衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析

楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析

楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)是保證人民生命健康以及經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展的基礎。在當前信息化時代下，調(diào)整原有衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理模式，加快人事檔案的信息化管理有重要意義。文章指出當前我國衛(wèi)生事業(yè)單位認識檔案資源管理存在的問題，分析了衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源實現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢，并提出衛(wèi)生人事檔案資源信息化建設與管理策略，僅供參考。

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的推動下，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷擴大，單位工作人員的數(shù)量也在不斷增加，這給衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來巨大壓力。因此為了提高檔案資源管理水平，就要求廣大的衛(wèi)生事業(yè)單位應加快內(nèi)部的信息化建設步伐，以實現(xiàn)內(nèi)部人事檔案資源的信息化管理，提高檔案資源管理的效率及質(zhì)量，推動我國衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

當前，衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理依舊沿用傳統(tǒng)的人事檔案模式，在實際工作中側重于靜態(tài)性資料的描繪，記錄事業(yè)單位的歷史性信息，不能動態(tài)表現(xiàn)個人的信息狀況，因此傳統(tǒng)的人事檔案資源管理缺乏共享性與公共性特征，這對當前衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展不利。

檔案管理意識缺乏。在很長的一段時間，很多衛(wèi)生事業(yè)單位常因為檔案工作不能給單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，因此在實際的操作中，往往不能夠?qū)n案管理形成清晰、系統(tǒng)的認識，不能充分意識到檔案資源管理在事業(yè)單位人事管理工作中的重要性，這對衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展不利。

檔案管理方式落后。衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案主要記載衛(wèi)生工作人員的學歷、工作經(jīng)歷、職位晉升情況、工資變動、獎懲等信息。然而這些檔案資料要不斷地進行更新或增加，同時大量的材料也需要歸檔，傳統(tǒng)人工管理的方式無法滿足逐漸增加的人事檔案信息的整理工作，而人工管理檔案常常會出現(xiàn)歸檔錯誤的問題。與此同時，如果個人需要查閱自己的檔案信息時，就需要花費很長的時間去尋找，在尋找檔案過程中，極易損毀檔案，這樣很難保證檔案資料的完整性。

檔案利用率低。如今還有很多的衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理未能徹底實施信息化管理，所以人事檔案索引數(shù)據(jù)的建設與登記仍舊依賴傳統(tǒng)手工記錄的方法，對檔案信息進行變更會記錄檔案出入庫。這使得檔案管理的難度加大。同時在編輯、查找及分析檔案時，檔案利用也不便捷，這樣必然會導致檔案利用率降低。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案實現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢

提高檔案管理工作效率。人事檔案信息化管理充分利用計算機運算速度快、存儲容量大以及自動化程度高等突出優(yōu)勢。衛(wèi)生事業(yè)單位將計算機應用到人事檔案資源的管理中，能夠?qū)⒋鏅n人員的信息進行快速的分類與整理，同時還有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)抄寫錯誤的問題，大大降低了工作人員的工作難度，在降低工作成本的同時還提高工作效率。

提高檔案信息利用率。衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的數(shù)量大，內(nèi)部的人事檔案資源則可以為衛(wèi)生事業(yè)單位的領導人員提供各種人才的資料。人事檔案信息化管理將衛(wèi)生事業(yè)單位的人才信息進行歸類整理，使得人才信息準確度高，同時還更容易提取，這確保了醫(yī)院管理層能夠快速、準確的獲得內(nèi)部人員的信息，從而更高的進行醫(yī)院的人事編制工作，通過人員職位及工作崗位的變更，使人才的自我能力能夠得到發(fā)揮，這有效避免了人才浪費問題，同時也使得人事檔案的作用真正被激發(fā)，檔案信息利用率大大提升。

提高人事檔案原始資料的安全性。在計算機及其他技術的幫助下，能夠?qū)⑿l(wèi)生事業(yè)單位的原始檔案信息完全的轉(zhuǎn)移到計算機系統(tǒng)中，這樣就能夠使得檔案信息的提取、查詢都借助計算機進行，能夠大大減少傳統(tǒng)重復調(diào)檔、摘抄等方式對檔案原件造成的磨損，這樣保證了原始檔案資料的完整性，延長原始檔案資料的存儲時間。

實現(xiàn)衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略

建設完善的衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理體制。衛(wèi)生人事檔案信息化管理的建設，要求人事檔案部門開創(chuàng)有利條件，建立完善的人事檔案管理體制，具體如下：強化檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。衛(wèi)生事業(yè)單位應高度重視人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作，可以依靠進修、專業(yè)培養(yǎng)等方法來提升管理人員的業(yè)務水平，以便讓檔案管理人員充分掌握檔案管理業(yè)務技能，培養(yǎng)出與衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展相適應的檔案管理專業(yè)人才；完善人事檔案管理制度。在新形勢在，應不斷創(chuàng)新衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作模式，健全人事檔案管理相關制度，明確檔案整理、保管、運用等過程，只有這樣才能夠讓人事檔案管理工作變得有理可循；重視人事檔案信息系統(tǒng)的更新與維護。在信息技術快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息系統(tǒng)也應不斷更新，同時為了保證信息化管理系統(tǒng)的正常工作，還應做好信息管理系統(tǒng)的維護。

健全衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設。衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設需要耗費大量時間，因此衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員需做好以下幾方面的工作：加大人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫建設力度，如完善人員性別、職務、年齡、學歷、參加工作時間、工資等各項信息；將人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設同職工的績效考核成績與薪酬緊密聯(lián)系；構建人事檔案查詢目錄數(shù)據(jù)庫，以提高人事檔案信息的利用率。具體實施上，可以按照衛(wèi)生事業(yè)單位的工作人員姓名進行分類，這樣在查詢?nèi)藛T資料時就可以輸入個人姓名就能夠快速調(diào)出人員檔案資料或者紙質(zhì)資料的存儲柜號及檔案編碼；一般而言，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事變動及職位變化較大，因此每一年都會積累大量的檔案信息資源，而對于這些檔案信息資源的利用，則可以依賴計算機對信息材料進行歸檔、分類以及存儲，以達到人事檔案信息化管理的目的。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理工作應切合當前時代發(fā)展的需求，逐步實現(xiàn)人事檔案資源的信息化管理。同時加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，以不斷推動人事檔案信息化建設步伐，充分挖掘檔案信息資源，將大量有價值的信息傳輸給衛(wèi)生事業(yè)單位，以利于領導作出正確決策，促進衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（工作單位：湖北省疾病預防控制中心）