、社會影響效力、公司建設(shè)要求、項目建設(shè)流程、具體實施內(nèi)容、質(zhì)量安全和風(fēng)險防范等關(guān)鍵事項要點，并提出了利用需求,指明了利用方向。

2.2 項目前期調(diào)研

檔案室為全面掌握項目建設(shè)相關(guān)事項，深入理解基建檔案的利用需求和利用內(nèi)容，在項目建設(shè)前期參與了項目實地現(xiàn)場考察和學(xué)習(xí)，向項目組人員請教項目建設(shè)相關(guān)問題，包括建設(shè)流程、風(fēng)險防范、安全質(zhì)量、造價成本等控制措施，檔案利用條件等問題。

2.3 明確利用需求和利用內(nèi)容

檔案室經(jīng)過專題會議和實地現(xiàn)場考察，全面理解了項目建設(shè)的利用方向和利用內(nèi)容。

（1）項目利用方面。項目建設(shè)的土地拆遷、立項審批、項目管理、施工過程、監(jiān)理管理、竣工驗收、結(jié)算交付及安置等方面重點提供基建檔案的充分利用。

（2）檔案利用內(nèi)容。這方面內(nèi)容詳見表1。

3 設(shè)計方案

檔案室根據(jù)利用需求和利用內(nèi)容，制定實施方案，為該項目建設(shè)提供基建檔案利用服務(wù)。

3.1 跟蹤項目的建設(shè)過程，實時收集和整理制作

（1）加強收集管理。各項目組將已形成的文件材料全部收集齊全，鑒定合格后批量移交到檔案室歸檔；實時產(chǎn)生的各類基建文件材料，一周內(nèi)移交到檔案室歸檔。

（2）整理制作。項目組配合檔案室人員共同開展制作工作，按照“項目-標(biāo)段-樓號”三級分類方案、項目建設(shè)流程和發(fā)展規(guī)律、問題和時間進(jìn)行排列順序。本著科學(xué)合理、成套利用的原則，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理制作。

3.2 精選標(biāo)桿項目標(biāo)本卷

檔案室根據(jù)檔案重要性和利用性，選取某標(biāo)桿項目實用性較強的典型案卷作為和風(fēng)雅致項目利用標(biāo)本卷，從立項到竣工結(jié)算共計43卷。

3.3 專題匯編

檔案室、項目組共同根據(jù)該項目建設(shè)情況，充分利用公司基建檔案資源開展了建設(shè)項目專題匯編，制作了一次編研：《基建檔案操作利用模板》；二次編研：《基建檔案風(fēng)險防范分析》《基建檔案安全質(zhì)量控制》《基建檔案造價管理》等。作為該項目建設(shè)的利用標(biāo)本和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工具。

3.4 信息化建設(shè)

檔案室開展和風(fēng)雅致基建檔案、標(biāo)桿項目標(biāo)本卷及編研材料等信息化建設(shè)工作，將目錄和原文信息全部注入數(shù)據(jù)庫。為該項目提供實時在線查詢和脫機(jī)下載打印等利用。

4 利用實施

4.1 實體檔案利用

檔案室參與項目建設(shè)全程，實時提供和風(fēng)雅致基建檔案、標(biāo)本卷、編輯材料等實體檔案資源查借閱利用。

（1）和風(fēng)雅致基建檔案。是實際工作中真實的歷史記錄，凝結(jié)了項目建設(shè)實踐狀況、創(chuàng)造成果和經(jīng)驗教訓(xùn)，是項目建設(shè)的憑證和依據(jù)，建設(shè)過程中，項目組實時利用本項目檔案資源，促進(jìn)項目整體有序開展。

（2）標(biāo)本卷。項目組查考標(biāo)桿項目既往情況，了解建設(shè)項目發(fā)展規(guī)律和建設(shè)流程，分析實用價值，提煉優(yōu)秀方法，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗。同時利用規(guī)范的操作流程，套用相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)模板，提高了項目建設(shè)工作效率。

（3）編研材料。編研材料更具有實用價值，可利用性強，作用明顯，項目組實時利用專題編研材料，提高了工作效率和工程質(zhì)量。

4.2 檔案信息資源利用

檔案室及時通過公司網(wǎng)站，向相關(guān)人員推送基建檔案信息資源，變被動利用為主動利用；同時引導(dǎo)使用者通過公司OA辦公平臺和檔案信息管理系統(tǒng)公共平臺，實時在線查詢利用。

4.3 跟蹤分析利用

（1）在項目現(xiàn)場，檔案室根據(jù)項目實際推進(jìn)情況，提供可利用的檔案資源，推動項目健康、快速開展。

（2）檔案室參加項目組每期的專題會議，了解項目建設(shè)情況，主動分析項目出現(xiàn)問題，積極收集相關(guān)檔案資源，為項目及時解決問題提供了幫助。

（3）根據(jù)本項目形成的檔案資源和基建檔案利用情況，分析建設(shè)過程中容易出現(xiàn)的問題，檔案室及時給以提醒和反饋，項目組隨即進(jìn)行防范，規(guī)避了建設(shè)問題，提高工程進(jìn)度和質(zhì)量。

5 產(chǎn)生的效益及影響

5.1 促進(jìn)了工程順利開展

項目開展過程中，及時查詢本項目基建檔案信息資源，掌握項目前期管理要求、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、實施方案、參數(shù)要求，是工程有序開展的憑證和依據(jù)。

5.2 創(chuàng)建了優(yōu)質(zhì)工程

通過借鑒優(yōu)質(zhì)項目建設(shè)檔案，掌握了優(yōu)質(zhì)工程建設(shè)要求和控制標(biāo)準(zhǔn)，提高了工程質(zhì)量，并成功榮獲了多項工程獎項。

5.3 縮短了施工工期

利用標(biāo)本卷、編研材料等檔案資源，借鑒優(yōu)秀做法和先進(jìn)經(jīng)驗，直接利用規(guī)范操作流程和標(biāo)準(zhǔn)模板，提高了工作效率。

5.4 提高了規(guī)劃設(shè)計科學(xué)性

通過借鑒標(biāo)桿項目前期設(shè)計及施工檔案，使項目在規(guī)劃設(shè)計及施工設(shè)計上更加科學(xué)、合理，減少了后期工程變更。

5.5 降低了物質(zhì)采購成本

及時借調(diào)標(biāo)桿項目同類型設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)、采購價格及質(zhì)量要求等采購信息，為項目物質(zhì)采購提供了技術(shù)和信息支持， 確保采購物質(zhì)質(zhì)量，提高采購效率。

5.6 確保了安置工作順利進(jìn)行

安置戶知悉致項目建設(shè)質(zhì)量和獲獎情況，大家非常高興和滿意，安置工作非常順利，提前2個月完成了安置。

5.7 創(chuàng)造了良好的社會信譽

安置戶住上優(yōu)質(zhì)房、放心房，獲得了群眾高度評價，在同行中樹立了威信，提升了品牌認(rèn)同感，提高了公司的知名度和社會影響力。

基建檔案的建設(shè)和利用提升了各部門、各人員的對檔案的重視程度，增強了檔案管理的責(zé)任意識。今后，我們將結(jié)合社會發(fā)展形勢、實際利用需求不斷的深層分析研究，積極探索開發(fā)檔案資源的利用途徑，使其發(fā)揮最大利用價值，使檔案工作更好的為社會、企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[1]鄭善學(xué).關(guān)于加強合并院校檔案管理的研究[J].檔案學(xué)研究，2006(01)

[2]樓笑笑,徐紹敏.淺談高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案管理[J].浙江檔案，2006(01)