新時期學(xué)校檔案管理工作面臨的問題與對策

◎卓淑芳

新時期學(xué)校檔案管理工作面臨的問題與對策

◎卓淑芳

伴隨著社會的不斷發(fā)展變化，學(xué)校檔案管理工作必然需要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化。然而，在現(xiàn)實中由于各種主客觀因素，許多學(xué)校對于檔案管理工作并沒有引起相應(yīng)的關(guān)注和重視，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作面臨諸多問題。在新時期如何對學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，已經(jīng)成為當(dāng)前的一項重要研究課題。因此，本文將介紹學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容、積極意義以及存在問題的基礎(chǔ)之上，提出針對性的優(yōu)化策略，以期可以真正提高學(xué)校檔案管理水平。

學(xué)校檔案作為學(xué)校教學(xué)活動、人才培養(yǎng)、日常管理以及各項社會活動的直接記錄，不僅真實反映著學(xué)校發(fā)展的客觀情況，而且是教育主管部門全面了解廣大學(xué)生發(fā)展的真實客觀依據(jù)，同時也是廣大中小學(xué)教師職業(yè)生涯發(fā)展中的基礎(chǔ)性工作。伴隨著社會的不斷發(fā)展變化，學(xué)校檔案管理工作必然需要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化。然而，在現(xiàn)實中由于各種主客觀因素，許多學(xué)校對于檔案管理工作并沒有引起相應(yīng)的關(guān)注和重視，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作面臨諸多問題。在新時期如何對學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范管理，已經(jīng)成為當(dāng)前的一項重要研究課題。因此，本文將介紹學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容、積極意義以及存在問題的基礎(chǔ)之上，提出針對性的優(yōu)化策略，以期可以真正提高學(xué)校檔案管理水平。

學(xué)校檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案收集。檔案收集作為學(xué)校檔案管理工作的主要基礎(chǔ)，是學(xué)校檔案管理工作根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，將學(xué)校日常教學(xué)活動中產(chǎn)生的各種資料收集起來，并從中篩選出具有保存價值的檔案資料，并將其統(tǒng)一存放到學(xué)校檔案室。

檔案整理。檔案整理是在檔案收集工作的基礎(chǔ)之上，根據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行科學(xué)整理的過程，并對其進(jìn)行基本的分類組合并編目，以實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化。

檔案鑒定。在完成檔案收集和檔案整理的工作之后，學(xué)校檔案管理工作人員需要分析和確定各種檔案本身所蘊含的不同價值，并對其進(jìn)行分類管理，進(jìn)而為檔案的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。

檔案保管。檔案保管是指學(xué)校檔案管理部門采取各種有效的檔案保管措施，從而盡量防止和克服各種各樣客觀因素對檔案造成的損害，以保證學(xué)校檔案資料的完整性，是學(xué)校檔案管理工作的重點。

檔案的開發(fā)和利用。開展學(xué)校檔案管理工作的根本目的在于實現(xiàn)對檔案的有效開發(fā)和合理利用，以期可以為學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教師職業(yè)發(fā)展以及學(xué)生升學(xué)就業(yè)提供可靠的、重要的參考資料。

新形勢下不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的重要意義

有利于提高學(xué)校管理水平。新形勢下不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，不僅可以幫助學(xué)校管理者可以全面客觀的掌握學(xué)校的發(fā)展和變化情況，從而可以從檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中存在的各種問題，并及時采取針對性措施來解決這些問題，以便可以提高學(xué)校的教育管理水平。與此同時，由于學(xué)校檔案信息資料中包括了許多各種先進(jìn)的辦學(xué)成果和先進(jìn)事跡，從而可以在各類評估評先工作中讓評委得以更加全面客觀的認(rèn)識學(xué)校實際狀況，進(jìn)而有助于幫助學(xué)校更好地獲得相關(guān)專家的認(rèn)可和好評。

有利于提高學(xué)校工作效率。學(xué)校檔案管理可以幫助教育部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加全面客觀的認(rèn)識一線教師的日常教學(xué)工作實際情況，及時掌握學(xué)校在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展過程過程中存在的各種不同類型的問題，從而更好地提高學(xué)校工作效率。與此同時，檔案作為師生之間以及校師之間的溝通橋梁，各種各樣的問題如出勤情況、職稱職任、學(xué)習(xí)態(tài)度等可以及時的反饋到相關(guān)管理部門，從而推動學(xué)相關(guān)管理部門可以在第一時間了解學(xué)校各種情況。

當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問題

檔案工作作為學(xué)校整體發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影響著學(xué)校教育質(zhì)量。然而，在現(xiàn)實中由于各種主客觀因素，一些學(xué)校的檔案管理工作存在著各和各樣的問題，進(jìn)而影響其應(yīng)有功能的發(fā)揮，同時也妨礙了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

學(xué)校檔案管理意識淡薄。長期以來，由于學(xué)校的主要任務(wù)是教學(xué)，認(rèn)為學(xué)校的主要工作任務(wù)在于搞好教學(xué)管理工作，進(jìn)而使得學(xué)校教職工對于檔案管理工作的意識較為淡薄，甚至將其簡單直接為只是收集和儲存一些檔案信息資料，對于學(xué)校檔案管理工作普遍抱著“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的態(tài)度，認(rèn)識上的局限性使得學(xué)校檔案管理工作難以真正落到實處。與此同時，在社會上同樣沒有形成良好的社會氛圍，進(jìn)而在嚴(yán)重阻礙學(xué)校檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

高素質(zhì)管理人才缺乏。通常而言，由于學(xué)校沒有重視檔案管理工作，對其缺乏足夠的支持力度，進(jìn)而使得學(xué)校檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員配備等方面難以得到有效的支持。目前學(xué)校檔案管理工作中一般很少配備有專職的檔案工作人員，而大多是由其他老師兼職，而這些老師本職工作原本就重再加上不具備扎實的檔案知識，從而使得他們工作熱情不高，甚至不愿意兼任檔案管理工作，因此許多學(xué)校檔案管理工作人員不得不頻繁換人，造成學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高。事實上，學(xué)核檔案管理在本質(zhì)上是一項相對復(fù)雜且需要一定耐心的工作。

缺乏完善檔案管理制度。目前，檔案管理制度不夠完善在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作的順利開展，由于許多尚未根據(jù)《檔案法》建立起相對完善的學(xué)校檔案管理工作制度，使得學(xué)校檔案管理模式仍然停留在傳統(tǒng)落后的“粗放型”管理模式，學(xué)校檔案日常管理工作帶有很大的“隨意性”，難以真正將檔案管理工作的積極作用在學(xué)校發(fā)展中充分發(fā)揮出來。此外，雖然有的學(xué)校已經(jīng)根據(jù)國家有關(guān)部門的相關(guān)要求建立起學(xué)校檔案管理制度，然而在現(xiàn)實工作中卻由于各種主客觀因素難以真正的將檔案管理制度落實，從而導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

檔案管理工作信息化低。自從進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代以來，信息化管理已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理工作的主要趨勢。然而，在現(xiàn)實中由于觀念問題、資金問題以及人才問題嚴(yán)重阻礙著學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展,進(jìn)而使得學(xué)校檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)工作模式。信息化時代下，要想真正推進(jìn)信息化建設(shè)首先需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的前提條件，同時軟硬件設(shè)施的質(zhì)量和水平在一定程度上也直接決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。因此，學(xué)校在開始檔案信息化建設(shè)階段就必須投入較大的資金以購置基礎(chǔ)性的設(shè)備及軟件，然而這些先進(jìn)的設(shè)備及軟件的價格較高，而學(xué)校對于檔案管理的資金投入有限，主要依靠財政拔款，資金投入不足必須阻礙著學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。

新形勢下學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化策略

加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。從上述的分析我們可以看出來，落后觀念已經(jīng)在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，要想真正推動學(xué)校檔案管理工作的健康發(fā)展，就需要觀念先行，改變錯誤觀念，真正認(rèn)識學(xué)校檔案管理工作的重要作用，樹立正確的檔案管理理念，在思想和行動上不斷加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理工作的重視力度,并且在學(xué)校教育管理實際工作中嚴(yán)格落實。作為學(xué)校檔案管理工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和責(zé)任人，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須主動更新觀念，在思想上樹立對檔案管理工作的重視,并對學(xué)校檔案管理工作積極負(fù)責(zé)，將其提到正確的位置上來。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，立足于學(xué)校的實際情況，認(rèn)真梳理學(xué)校檔案管理工作的各項流程，并及時查漏補缺，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

不斷加強(qiáng)檔案工作宣傳力度。通過上述的分析我們不難看出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對于學(xué)校檔案工作認(rèn)識不足，一定程度上制約著學(xué)校檔案管理工作的順利開展。因此，教育主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視并加強(qiáng)對于檔案管理工作的宣傳教育力度。首先，應(yīng)積極組織廣大師生參加各種檔案宣傳活動，促使他們對于檔案的認(rèn)識得到及時更新，使他們強(qiáng)化檔案意識，從而在日常工作中可以積極配合學(xué)校檔案管理工作的開展，還可以組織相關(guān)檔案專家進(jìn)校向師生宣傳檔案的價值和作用，使廣大師生對檔案本質(zhì)有更深刻的認(rèn)識，進(jìn)而為實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的順利開展發(fā)揮積極的助推作用。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》和學(xué)樣檔案管理制度的宣傳教育力度，從而不斷提高廣大師生尤基是檔案管理人員的法律意識、責(zé)任意識、規(guī)范意識，從而有效推動各項規(guī)章制度得以嚴(yán)格執(zhí)行，從而保證學(xué)校檔案管理工作得以規(guī)范高效地進(jìn)行。

構(gòu)建信息化的檔案管理模式。正所謂：工欲善其事，必先利其器。要想在信息化時代之中做好學(xué)校檔案管理工作就必須需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的前提條件，這就要求我們必須不斷加大對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，以真正確保其得以正常進(jìn)行。首先，應(yīng)該多途徑的加大對信息化建設(shè)的資金投入力度，將更多的資金向?qū)W校檔案管理傾斜，逐步加大對學(xué)校檔案管理的資金投入比例。其次，應(yīng)不斷擴(kuò)展資金來源渠道，因為單純依靠學(xué)校是難以完成學(xué)校管理信息化建設(shè)工作的，學(xué)?？梢圆扇∠鄳?yīng)激勵機(jī)制引進(jìn)外部信息化建設(shè)資金。最后，相關(guān)教育主管部門可以通過建立地區(qū)學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的方式來解決各個學(xué)校資金不足的問題，更好的推動檔案管理信息化建設(shè)工作。在配置好軟硬件設(shè)施的基礎(chǔ)之上，還應(yīng)當(dāng)推進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，不斷提高學(xué)校檔案管理水平。

建立健全學(xué)校檔案管理制度。管理制度作為各種工作開展的重要行為準(zhǔn)則和規(guī)范指導(dǎo)，在實際中對于工作的順利開展發(fā)揮著十分重要的示范引導(dǎo)作用。在教育改革不斷深入發(fā)展的現(xiàn)代社會，學(xué)校需要開展、組織和參與的活動日益增多，這也必然會導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作的日益復(fù)雜化。面對這種發(fā)展變化，這就要求學(xué)校必須樹立以制度管事、管人的正確的學(xué)校檔案管理工作理念，結(jié)合學(xué)校發(fā)展實際情況，不斷完善學(xué)校檔案管理制度，對學(xué)校檔案管理工作涉及到所有工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，并且認(rèn)真梳理學(xué)校檔案管理工作的各項流程，并及時查漏補缺，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，學(xué)校應(yīng)建立起嚴(yán)格的檔案管理責(zé)任制度，工作人員的責(zé)任明確，提高其崗位意識，并在工作實際中嚴(yán)格監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)失職、瀆職現(xiàn)象時，應(yīng)及時根據(jù)相關(guān)管理制度做出相應(yīng)的懲罰，反之如果學(xué)校檔案管理人員出色完成工作任務(wù)時，做出相應(yīng)的獎勵。

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)?？梢哉f，人的因素在學(xué)校檔案管理工作中發(fā)揮十分至關(guān)重要的作用，工作人員的綜合素質(zhì)在一定程度上影響著學(xué)校檔案管理工作能否順利開展，并且對學(xué)校的后續(xù)工作也起到非常重要的影響。在社會分工日益細(xì)化，技術(shù)、管理日益復(fù)雜的時代背景之下，檔案管理工作發(fā)生了變化，每一個工作環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)的理論知識和操作技能，這就對于學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。因此，這要求學(xué)校必須重視并不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以從以下幾個方面入手：首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該正確認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作的重要作用，不斷加大優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，招聘時應(yīng)注重人才的專業(yè)學(xué)科背景，吸引更多的檔案優(yōu)秀人才參與到學(xué)校檔案管理工作中來。其次，應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)校在職檔案管理人員專業(yè)知識進(jìn)行培訓(xùn)，從而培養(yǎng)出一大批具有先進(jìn)檔案管理知識，且熟練掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的綜合型人才，以便更好地促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的提高。另外，學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)堅持主動學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)的意識，主動學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的檔案管理知識，進(jìn)而不斷提高自身的檔案管理專業(yè)能力。

檔案工作作為學(xué)校整體發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影響著學(xué)校教育質(zhì)量。信息化時代背景下的學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，同時伴隨著機(jī)遇和考驗,這就要求我們必須堅持與時俱進(jìn)的發(fā)展理念,不斷加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理工作的重視力度、加強(qiáng)檔案工作宣傳力度、積極構(gòu)建先進(jìn)檔案管理模式、建立健全學(xué)校檔案管理制度、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，從而確保學(xué)校檔案管理工作規(guī)范、高效、科學(xué)地進(jìn)行，從而為學(xué)校自身的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

（作者單位：福建省莆田市秀嶼區(qū)教育局檔案室）